The importance of standardized desk sharing rules

In the rapidly evolving environment of modern workplaces, Flexopus is at the forefront of innovative solutions for companies looking to optimize their operations. One such innovation is the implementation of desk sharing, a concept that is gaining increasing importance across many industries. This blog post explains why consistent desk sharing rules and a desk sharing etiquette are essential for the success of hybrid work.

Flexopus: The leading desk sharing software in the DACH region

Desk sharing is a shift away from traditional, fixed workstations toward a shared workspace model. However, to prevent chaos when finding a desk each day, desk sharing software comes into play. Flexopus is a booking software for flexible workstations, meeting rooms, and parking spaces. Users decide via a mobile or desktop app when and where they want to sit, hold meetings, or park. This ensures an orderly search for the optimal workspace and helps employees avoid conflicts over seating.

Why are consistent desk sharing rules important for your office?

Consistent shared desk rules within a flexible space system are not just a matter of convenience, but are fundamental to its effectiveness. Reasons for this include:

1. Minimizing conflicts

Clear and consistent rules reduce misunderstandings and conflicts that could otherwise arise due to different interpretations or applications. With the right shared desk software, such as Flexopus, it is ensured that every employee has the same prerequisites for booking a desk.

2. Avoiding unfairness and discrimination

Consistent shared desk rules ensure that all employees have equal opportunities to access resources and workstations. This minimizes the perception of favoritism or discrimination and promotes a fair work environment where employees are valued equally.

3. Strengthening corporate culture and team cohesion

As just described, consistent rules create a level playing field. This strengthens the sense of unity and shared goals among team members. When everyone follows the same rules, it fosters a culture of collaboration on equal footing and mutual respect.

4. No exceptions for team leaders

Team leaders can lead by example by following the same rules as their team members. Increasingly, managers are also participating in the flex office principle and no longer have dedicated offices. This promotes not only fairness but also leadership by example.

Examples of desk sharing rules

Now that the importance of a well-thought-out desk sharing policy has been clarified, it is time to introduce appropriate guidelines. Depending on the company structure, involvement of the works council may also be required. While you can certainly create your own shared desk rules, we have compiled the most common regulations below:

1. Ordnung halten 

Eine sogenannte “Clean-Desk-Policy” ist bei einem Shared Desk extrem wichtig. Denn nur durch klare Vorgaben zum Aufräumen und Säubern des Arbeitsplatzes kann ein reibungsloser Wechsel zwischen verschiedenen Nutzern ermöglicht werden. Dies trägt nicht nur zur Produktivität, sondern auch zur Sicherheit, Datenschutz und einem angenehmen Arbeitsklima bei. Ein zentraler Aspekt ist dabei die Desk Sharing Hygiene, also die konsequente Sauberkeit und Ordnung an jedem Arbeitsplatz. MitarbeiterInnen sollten beispielsweise persönliche Gegenstände aufräumen, Flächen desinfizieren und gemeinsam genutzte Geräte sauber hinterlassen. Die Einhaltung der Desk Sharing Hygiene sollte bei der Einführung klar kommuniziert und regelmäßig überprüft werden, um ein hygienisches, sicheres und angenehmes Arbeitsumfeld für alle zu gewährleisten. 

2. Büroprozesse digitalisieren

Um die Ordnung an einem geteilten Arbeitsplatz zu erleichtern, empfiehlt es sich, Büros so weit wie möglich zu digitalisieren. Denn digitale Prozesse reduzieren physische Unordnung, fördern einen reibungslosen Informationsfluss und tragen zur flexiblen Nutzung von Arbeitsplätzen bei. Ohne Papierakten und Aktenordner benötigen Mitarbeiter lediglich ein Laptop und IT-Equipment, um den Arbeitsalltag zu bewältigen. Dies ermöglicht ein einfacheres und schnelleres Wechseln von Arbeitsplätzen. Zu einem digitalen Büro gehören aber auch Cloud-Lösungen und Kollaborationstools wie z. B. Microsoft Teams, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und deren Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Digitale Prozesse reduzieren nicht nur physische Unordnung, sondern unterstützen auch die Desk Sharing Hygiene, da weniger gemeinsam genutzte Gegenstände und Oberflächen kontaminiert werden können.

