Microsoft Exchange On-Premise met Flexopus
Houd vergaderruimteboekingen synchroon tussen uw lokale Exchange-server en Flexopus. Dankzij de bidirectionele synchronisatie via EWS (Exchange Web Services) blijven Outlook en Flexopus altijd up-to-date.
Wat is de Microsoft Exchange On-Premise-synchronisatie?
De Microsoft Exchange On-Premise-integratie verbindt uw lokaal beheerde Exchange-server met Flexopus via het EWS-protocol (Exchange Web Services). EWS is een door Microsoft geleverde interface die toegang biedt tot agenda- en boekingsgegevens.
Flexopus gebruikt een speciale servicegebruiker met impersonatierechten om de resource-agenda's van vergaderruimtes uit te lezen en te bewerken. De synchronisatie vindt in realtime en in beide richtingen plaats: boekingen uit Outlook verschijnen in Flexopus en vice versa.
De volgende gegevens worden gesynchroniseerd: boekingsnaam, start- en eindtijd, deelnemers, beschrijving, locatie, link voor online vergaderingen en de privéstatus van de afspraak.
Waarvoor dient de integratie?
De integratie koppelt uw bestaande Exchange-infrastructuur aan het ruimtemanagement van Flexopus, zonder dat medewerkers hun vertrouwde boekingsproces in Outlook hoeven te wijzigen. Tegelijkertijd biedt het nieuwe mogelijkheden voor het beheer en gebruik van vergaderruimtes.
Typische toepassingen:
- Transparantie voor iedereen: medewerkers zien in de Flexopus live-plattegrond wie een ruimte wanneer heeft geboekt, ook als de boeking in Outlook is gemaakt.
- Ruimtedisplays op locatie: met digitale displays bij de vergaderruimtes kunnen medewerkers ruimtes direct bij de deur boeken, zonder laptop of smartphone.
- Boekingen via Flexopus: naast Outlook kunnen ruimtes direct in Flexopus worden geboekt. Microsoft Exchange blijft hierbij de leidende databron.
- Externe boekers: personen zonder Microsoft 365-licentie kunnen ruimtes reserveren via Flexopus.
- Ruimtestatistieken & analyses: gebruiksgegevens uit Exchange kunnen in Flexopus worden geanalyseerd om de bezettingsgraad van vergaderruimtes inzichtelijk te maken.
- Catering & services: boekingen kunnen worden gekoppeld aan catering- of facilitaire opdrachten, direct in Flexopus of via de Outlook-add-in.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de Microsoft Exchange On-Premise-integratie vereist enkele technische voorbereidingen aan de Exchange-kant, maar is helder gestructureerd en goed gedocumenteerd.
In essentie zijn drie stappen nodig: eerst moet EWS op uw Exchange-server worden geactiveerd en de Flexopus-server bereikbaar worden gemaakt. Vervolgens wordt een servicegebruiker met de benodigde impersonatierechten aangemaakt. Daarna voert u de inloggegevens in Flexopus in en koppelt u de individuele vergaderruimtes aan de betreffende Exchange-resourcepostbussen.
Let op: de integratie is momenteel beschikbaar als bètafunctie. Ons supportteam begeleidt u bij de installatie. Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Bidirectionele realtime-synchronisatie: Boekingen uit Outlook verschijnen direct in Flexopus en vice versa. Handmatige synchronisatie is niet nodig.
- Geen dubbele boekingen: Microsoft Exchange blijft de leidende databron. Elke boeking wordt door Exchange bevestigd voordat deze definitief is.
- Ondersteuning voor veel Exchange-versies: Compatibel met Exchange 2007 tot 2019, waardoor ook oudere on-premise-omgevingen kunnen worden gekoppeld.
- Geavanceerde ruimtefuncties: Digitale ruimtedisplays, gebruiksstatistieken, cateringservices en de Outlook-add-in worden mogelijk gemaakt door de integratie.
- Privacyconform: Flexopus leest alleen de noodzakelijke agendagegevens van de vergaderruimtes. Persoonlijke agenda's worden alleen gekoppeld als dit nodig is voor de boekingsfunctie.
- Flexibel boekingsmodel: Medewerkers kunnen blijven boeken via Outlook of daarnaast gebruikmaken van Flexopus en de ruimtedisplays.
Ontwikkeld door
Flexopus GmbHVerdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Worden persoonlijke agenda's van medewerkers uitgelezen?
Standaard heeft Flexopus alleen toegang tot de resource-agenda's van de gekoppelde vergaderruimtes. Persoonlijke agenda's van medewerkers worden alleen gekoppeld als u de boekingsfunctie via Flexopus activeert (Use Case C). In dat geval worden uitsluitend de voor de boeking noodzakelijke gegevens verwerkt.
Wat gebeurt er als een boeking in Outlook wordt verwijderd of verplaatst?
Wijzigingen in Outlook – of het nu gaat om verplaatsen, bewerken of verwijderen – worden in realtime via EWS naar Flexopus verzonden. Ook het verwijderen van een ruimte uit een afspraak ("Uninvite") wordt correct gesynchroniseerd. Daarnaast ondersteunt de integratie terugkerende afspraken.
Kan ik meerdere Exchange On-Premise-instanties koppelen?
Momenteel ondersteunt Flexopus de koppeling met één Exchange On-Premise-omgeving. Het verbinden van meerdere Exchange-instanties is op dit moment niet mogelijk.
Waarom wordt EWS gebruikt en niet de Microsoft Graph API?
Microsoft Exchange On-Premise biedt geen Graph API-koppeling. De Graph API is uitsluitend beschikbaar voor Microsoft Exchange Online. Flexopus gebruikt daarom EWS (Exchange Web Services), dat specifiek is ontworpen voor lokale Exchange-omgevingen. Voor Exchange Online gebruikt Flexopus uiteraard de Graph API.
Wat gebeurt er als een boeker niet als gebruiker in Flexopus is aangemaakt?
Boekingen die in Outlook worden gemaakt door personen die niet in het Flexopus-gebruikersbestand staan, worden in Flexopus weergegeven als "anonieme boeking". De gebruiker wordt hierbij niet automatisch in Flexopus aangemaakt.