Hoe kan deskmanagement efficiënt worden georganiseerd?

In een tijd waarin flexibiliteit en efficiëntie cruciaal zijn voor het succes van uw bedrijf, is bekwaam bureaubeheer essentieel. Het helpt om kantoorwerk en werken op afstand soepel te laten gaan, zorgt ervoor dat er minder ruimte leegstaat en draagt zo bij aan een productieve en fijne werkplek. 

Maar hoe implementeert u deskmanagement efficiënt in uw bedrijf? In dit artikel geven we je waardevolle tips om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt op de hybride werkplek.

Wat is Desk Management? 

Bureaubeheer speelt een centrale rol in de huidige werkomgeving. Maar wat houdt deskmanagement precies in? Het gaat om het effectief beheren, reserveren en toewijzen van werkplekken – vooral in kantooromgevingen waar medewerkers niet meer dagelijks op kantoor zijn. Desk Management zorgt ervoor dat het delen van bureaus in je bedrijf soepel verloopt, zodat iedereen een plek heeft als ze op kantoor zijn. 

Door een reservering te maken, weet u zeker dat de geboekte werkplek voldoet aan de individuele behoeften van het teamlid. Tegelijk is desk sharing een super manier om de beschikbare kantoorruimte optimaal te benutten.

Een voorbeeld laat zien hoe dit precies werkt: Stel je voor dat jouw bedrijf een hybride werkmodel gebruikt, waarin de teams deels op kantoor zijn, maar het andere deel van hun werkweek in het thuiskantoor doorbrengen. Stel dat uw bedrijf 100 werkplekken heeft, maar dat er op een gemiddelde dag slechts 60 medewerkers op kantoor zijn. 

In plaats van de bureaus van 40 personen ongebruikt te laten, kunnen medewerkers dankzij bureaubeheer flexibel en naar behoefte werkplekken inhuren. Zo voorkomen ze dat kantoren leegstaan. Dit leidt tot efficiënter ruimtegebruik en bespaart op de lange termijn kosten: bijvoorbeeld voor elektriciteit, huur voor niet-gebruikte ruimte en meer kantoormeubilair dan nodig – dematerialisatie is hier het sleutelwoord.

Maar deskmanagement is meer dan alleen een technische oplossing voor hybride werken. Het zorgt namelijk voor een flinke boost in de productiviteit en tevredenheid van je teams door een werkomgeving te creëren die zowel aan de behoeften van je medewerkers als aan de eisen van je bedrijf voldoet. In een werkomgeving waarin flexibiliteit en wendbaarheid essentieel zijn, is een goed doordacht bureaubeheer niet alleen praktisch, maar zelfs essentieel.

Hoe organiseert u uw bureau efficiënt?

Hoewel hybride werken veel voordelen heeft – van flexibelere werktijden tot een betere balans tussen werk en privé – brengt desk sharing ook nieuwe uitdagingen met zich mee voor de organisatie van werkplekken. 

Bureaubeheer speelt een cruciale rol in succes: wie wil er nu 's ochtends op kantoor aankomen en er vervolgens achter komen dat er geen geschikte werkplek beschikbaar is? Om dit soort frustraties te voorkomen, kunt u het beste nadenken over hoe u het bureaubeheer binnen uw bedrijf kunt organiseren. Om u te helpen, hebben wij de volgende tips voor u:

Creëer een concept voor het delen van bureaus

De kern van efficiënt bureaubeheer in een hybride werkmodel is een goed doordacht bureaudeelconcept. Het begint met een grondige analyse van wat je medewerkers nodig hebben en wat er specifiek gevraagd wordt in de verschillende werkruimtes, vooral in open kantoren. 

In een hybride werkmodel, waarbij uw teamleden deels op kantoor en deels op afstand werken, heeft niet iedereen elke dag een vast bureau nodig. Het doel van desksharing is om de beschikbare middelen optimaal te benutten en leegstand te voorkomen.

Om een geschikt concept te ontwikkelen, moet u zichzelf de volgende vragen stellen: 

• Hoeveel werknemers hebben tegelijkertijd een werkplek op kantoor nodig? 
• Zijn er teams die regelmatig fysiek moeten samenwerken? 
• Welke werkplekken zijn geschikt voor creatieve taken en welke voor geconcentreerd werken? 

