Microsoft Exchange On-Premise avec Flexopus

Qu'est-ce que la synchronisation Microsoft Exchange On-Premise ?

L'intégration Microsoft Exchange On-Premise connecte votre serveur Exchange local à Flexopus via le protocole EWS (Exchange Web Services). EWS est une interface fournie par Microsoft qui permet d'accéder aux données de calendrier et de réservation.

Flexopus utilise un utilisateur de service dédié disposant de droits d'impersonnalisation pour lire et écrire dans les calendriers des salles de réunion. La synchronisation s'effectue en temps réel et dans les deux sens : les réservations Outlook apparaissent dans Flexopus et inversement.

Les données suivantes sont synchronisées : nom de la réservation, heures de début et de fin, participants, description, lieu, lien de réunion en ligne ainsi que le statut privé du rendez-vous.

À quoi sert cette intégration ?

Cette intégration relie votre infrastructure Exchange existante à la gestion des espaces Flexopus, sans que les collaborateurs n'aient à modifier leurs habitudes de réservation dans Outlook. Elle ouvre également de nouvelles possibilités pour l'utilisation des salles de réunion.

Scénarios d'utilisation typiques :

• Transparence pour tous : les collaborateurs voient dans le plan en direct Flexopus qui a réservé une salle et quand, même si la réservation a été faite via Outlook.
• Affichage des salles sur site : grâce aux écrans numériques, les collaborateurs peuvent réserver des salles directement devant la porte, sans ordinateur ni smartphone.
• Réservations via Flexopus : en plus d'Outlook, les salles peuvent être réservées directement dans Flexopus. Microsoft Exchange reste la source de données principale.
• Utilisateurs externes : les personnes sans licence Microsoft 365 peuvent réserver des salles via Flexopus.
• Statistiques et analyses : les données d'utilisation d'Exchange peuvent être analysées dans Flexopus pour comprendre le taux d'occupation des salles.
• Catering et services : les réservations peuvent être liées à des commandes de restauration ou de services, directement dans Flexopus ou via le complément Outlook.

L'intégration est-elle simple ?

La configuration de l'intégration Microsoft Exchange On-Premise nécessite quelques préparatifs techniques côté Exchange, mais elle est clairement structurée et bien documentée.

Trois étapes sont essentielles : tout d'abord, activer EWS sur votre serveur Exchange et rendre le serveur Flexopus accessible. Ensuite, créer un utilisateur de service avec les droits d'impersonnalisation nécessaires. Enfin, saisir les identifiants dans Flexopus et associer chaque salle de réunion à sa boîte aux lettres de ressources Exchange correspondante.

Remarque : cette intégration est actuellement disponible en version bêta. Notre équipe de support vous accompagne lors de la configuration. Prêt à vous lancer ? Vous trouverez un guide étape par étape dans notre centre d'aide.

Quels sont les avantages de cette intégration ?

• Synchronisation bidirectionnelle en temps réel : Les réservations Outlook apparaissent instantanément dans Flexopus et inversement. Aucune saisie manuelle nécessaire.
• Pas de doubles réservations : Microsoft Exchange reste la source de données principale. Chaque réservation est confirmée par Exchange avant d'être effective.
• Prise en charge de nombreuses versions d'Exchange : Compatible avec Exchange 2007 à 2019, permettant d'intégrer même les environnements locaux plus anciens.
• Fonctions de salle avancées : Affichages numériques, statistiques d'utilisation, services de restauration et complément Outlook sont rendus possibles par cette intégration.
• Conforme à la protection des données : Flexopus ne lit que les données de calendrier nécessaires des ressources de salles. Les calendriers personnels ne sont intégrés que si cela est requis pour la fonction de réservation.
• Modèle de réservation flexible : Les collaborateurs peuvent continuer à réserver via Outlook ou utiliser en complément Flexopus et les écrans de salle.