How change communication influences the adoption of hybrid work

The shift toward hybrid work models is unstoppable. Companies positioning themselves as hybrid environments often expect this transition to happen on its own. Most organizations seem unaware that change management is essential to successfully implement hybrid work models.

Change communication is crucial for the successful introduction of hybrid work

The biggest challenges for companies regarding hybrid work lie in coordination, scheduling, and the need to incentivize employees to come into the office. Some employees are extrinsically motivated and enjoy social interaction with colleagues, while others are intrinsically motivated and work more productively from home.

But for both types of employees, it is important to know where their teammates are and how best to communicate with one another to enable effective meetings and collaboration. The future of hybrid work therefore requires clearly structured change management communication to successfully address this challenge, for example by:

1. Keeping teams up to date

In times of change, such as the transition to a hybrid workplace, leadership's change communication with their team plays a decisive role in whether employees feel engaged and involved.

It is important to inform teams regularly about New Work strategies. Targeted and consistent change communication via intranets, internal wikis, newsletters, employee magazines, brochures, or bulletin boards enables information exchange tailored to the target audience.

2. Defining office days

Instead of leaving attendance entirely up to employees, companies should introduce guidelines. For example, office days can be established where teams or individuals are expected to be present on specific days of the week. Alternatively, managers can keep home office days flexible while only specifying the number of required office days.

In teams where mentoring and collaboration are particularly important, managers may require certain employees to be in the office more frequently. For instance, junior staff often benefit more from face-to-face conversations with colleagues in leadership positions. Conversely, teams that work more independently may have greater flexibility regarding where their members work.

3. Establishing rules

When using desk sharing in companies, it is important to introduce clear desk sharing rules and guidelines to ensure a smooth and organized workflow. A clean desk policy, for example, should definitely be implemented to ensure that workstations are left tidy after use. This not only contributes to the security of confidential information but also facilitates organization for subsequent employees. Personal items could, for example, be stored in lockers.

Furthermore, the use of personal or company-owned devices at the workplace should be clearly defined to address data protection and security aspects. Adhering to these rules can help ensure that desk sharing functions efficiently and productively, while simultaneously creating a harmonious and orderly work environment for all employees.

4. Defining communication tools

An important part of change communication is creating clear communication guidelines with core working hours for the team, documented in a set of team norms. Together with the team, you can determine which communication tools (email, Slack, MS Teams, etc.) are best suited for specific purposes. This improves collaboration and reduces the sense of overwhelm that can arise when virtual communication tools are used inappropriately.

In addition, urgency should be categorized by channel. For example, emails could be used for less urgent inquiries, chats for questions throughout the day, and phone calls for immediate matters. This may seem tactical, but it is of great importance for making communication efficient and targeted.

5. Homeoffice-Ausstattung zur Verfügung stellen

Die richtige Homeoffice-Ausstattung kann einen erheblichen Unterschied für MitarbeiterInnen ausmachen. Dinge wie ein höhenverstellbarer Tisch, ein Monitor, Zugang zu hochwertigen Mikrofonen und Lautsprechern sowie angemessene Beleuchtung sind entscheidend.

Führungskräfte sollten proaktiv sicherstellen, dass den Arbeitenden die notwendige Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird, um eine reibungslose Kommunikation und dieselben Bedingungen wie im Büro zu gewährleisten.

6. Schreibtischausstattung im Büro anpassen

Beim hybriden Arbeiten ist es von großer Bedeutung, verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden. GrafikerInnen benötigen beispielsweise Monitore mit bestimmten technischen Anforderungen, weshalb diese bei der Einrichtung mitbedacht und entsprechend gekennzeichnet werden sollten.

Einige MitarbeiterInnen könnten möglicherweise zusätzliche technische Ausstattung wie eine Docking Station oder einen Doppelmonitor benötigen. Durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Schreibtischoptionen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Angestellten sich wohlfühlen und bestmögliche Arbeitsleistungen erbringen können, unabhängig davon, wo sie arbeiten.

Dies fördert auch die MitarbeiterInnenzufriedenheit und -bindung, was wiederum einen positiven Einfluss auf die Unternehmenskultur und den Erfolg des hybriden Arbeitsmodells haben kann.

7. In Desk Sharing Software investieren

Desk Sharing Tools sind eine äußerst hilfreiche Change Kommunikation Maßnahme bei der Umstellung auf hybride Arbeit, da sie Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen der flexiblen Arbeitsmodelle zu bewältigen.

Tools, wie z.B. Flexopus, ermöglichen es den MitarbeiterInnen, ihre Arbeitsplätze einfach und unkompliziert zu buchen, egal ob sie ins Büro kommen oder von zu Hause aus arbeiten möchten. Durch ein Desk Sharing Tool wie Flexopus können auch keine Doppelbuchungen entstehen, wodurch Chaos am Arbeitsplatz vermieden wird. Durch die zentrale Verwaltung und Organisation der Arbeitsplatzbuchung wird eine optimale Raumauslastung erreicht, was zu einer effizienten Nutzung der Büroflächen führt.

In addition to desk booking Flexopus room booking software and parking space booking software make it easy to independently reserve meeting rooms and company parking spaces. Furthermore, asset management enables centralized administration and booking of company resources, visitor management software allows for straightforward guest registration, and the catering module facilitates the ordering of office services.

Darüber hinaus ermöglicht eine Desk Sharing Software eine klare Kommunikation zwischen den MitarbeiterInnen, da sie sehen können, welche KollegInnen an welchem Tag im Büro sind. Dies fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht ein reibungsloses Arbeitsumfeld, auch wenn die Arbeitnehmenden an unterschiedlichen Orten tätig sind. Die Flexibilität und Effizienz, die diese Tools bieten, machen sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil der hybriden Arbeitswelt.

8. Wertschätzung aussprechen

Im Normalfall haben MitarbeiterInnen im Homeoffice weniger Kontakt zu ihren Vorgesetzten. Dadurch bleiben Anerkennung und lobende Worte häufig aus, was die Arbeitsmoral negativ beeinflussen kann. Es ist daher umso wichtiger, trotz der digitalen Distanz regelmäßig die Wertschätzung für die Arbeitsleistung auszudrücken. Dies kann sehr gut über Videokonferenzen oder persönliche Telefonate erfolgen.

Eine Überlegung wert wäre auch die Planung einer jährlichen „Workation“, bei der die Belegschaft ins Ausland reist, um dort gemeinsam zu arbeiten und gleichzeitig die Teambindung zu stärken.

Fazit

Durch das richtige Gleichgewicht zwischen persönlicher und virtueller Arbeit sowie starken sozialen Verbindungen zwischen den KollegInnen kann hybrides Arbeiten die gewünschte Flexibilität und Work-Life-Balance für Angestellte bieten, ohne dabei die Produktivität, Zusammenarbeit oder Unternehmenskultur zu beeinträchtigen. Eine durchdachte und bewusste Change Communication und eine geeignete Desk Sharing Software sind der Schlüssel dazu. Einfach zu erklären, „wir sind jetzt ein hybrides Unternehmen“, ohne klare Strukturen, kann zu Misserfolgen führen.