Hybrides Arbeiten
2024-01-31
Aus der Praxis: Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten
Hybride Arbeit braucht Struktur! Der Artikel zeigt, wie Unternehmen durch klare Zusammenarbeitsmodelle die Balance zwischen Homeoffice und Büro meistern. Erfahre, wie du Kommunikation synchronisierst, Erreichbarkeiten definierst und Tools wie Flexopus nutzt, um die Team-Dynamik hochzuhalten. Perfekt für alle, die Flexibilität ohne Effizienzverlust etablieren wollen.
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Warum ist ein fest definiertes Zusammenarbeitsmodell für den Erfolg von Hybrid Work so entscheidend?
Ohne klare Regeln führt hybrides Arbeiten schnell zu Chaos, Informationsverlust und sozialer Isolation. Ein festes Modell schafft Struktur: Es klärt, welche Aufgaben remote und welche vor Ort erledigt werden, definiert Kernarbeitszeiten und regelt die Erreichbarkeit. Dies verhindert, dass Teammitglieder aneinander vorbeiarbeiten oder sich durch ständige digitale Präsenzpflicht erschöpft fühlen. Ein gutes Modell gibt dem Team Sicherheit, fördert die Selbstorganisation und stellt sicher, dass die Produktivität unabhängig vom Arbeitsort konstant hoch bleibt.
Wie lässt sich die Kommunikation zwischen Homeoffice und Büro effizient synchronisieren?
Der Schlüssel liegt in einer „Digital First“-Strategie. Alle wichtigen Informationen müssen asynchron für jeden zugänglich sein, damit niemand aufgrund seines Standorts benachteiligt wird. Für synchrone Abstimmungen helfen hybride Meetings und feste Anwesenheitstage für das gesamte Team. Wichtig ist zudem die Unterscheidung zwischen dringender und nicht-dringender Kommunikation, um Fokuszeiten zu schützen. Tools für das Projektmanagement und gemeinsame digitale Whiteboards stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben, egal ob sie am Küchentisch oder im Büro sitzen.
Welche Rolle spielen Software-Lösungen wie Flexopus bei der Koordination hybrider Teams?
Software bildet das Rückgrat der hybriden Organisation. Tools wie Flexopus schaffen Transparenz: Mitarbeitende sehen auf einen Blick, wer wann im Büro ist, und können Arbeitsplätze oder Meetingräume gezielt buchen. Dies erleichtert die Planung von persönlichen Treffen und verhindert frustrierende Leerfahrten in ein leeres Büro. Zudem liefern diese Daten dem Management wichtige Einblicke in die Flächennutzung. So wird das Büro gezielt zum Ort der Kollaboration, während die Software administrativen Aufwand minimiert und die flexible Nutzung der Infrastruktur erst ermöglicht.
Inhaltsverzeichnis
In unserem Praxisbeispiel stellen wir heute eine beispielhafte Unternehmensrichtlinie für hybrides Arbeiten vor, die regelt, wie ein gemeinsames Miteinander — Büro vs. Homeoffice — aussehen kann.
Corona hat die Arbeitswelt verändert und Home Office ist zum Alltag geworden. Dennoch: Der persönliche Austausch untereinander ist enorm wichtig für kreatives Arbeiten und für ein gutes Unternehmensklima: Unternehmen wollen kein anonymer Arbeitgeber sein, MitarbeiterInnen schätzen die Gemeinschaft in einer angenehmen und persönlichen Arbeitsatmosphäre.
Wie erstelle ich eine Richtlinie für hybrides Arbeiten?
Sie beschäftigen sich gerade auch mit dem Thema New Work bzw. Hybrid Work oder auf Deutsch mit neuen Arbeitswelten und einer hybriden Arbeitsrealität? Dann hilft Ihnen vielleicht unser beispielhaftes Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten. Ziel der nachfolgenden Policy ist es, das mobile Arbeiten von zu Hause sowie das Arbeiten aus dem Büro bestmöglich miteinander zu vereinbaren. Jedes Unternehmen hat zwar seine eigenen Spezialitäten, doch einige Punkte sind fast überall identisch.
