Blog/

Het belang van consistente regels voor het delen van bureaus

Gina Schumacher

In de snel evoluerende omgeving van moderne werkplekken, Flexopus voorop als het gaat om innovatieve oplossingen voor bedrijven die hun processen willen optimaliseren. Een van deze innovaties is de implementatie van zogenaamd desk sharing, een concept dat in veel branches steeds belangrijker wordt. In deze blogpost wordt uitgelegd waarom uniforme regels voor het delen van bureaus essentieel zijn voor het succes van hybride werken.

Flexopus: de toonaangevende provider voor het delen van bureaus in de DACH-regio

bureau delen is een verschuiving van traditionele, vaste banen naar een gedeeld werkplekmodel. Er komt echter software voor het delen van bureaus in het spel, zodat er geen chaos is bij het vinden van een baan op dagelijkse basis. Flexopus is zo'n boekingssoftware voor flexibele werkplekken, vergaderzalen en parkeerplaatsen. Met behulp van een mobiele of desktop-app bepalen gebruikers waar en wanneer ze willen zitten, vergaderen of parkeren. Dit zorgt voor een ordelijke zoektocht naar de optimale werkplek en werknemers vermijden stoelconflicten.

Waarom zijn uniforme regels voor het delen van bureaus belangrijk?

Uniforme regels voor gedeelde bureaus binnen een flexibel ruimtesysteem zijn niet alleen een kwestie van gemak, maar van fundamenteel belang voor de doeltreffendheid ervan. De redenen hiervoor zijn onder andere:

1. Conflicten minimaliseren

Duidelijke en uniforme regels verminderen misverstanden en conflicten die anders zouden kunnen ontstaan door verschillende interpretaties of toepassingen. Met geschikte shared desk-software zoals Flexopus, zorgt ervoor dat elke medewerker dezelfde vereisten heeft om een tafel te reserveren.

2. Onrecht en discriminatie vermijden

Uniforme regels voor gedeelde bureaus zorgen ervoor dat alle werknemers gelijke kansen hebben op toegang tot middelen en banen. Dit minimaliseert de indruk van vriendjespolitiek of discriminatie en bevordert een eerlijke werkomgeving waarin werknemers gelijk worden gewaardeerd.

3. Versterking van de bedrijfscultuur en teamcohesie

Zoals hierboven beschreven, creëren uniforme regels een gelijk speelveld. Dit versterkt het gevoel van eenheid en gemeenschappelijk doel van de teamleden. Wanneer iedereen dezelfde regels volgt, ontstaat er een cultuur van samenwerking onder gelijke voorwaarden en wederzijds respect.

4. Geen uitzondering voor teamleiders

Teamleiders kunnen het goede voorbeeld geven door dezelfde regels te volgen als hun teamleden. Als gevolg hiervan nemen ook toezichthouders steeds vaker deel aan het Flex Office-principe en hebben ze geen speciaal kantoor meer. Dit bevordert niet alleen eerlijkheid, maar ook leiderschap door het goede voorbeeld te geven.

Voorbeelden van regels voor het delen van bureaus

Nu de betekenis van de regels voor het delen van bureaus is opgehelderd, is het nu tijd om passende richtlijnen in te voeren. Afhankelijk van de bedrijfsstructuur kan het ook nodig zijn om de ondernemingsraad erbij te betrekken. Hoewel je natuurlijk je eigen regels voor gedeelde bureaus kunt maken, hebben we hieronder de meest voorkomende regels op een rijtje gezet:

1. Bestelling bewaren

Een zogenaamd „clean desk policy” is uiterst belangrijk voor een shared desk. Want alleen door duidelijke richtlijnen voor het opruimen en schoonmaken van de werkplek kan een soepele overgang tussen verschillende gebruikers mogelijk worden gemaakt. Dit draagt niet alleen bij aan de productiviteit, maar ook aan beveiliging, gegevensbescherming en een prettige werkomgeving. Bij de invoering van het delen van bureaus moet deze regel duidelijk worden gecommuniceerd en, indien nodig, worden gecontroleerd.

2. Kantoorprocessen digitaliseren

Om het makkelijker te maken om een gedeelde werkplek te organiseren, is het aan te raden om kantoren zoveel mogelijk te digitaliseren. Dit komt omdat digitale processen lichamelijke aandoeningen verminderen, een soepele informatiestroom bevorderen en bijdragen aan een flexibel gebruik van werkplekken. Zonder papieren dossiers en bestandsmappen hebben werknemers alleen een laptop en IT-apparatuur nodig om het dagelijkse werk uit te voeren. Dit maakt het makkelijker en sneller om van baan te veranderen. Een digitaal kantoor omvat echter ook cloudoplossingen en samenwerkingshulpmiddelen, zoals Microsoft Teams om de communicatie tussen werknemers en hun werkprocessen te vereenvoudigen.

3. Zorg voor kantoorbenodigdheden

Om de gedeelde werkplek efficiënter te maken en ervoor te zorgen dat werknemers niet elke dag hun eigen kantoorbenodigdheden hoeven mee te nemen, wordt aanbevolen dat bedrijven alle benodigde kantoorbenodigdheden ter beschikking stellen. Dit omvat briefpapier, notitieblokken, paperclips en andere basiskantoorapparatuur. De centrale voorziening van deze materialen maakt de organisatie niet alleen eenvoudiger, maar zorgt er ook voor dat elke medewerker over de nodige middelen beschikt om effectief te kunnen werken.

4. Verduidelijk de organisatie van werkplekken

Bedrijven met een aanzienlijk aantal werknemers of meerdere kantoren hebben een efficiënt systeem nodig voor het beheer van gedeelde werkstations om chaos te voorkomen. Zoals eerder vermeld, kan software voor het delen van bureaus hier zeer nuttig zijn. Met de software kunnen medewerkers eenvoudig hun werkplek selecteren, collega's vinden en vergaderruimtes boeken. Een gestructureerde organisatie voor het zoeken naar werk draagt natuurlijk bij aan Tevredenheid onder bij.

Uitdagingen van de regels voor het delen van bureaus

Hoewel de voordelen van uniforme regels voor het delen van bureaus duidelijk zijn, kan de implementatie ervan op weerstand stuiten bij werknemers of afdelingen die gewend zijn aan hiërarchische werkstructuren. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, moeten bedrijven:

  • Scholen en bewustmaking: Zorg voor training om werknemers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en de voordelen ervan. Veranderingscommunicatie is het allerbelangrijkste bij de introductie van een flexkantoor.
  • Bezorgdheid aanpakken: Luister naar de zorgen van werknemers en bied oplossingen die zijn afgestemd op hun behoeften.
  • Communiceer regels effectief: Communiceer duidelijk en duidelijk de redenen voor uniforme regels en benadruk hun voordelen voor alle werknemers. Zorg ervoor dat alle medewerkers, inclusief teamleiders, dezelfde regels volgen om hun geloofwaardigheid te behouden.

Conclusie: zijn uniforme regels voor het delen van bureaus echt belangrijk?

Flexopus weet dat de werkplek van de toekomst innovatieve benaderingen vereist, en uniforme regels voor het delen van bureaus zijn een must voor dit concept. Naarmate bedrijven zich blijven ontwikkelen, zal de toewijding aan eerlijke en uniforme regels een sleutelfactor blijven voor hun succes en werknemerstevredenheid. De invoering van desk sharing met uniforme regels is daarom niet alleen een optie, maar een strategische noodzaak voor een dynamisch en efficiënt ecosysteem op de werkplek.

Boek een demogesprek!
Markus Merkle
Verkoopmanager