Microsoft Exchange On-Premise met Flexopus
Zorg ervoor dat de reserveringen van vergaderruimtes gesynchroniseerd blijven tussen uw lokale Exchange-server en Flexopus. Dankzij bidirectionele synchronisatie via EWS (Exchange Web Services) blijven Outlook en Flexopus altijd up-to-date.
Wat is Microsoft Exchange On-Premise-synchronisatie?
De Microsoft Exchange On-Premise-integratie verbindt uw lokaal beheerde Exchange-server met Flexopus via het EWS-protocol (Exchange Web Services). EWS is een interface van Microsoft waarmee toegang wordt verkregen tot agenda- en boekingsgegevens.
Flexopus maakt gebruik van een speciale servicegebruiker met impersonatierechten om de agenda's van vergaderruimtes te lezen en te bewerken. De synchronisatie vindt in realtime en in beide richtingen plaats: boekingen vanuit Outlook verschijnen in Flexopus en omgekeerd.
De volgende gegevens worden gesynchroniseerd: boekingsnaam, begin- en eindtijd, deelnemers, omschrijving, locatie, link naar de online vergadering en de privéstatus van de afspraak.
Wat is het doel van integratie?
De integratie verbindt uw bestaande Exchange-infrastructuur met het ruimtebeheer van Flexopus, zonder dat medewerkers hun gebruikelijke boekingsgedrag in Outlook hoeven aan te passen. Tegelijkertijd biedt het nieuwe mogelijkheden voor het beheer en gebruik van vergaderruimtes.
Typische gebruiksscenario's:
- Transparantie voor iedereen: Medewerkers kunnen in het Flexopus Live Plan zien wie een kamer heeft geboekt en wanneer – zelfs als de boeking in Outlook is gemaakt.
- Digitale schermen in vergaderruimtes: Met digitale schermen kunnen medewerkers direct buiten de deur ruimtes reserveren – zonder laptop of smartphone.
- Boekingen via Flexopus: Naast Outlook kunnen kamers ook rechtstreeks via Flexopus worden geboekt. Microsoft Exchange blijft de belangrijkste gegevensbron.
- Externe boekers: Mensen zonder een Microsoft 365-licentie kunnen kamers reserveren via Flexopus.
- Ruimtestatistieken & Analyses: Gebruiksgegevens van Exchange kunnen in Flexopus worden geëvalueerd om de bezettingsgraad van vergaderruimtes te begrijpen.
- Catering & Diensten: Reserveringen kunnen worden gekoppeld aan catering- of facilitaire opdrachten – rechtstreeks in Flexopus of via de Outlook-add-in.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het opzetten van de Microsoft Exchange on-premise integratie vereist enige technische voorbereiding aan de Exchange-kant, maar is duidelijk gestructureerd en goed gedocumenteerd.
In principe zijn er drie stappen nodig: Ten eerste moet EWS op uw Exchange-server worden geactiveerd en moet de Flexopus-server toegankelijk worden gemaakt. Vervolgens wordt een servicegebruiker met de benodigde impersonatierechten aangemaakt. Vervolgens voert u de toegangsgegevens in Flexopus in en koppelt u de afzonderlijke vergaderruimtes aan de bijbehorende Exchange-resource-mailboxen.
Let op: deze integratie is momenteel beschikbaar als bètafunctie. Ons supportteam helpt u graag met de installatie. Klaar om te beginnen? Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Bidirectionele realtime synchronisatie: Boekingen vanuit Outlook verschijnen direct in Flexopus – en omgekeerd. Handmatige aanpassing niet nodig.
- Geen dubbele boekingen: Microsoft Exchange blijft de belangrijkste gegevensbron. Elke boeking wordt door Exchange bevestigd voordat deze van kracht wordt.
- Ondersteuning voor veel Exchange-versies: Compatibel met Exchange 2007 tot en met 2019, zodat ook oudere on-premises omgevingen kunnen worden geïntegreerd.
- Verbeterde kamerfuncties: Digitale kamerdisplays, gebruiksstatistieken, cateringservice en de Outlook-add-in worden mogelijk gemaakt door integratie.
- Voldoet aan de gegevensbeschermingswetgeving: Flexopus leest alleen de noodzakelijke kalendergegevens van de vergaderruimtebronnen. Persoonlijke agenda's worden alleen geïntegreerd als dat nodig is voor de boekingsfunctie.
- Flexibel boekingsmodel: Medewerkers kunnen blijven boeken via Outlook of daarnaast Flexopus en de zaaldisplays gebruiken.
Ontwikkeld door
Flexopus GmbHVerdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Worden de persoonlijke agenda's van werknemers geraadpleegd?
Flexopus heeft standaard alleen toegang tot de agenda's van de aangesloten vergaderruimtes. De persoonlijke agenda's van medewerkers worden alleen geïntegreerd als u de boekingsfunctie via Flexopus activeert (Gebruiksscenario C). In dit geval worden alleen de voor de boeking noodzakelijke gegevens verwerkt.
Wat gebeurt er als een boeking in Outlook wordt verwijderd of verplaatst?
Wijzigingen in Outlook – of het nu gaat om verplaatsen, bewerken of verwijderen – worden in realtime via EWS naar Flexopus overgebracht. Het verwijderen van een kamer uit een afspraak ("Uitnodiging annuleren") werkt ook correct. De integratie ondersteunt ook terugkerende afspraken.
Kan ik meerdere on-premises Exchange-instanties met elkaar verbinden?
Flexopus ondersteunt momenteel de verbinding met een on-premises Exchange-omgeving. Het is momenteel niet mogelijk om meerdere Exchange-instanties met elkaar te verbinden.
Waarom wordt EWS gebruikt en niet de Microsoft Graph API?
Microsoft Exchange On-Premise biedt geen Graph API-connectiviteit. De Graph API is exclusief beschikbaar voor Microsoft Exchange Online. Flexopus maakt daarom gebruik van EWS (Exchange Web Services), dat specifiek is ontworpen voor lokale Exchange-omgevingen. Flexopus maakt gebruik van de Graph API voor Exchange Online.
Wat gebeurt er als een boeker niet geregistreerd staat als gebruiker in Flexopus?
Reserveringen die in Outlook zijn gemaakt door personen die niet in de Flexopus-gebruikersdirectory staan, worden in Flexopus weergegeven als 'anonieme reserveringen'. De gebruiker wordt niet automatisch aangemaakt in Flexopus.