Beispiel einer Unternehmensrichtlinie für ein hybrides Arbeiten
Die 60 % Büro / 40 % Daheim Quote
Laut der aktuellen Umfrage ist es der Wunsch vieler ArbeitnehmerInnen, drei Tage pro Woche im Büro zu arbeiten und die restlichen zwei Tage von zu Hause aus via Home Office. Unternehmensleitung und MitarbeiterInnen verpflichten sich, dass insbesondere die Büroquote eingehalten wird.
Der KollegInnen-Tag
Ein festgelegter Tag in der Woche ist der KollegInnen-Tag. An diesem Tag kommen alle MitarbeiterInnen ins Büro. Ziel ist der gemeinsame Austausch zwischen allen, dessen Highlight z. B. ein Free Food Event oder ein Feierabendumtrunk ist.
Der Fokus-Tag
Zusätzlich gibt es pro Unternehmensbereich (oder Team) einen festen Fokus-Tag in der Woche. Dieser dient für fachliche Abstimmungen innerhalb des Unternehmensbereichs oder Teams. Alle Mitglieder des Bereichs oder Teams kommen dazu ins Büro, um sich persönlich abzustimmen.
Der digitale Zwilling
Alle gemeinsamen (Bereichs)-Meetings — auch die am KollegInnen- oder Fokus-Tag — bieten dennoch jederzeit die Möglichkeit einer digitalen Teilnahme an Meetings. Für wiederkehrende Besprechungen werden zusätzlich Online-Meetings angelegt.
Desk Sharing per App
Damit jeder sicher einen Arbeitsplatz oder Meeting-Raum vor Ort findet und zudem noch die Möglichkeit hat, sich projektbezogen in kleinen Gruppen zu organisieren, wird Desk Sharing eingeführt. Jede/r MitarbeiterIn bucht sich dazu vorab einen Arbeitsplatz über eine App. Wer vergessen hat einen Platz zu buchen, kann per QR-Code — sofern der Arbeitsplatz für die gewünschte Zeit noch frei ist — per Schnellbuchung einen Platz reservieren.
Flexopus ist eine mit dem German Design Award ausgezeichnete Desk Booking App, bei der Nutzerfreundlichkeit und Einfachheit der Bedienung im Vordergrund stehen. Buchen Sie jetzt einen Termin für einen Democall, um sich von den Vorzügen der Desk Sharing App Flexopus zu überzeugen!
Clean Desk Policy
Da die Arbeitsplätze ab sofort durchwechseln, ist eine Clean Desk Policy wichtig. Das bedeutet, dass jede/r MitarbeiterIn den Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber hinterlässt. Auf dem Tisch verbleibt nur die Standardausstattung, wie z. B. der Bildschirm. Zudem sollte der Tisch nach Nutzung desinfiziert werden. Persönliche Gegenstände werden in einem eigenen Fach oder einer mobilen Box verstaut.
Tipp: Nutzen Sie unsere Vorlage und diskutieren Sie die Punkte gemeinsam mit den KollegInnen bzw. der Arbeitnehmervertretung. Gemeinsam erstellte Richtlinien stellen sicher, dass sich jede/r gleich mitgenommen fühlt und gleich gute Voraussetzungen für ein effektives Arbeiten vorfindet.
Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit hybriden Zusammenarbeitsmodellen. Schicken Sie uns gerne (auch anonym möglich) Ihre Herangehensweise oder Vereinbarung oder Ihre Erfahrungsberichte an info@flexopus.com. Alternativ beraten wir Sie auch gerne in Sachen Desk Sharing Software und Change Kommunikation.
Zuletzt aktualisiert:
2026-02-19
