Microsoft Exchange On-Premise con Flexopus
Mantieni sincronizzate le prenotazioni delle sale riunioni tra il tuo server Exchange locale e Flexopus. Grazie alla sincronizzazione bidirezionale tramite EWS (Exchange Web Services), Outlook e Flexopus rimangono sempre aggiornati.
Che cos'è la sincronizzazione di Microsoft Exchange On-Premise?
L'integrazione con Microsoft Exchange On-Premise collega il server Exchange locale a Flexopus tramite il protocollo EWS (Exchange Web Services). EWS è un'interfaccia fornita da Microsoft che consente l'accesso ai dati del calendario e delle prenotazioni.
Flexopus utilizza un utente di servizio dedicato con diritti di impersonificazione per leggere e scrivere nei calendari delle risorse delle sale riunioni. La sincronizzazione avviene in tempo reale e in entrambe le direzioni: le prenotazioni da Outlook vengono visualizzate in Flexopus e viceversa.
Verranno sincronizzati i seguenti dati: nome della prenotazione, ora di inizio e di fine, partecipanti, descrizione, luogo, link alla riunione online e stato di riservatezza dell'appuntamento.
Qual è lo scopo dell'integrazione?
L'integrazione collega la tua infrastruttura Exchange esistente con la gestione delle sale riunioni di Flexopus, senza che i dipendenti debbano modificare le loro consuete abitudini di prenotazione in Outlook. Al contempo, apre nuove possibilità per la gestione e l'utilizzo delle sale riunioni.
Casi d'uso tipici:
- Trasparenza per tutti: i dipendenti possono vedere in Flexopus Live Plan chi ha prenotato una sala e quando, anche se la prenotazione è stata effettuata in Outlook.
- Display digitali per le sale riunioni: grazie ai display digitali, i dipendenti possono prenotare le sale direttamente fuori dalla porta, senza bisogno di un computer portatile o di uno smartphone.
- Prenotazioni tramite Flexopus: Oltre a Outlook, è possibile prenotare le sale direttamente tramite Flexopus. Microsoft Exchange rimane la principale fonte di dati.
- Prenotazioni esterne: chi non possiede una licenza Microsoft 365 può prenotare le sale tramite Flexopus.
- Statistiche delle sale & Analisi: i dati di utilizzo di Exchange possono essere valutati in Flexopus per comprendere l'occupazione delle sale riunioni.
- Servizi di catering: le prenotazioni possono essere collegate a ordini di catering o di servizi per le strutture, direttamente su Flexopus o tramite il componente aggiuntivo di Outlook.
Quanto è facile l'integrazione?
La configurazione dell'integrazione locale di Microsoft Exchange richiede una certa preparazione tecnica da parte di Exchange, ma è chiaramente strutturata e ben documentata.
In sostanza, sono necessari tre passaggi: innanzitutto, EWS deve essere attivato sul server Exchange e il server Flexopus deve essere reso accessibile. Successivamente, viene creato un utente del servizio con i necessari diritti di impersonificazione. Successivamente, si inseriscono i dati di accesso in Flexopus e si collegano le singole sale riunioni alle rispettive caselle di posta Exchange.
Nota: questa integrazione è attualmente disponibile in versione beta. Il nostro team di supporto ti assisterà nella configurazione. Pronti a iniziare? Per istruzioni di configurazione complete passo passo, visita il nostro Centro assistenza .
Quali sono i vantaggi dell'integrazione?
- Sincronizzazione bidirezionale in tempo reale: Le prenotazioni da Outlook vengono visualizzate immediatamente in Flexopus e viceversa. Non è necessaria alcuna regolazione manuale.
- Nessuna prenotazione duplicata: Microsoft Exchange rimane la principale fonte di dati. Ogni prenotazione viene confermata da Exchange prima di diventare effettiva.
- Supporto per molte versioni di Exchange: Compatibile con Exchange dal 2007 al 2019, in modo da poter integrare anche ambienti locali meno recenti.
- Funzionalità avanzate della camera: Grazie all'integrazione, sono possibili display digitali, statistiche di utilizzo, servizio di catering e il componente aggiuntivo di Outlook.
- Conforme alla protezione dei dati: Flexopus legge solo i dati del calendario necessari delle risorse della sala riunioni. I calendari personali vengono integrati solo se necessari per la funzione di prenotazione.
- Modello di prenotazione flessibile: I dipendenti possono continuare a prenotare tramite Outlook oppure utilizzare Flexopus e i display delle sale.
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domande e risposte
I calendari personali dei dipendenti vengono consultati?
Per impostazione predefinita, Flexopus accede solo ai calendari delle risorse delle sale riunioni collegate. I calendari personali dei dipendenti vengono integrati solo se si attiva la funzione di prenotazione tramite Flexopus (Caso d'uso C). In questo caso, verranno elaborati solo i dati necessari per la prenotazione.
Cosa succede se una prenotazione viene eliminata o spostata in Outlook?
Le modifiche apportate in Outlook, siano esse spostamenti, modifiche o eliminazioni, vengono trasferite a Flexopus in tempo reale tramite EWS. Anche la rimozione di una stanza da un appuntamento ("Annulla invito") viene sincronizzata correttamente. L'integrazione supporta anche gli appuntamenti ricorrenti.
È possibile connettere più istanze di Exchange locali?
Attualmente, Flexopus supporta la connessione a un ambiente Exchange locale. Al momento non è possibile connettere più istanze di Exchange.
Perché si utilizza EWS e non l'API Microsoft Graph?
Microsoft Exchange On-Premise non offre connettività Graph API. L'API Graph è disponibile esclusivamente per Microsoft Exchange Online. Flexopus utilizza quindi EWS (Exchange Web Services), progettato specificamente per gli ambienti Exchange locali. Flexopus utilizza l'API Graph per Exchange Online.
Cosa succede se un utente che effettua una prenotazione non è registrato su Flexopus?
Le prenotazioni effettuate in Outlook da persone non presenti nella rubrica utenti di Flexopus vengono visualizzate in Flexopus come "prenotazioni anonime". L'utente non viene creato automaticamente in Flexopus.