3. Büromaterialien stellen

Um den geteilten Arbeitsplatz effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass MitarbeiterInnen nicht täglich ihre eigenen Büromaterialien mitbringen müssen, ist es empfehlenswert, dass Unternehmen alle benötigten Büromaterialien bereitstellen. Dies schließt Schreibutensilien, Notizblöcke, Büroklammern und andere grundlegende Büroausstattungen ein. Durch die zentrale Bereitstellung dieser Materialien wird nicht nur die Organisation erleichtert, sondern stellt auch sicher, dass jeder Mitarbeitende die notwendigen Ressourcen hat, um effektiv zu arbeiten. 

4. Organisation der Arbeitsplätze klären 

Unternehmen mit einer beträchtlichen Mitarbeiteranzahl oder zahlreichen Büroräumen benötigen ein effizientes System zur Verwaltung der gemeinsam genutzten Arbeitsplätze, um Chaos zu vermeiden. Wie bereits erwähnt, kann hier eine Desk Sharing Software äußerst hilfreich sein. MitarbeiterInnen können mit der Software bequem ihren Arbeitsplatz auswählen, Kollegen finden und Besprechungsräume buchen. Eine strukturierte Organisation zur Arbeitsplatzsuche trägt natürlich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Herausforderungen bei der Umsetzung von Desk Sharing Regeln

Obwohl die Vorteile einheitlicher Desk Sharing Regeln auf der Hand liegen, kann deren Umsetzung auf den Widerstand von MitarbeiterInnen oder Abteilungen stoßen, die an hierarchische Arbeitsstrukturen gewöhnt sind. Um diese Herausforderungen zu überwinden, sollten Unternehmen:

• Schulen und sensibilisieren: Bieten Sie Schulungen an, um die MitarbeiterInnen mit dem neuen System und seinen Vorteilen vertraut zu machen. Change Kommunikation ist das A und O bei der Einführung eines Flex Offices.
• Bedenken ansprechen: Hören Sie sich die Bedenken der MitarbeiterInnen und bieten Sie Lösungen an, die auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind.
• Regeln wirksam kommunizieren: Kommunizieren Sie klar und deutlich die Gründe einheitliche Desk Sharing Regeln und betonen Sie deren Vorteile für alle MitarbeiterInnen. Stellen Sie sicher, dass sich alle MitarbeiterInnen, einschließlich der TeamleiterInnen, an dieselben Regeln halten, um die Glaubwürdigkeit zu wahren.

Flexopus: Ihr Partner zur Implementierung einheitlicher Desk Sharing Regeln

Mit Flexopus können Unternehmen und Organisationen, die Desk Sharing betreiben, über fest zugewiesene Adminberechtigungen genaue Rollen verteilen und somit ihre ganz eigenen Regeln innerhalb der App durchsetzen.

Egal ob es um die betrieblich gewünschten Bürozeiten, Kostenstellen oder um sog. Homezones geht, in denen nur vordefinierte Nutzende Buchungen tätigen können - mit Flexopus haben Sie die volle Kontrolle über die Desk Sharing Regeln, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen sollen. Auch die praktische Check-In Funktion kann dazu führen, dass Mitarbeitende das neu etablierte Konzept ernst nehmen und Buchungen nicht verstreichen lassen.

Auch das weitläufige Rechte- und Rollenmanagement innerhalb der Software sorgen explizit dafür, dass nur Personen Zugang zu Regeländerungen haben können, die seitens der Verantwortlichen dazu befähigt wurden.

Fazit: Warum einheitliche Desk Sharing Regeln entscheidend sind

Flexopus weiß, dass der Arbeitsplatz der Zukunft innovative Ansätze erfordert, und eine einheitliche Desk Sharing Policy sind ein Muss für dieses Konzept. Die konsequente Umsetzung der Desk Sharing Hygiene gehört dabei genauso zu den Regeln wie die Fairness bei der Buchung von Arbeitsplätzen. Während sich Unternehmen weiterentwickeln, wird das Engagement für gerechte und einheitliche Regeln ein wesentlicher Faktor für ihren Erfolg und die Zufriedenheit ihrer MitarbeiterInnen bleiben. Die Einführung von Desk Sharing mit einheitlichen Desk Sharing Regeln ist daher nicht nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit für ein dynamisches und effizientes Arbeitsplatz-Ökosystem.