Microsoft Exchange On-Premise con Flexopus

¿Qué es la sincronización con Microsoft Exchange On-Premise?

La integración de Microsoft Exchange On-Premise conecta su servidor Exchange local con Flexopus mediante el protocolo EWS (Exchange Web Services). EWS es una interfaz proporcionada por Microsoft que permite acceder a los datos de calendarios y reservas.

Flexopus utiliza un usuario de servicio dedicado con derechos de suplantación (impersonation) para leer y escribir en los calendarios de recursos de las salas. La sincronización se realiza en tiempo real y en ambos sentidos: las reservas de Outlook aparecen en Flexopus y viceversa.

Se sincronizan los siguientes datos: nombre de la reserva, hora de inicio y fin, asistentes, descripción, ubicación, enlace a reuniones online y el estado de privacidad de la cita.

¿Para qué sirve esta integración?

Esta integración conecta su infraestructura de Exchange con la gestión de espacios de Flexopus sin que los empleados deban cambiar su forma de reservar en Outlook. Al mismo tiempo, ofrece nuevas posibilidades para gestionar y utilizar las salas de reuniones.

Escenarios de uso típicos:

• Transparencia para todos: los empleados ven en el plano en vivo de Flexopus quién ha reservado una sala y cuándo, incluso si la reserva se hizo en Outlook.
• Pantallas de sala in situ: con pantallas digitales, los empleados pueden reservar salas directamente ante la puerta, sin usar portátil ni móvil.
• Reservas vía Flexopus: además de Outlook, las salas pueden reservarse directamente en Flexopus, manteniendo a Microsoft Exchange como fuente de datos principal.
• Usuarios externos: personas sin licencia de Microsoft 365 pueden reservar salas a través de Flexopus.
• Estadísticas y análisis: los datos de uso de Exchange pueden analizarse en Flexopus para comprender la ocupación de las salas.
• Catering y servicios: las reservas pueden vincularse a pedidos de catering o servicios generales, directamente en Flexopus o mediante el complemento de Outlook.

¿Qué tan sencilla es la integración?

La configuración de la integración con Microsoft Exchange On-Premise requiere algunos preparativos técnicos en el lado de Exchange, pero está claramente estructurada y bien documentada.

Básicamente, se requieren tres pasos: primero, activar EWS en su servidor Exchange y permitir el acceso al servidor de Flexopus. Luego, crear un usuario de servicio con los derechos de suplantación necesarios. Finalmente, introducir los datos de acceso en Flexopus y conectar cada sala de reuniones con su respectivo buzón de recursos de Exchange.

Nota: Esta integración está disponible actualmente como función beta. Nuestro equipo de soporte le asistirá durante la configuración. ¿Listo para empezar? Encontrará una guía paso a paso completa en nuestro Centro de ayuda.

¿Qué ventajas ofrece la integración?

• Sincronización bidireccional en tiempo real: Las reservas de Outlook aparecen al instante en Flexopus y viceversa. No requiere ajustes manuales.
• Sin reservas duplicadas: Microsoft Exchange sigue siendo la fuente de datos principal. Cada reserva es confirmada por Exchange antes de ser efectiva.
• Compatibilidad con versiones de Exchange: Compatible desde Exchange 2007 hasta 2019, permitiendo integrar entornos locales antiguos.
• Funciones de sala avanzadas: La integración permite el uso de pantallas digitales, estadísticas de uso, servicios de catering y el complemento de Outlook.
• Cumplimiento de protección de datos: Flexopus solo lee los datos de calendario necesarios de los recursos de las salas. Los calendarios personales solo se integran si es necesario para la función de reserva.
• Modelo de reserva flexible: Los empleados pueden seguir reservando vía Outlook o utilizar adicionalmente Flexopus y las pantallas de sala.