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Aus der Praxis: Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten

Gina Schumacher

Inhalt

In unserem Praxisbeispiel stellen wir heute eine beispielhafte Unternehmensrichtlinie für hybrides Arbeiten vor, die regelt, wie ein gemeinsames Miteinander — Büro vs. Homeoffice — aussehen kann.

Corona hat die Arbeitswelt verändert und Home Office ist zum Alltag geworden. Dennoch: Der persönliche Austausch untereinander ist enorm wichtig für kreatives Arbeiten und für ein gutes Unternehmensklima: Unternehmen wollen kein anonymer Arbeitgeber sein, MitarbeiterInnen schätzen die Gemeinschaft in einer angenehmen und persönlichen Arbeitsatmosphäre.

Wie erstelle ich eine Richtlinie für hybrides Arbeiten?

Sie beschäftigen sich gerade auch mit dem Thema New Work bzw. Hybrid Work oder auf Deutsch mit neuen Arbeitswelten und einer hybriden Arbeitsrealität? Dann hilft Ihnen vielleicht unser beispielhaftes Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten. Ziel der nachfolgenden Policy ist es, das mobile Arbeiten von zu Hause sowie das Arbeiten aus dem Büro bestmöglich miteinander zu vereinbaren. Jedes Unternehmen hat zwar seine eigenen Spezialitäten, doch einige Punkte sind fast überall identisch.

Beispiel einer Unternehmensrichtlinie für ein hybrides Arbeiten

Die 60% Büro / 40% Daheim Quote

Laut der aktuellen Umfrage ist es der Wunsch vieler ArbeitnehmerInnen, drei Tage pro Woche im Büro zu arbeiten und die restlichen zwei Tage von zu Hause aus via Home Office. Unternehmensleitung und MitarbeiterInnen verpflichten sich, dass insbesondere die Büroquote eingehalten wird.

Der KollegInnen-Tag

Ein festgelegter Tag in der Woche ist der KollegInnen-Tag. An diesem Tag kommen alle MitarbeiterInnen ins Büro. Ziel ist der gemeinsame Austausch zwischen allen, dessen Highlight z. B. ein Free Food Event oder ein Feierabendumtrunk ist.

Der Fokus-Tag

Zusätzlich gibt es pro Unternehmensbereich (oder Team) einen festen Fokus-Tag in der Woche. Dieser dient für fachliche Abstimmungen innerhalb des Unternehmensbereichs oder Teams. Alle Mitglieder des Bereichs oder Teams kommen dazu ins Büro, um sich persönlich abzustimmen.

Eine Gruppe junger Mitarbeiter zeigen das Zusammenarbeitsmodell für hybrides Arbeiten.

Der Digitale Zwilling

Alle gemeinsamen (Bereichs)-Meetings — auch die am KollegInnen- oder Fokus-Tag — bieten dennoch jederzeit die Möglichkeit einer digitalen Teilnahme an Meetings. Für wiederkehrende Besprechungen werden zusätzlich Online-Meetings angelegt.

Desk Sharing per App

Damit jeder sicher einen Arbeitsplatz oder Meeting-Raum vor Ort findet und zudem noch die Möglichkeit hat, sich projektbezogen in kleinen Gruppen zu organisieren, wird Desk Sharing eingeführt. Jede/r MitarbeiterIn bucht sich dazu vorab einen Arbeitsplatz über eine App. Wer vergessen hat einen Platz zu buchen, kann per QR-Code — sofern der Arbeitsplatz für die gewünschte Zeit noch frei ist — per Schnellbuchung einen Platz reservieren.

Clean Desk Policy

Da die Arbeitsplätze ab sofort durchwechseln, ist eine Clean Desk Policy wichtig. Das bedeutet, dass jede/r MitarbeiterIn den Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber hinterlässt. Auf dem Tisch verbleibt nur die Standardausstattung wie z. B. der Bildschirm. Zudem sollte der Tisch nach Nutzung desinfiziert werden. Persönliche Gegenstände werden in einem eigenen Fach oder einer mobilen Box verstaut.

Tipp: Nutzen Sie unsere Vorlage und diskutieren Sie die Punkte gemeinsam mit den KollegInnen bzw. der Arbeitnehmervertretung. Gemeinsam erstellte Richtlinien stellen sicher, dass sich jede/r gleich mitgenommen fühlt und gleich gute Voraussetzungen für ein effektives Arbeiten vorfindet.

Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen mit hybriden Zusammenarbeitsmodellen. Schicken Sie uns gerne (auch anonym möglich) Ihre Herangehensweise oder Vereinbarung oder Ihre Erfahrungsberichte an info@flexopus.com. Alternativ beraten wir Sie auch gerne in Sachen Desk Sharing Software und Change Kommunikation.

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Markus Merkle
Sales Manager