Door deze vragen te beantwoorden, kunt u werkzones creëren die aan verschillende behoeften voldoen: van een rustige afzonderingsplek tot een communicatieve teamruimte. Het is bovendien belangrijk dat het concept flexibel genoeg is om te kunnen inspelen op toekomstige veranderingen.

Stel duidelijke regels op

Een succesvol bureaudeelconcept is afhankelijk van duidelijke, transparante regels. Want flexibiliteit is alleen een voordeel als iedereen die erbij betrokken is, weet waar hij of zij aan toe is. 

Een van de belangrijkste regels bij het beheren van uw bureau is het Clean Desk Policy. Dit betekent dat iedere werknemer aan het einde van de werkdag zijn/haar werkplek zo achterlaat dat deze gemakkelijk door iemand anders gebruikt kan worden. Dat betekent: geen persoonlijke bezittingen, geen verspreide documenten – alleen een opgeruimde tafel. Zo wordt orde gecreëerd, gegevensbescherming gewaarborgd en tegelijkertijd de overgang tussen verschillende medewerkers vergemakkelijkt.

Tegelijkertijd moeten er duidelijke regels worden opgesteld voor het reserveren van bureaus. Hoe ver van tevoren kan een werkplek worden gereserveerd? Zijn er tijdslimieten voor gebruik? Hoe ga je om met 'no-shows', dus gereserveerde maar niet gebruikte werkplekken? 

Een eerlijke en transparante regeling zorgt ervoor dat alle teamleden gelijke kansen hebben en misverstanden worden voorkomen. Communicatie is hierbij essentieel: zorg ervoor dat alle medewerkers de regels kennen en begrijpen.

Pas het kantoor aan het nieuwe systeem aan

Zelfs het beste concept met de duidelijkste regels is niet voldoende als de kantoorinfrastructuur niet meewerkt. Want hybride werken heeft verschillende bijzonderheden die ook in de inrichting van het kantoor terug moeten komen. 

Richt daarom verschillende plekken in, zoals stilteruimtes waar medewerkers ongestoord en geconcentreerd aan taken kunnen werken, of telefooncellen voor vertrouwelijke gesprekken. Deze retraites zijn extra belangrijk omdat niet elke werkplek geschikt is voor elke taak.

Ook wanneer meerdere mensen één bureau delen, is de ergonomie van de werkplekken van groot belang. Ergonomische stoelen, in hoogte verstelbare bureaus en voldoende natuurlijk licht zijn slechts enkele elementen die het welzijn en de productiviteit van uw medewerkers garanderen. 

Onthoud: een prettige werkomgeving bevordert niet alleen de gezondheid, maar ook de tevredenheid van uw medewerkers. En dat heeft uiteindelijk een positief effect op de algehele werksfeer en, niet in de laatste plaats, op het succes van uw bedrijf.

Introductie van een bureaubeheer-app

Wilt u het delen van werkplekken binnen uw bedrijf optimaal benutten? Dan kunt u niet om software voor werkplekbeheer heen. Met zo’n app kunnen medewerkers eenvoudig vooraf hun werkplek reserveren, zowel op kantoor als thuis. Hierdoor hebben ze de zekerheid dat ze een werkplek hebben als ze op kantoor aankomen. Bovendien kunnen ze zo hun werkplekbehoeften beter beheren.

Maar de voordelen van een bureaubeheer-app gaan nog verder. De waardevolle gegevens die de tool oplevert, mogen niet worden onderschat: u ontdekt welke werkplekken bijzonder populair zijn, op welke tijdstippen uw kantoor optimaal benut wordt en wanneer er de meeste vacatures zijn. Met deze informatie kunt u het bureaudeelconcept voortdurend verbeteren en besparingsmogelijkheden identificeren.

Apps voor bureaubeheer bevorderen bovendien de transparantie binnen het team: iedereen kan zien wie er wanneer op kantoor is en welke plekken vrij zijn. Dit schept vertrouwen en vergemakkelijkt de coördinatie binnen het team.

Kortom: de juiste app optimaliseert de benutting van resources, verhoogt de tevredenheid van medewerkers en draagt bij aan de efficiëntie van het gehele hybride werkmodel. Maar het vinden van de perfecte software voor bureaubeheer voor uw bedrijf is vaak niet zo eenvoudig. Sinds de pandemie is het aanbod aan boekingssystemen zo groot geworden dat je gemakkelijk het overzicht kwijtraakt.

Voordat u een hulpmiddel voor het delen van bureaus kiest, moet u eerst uw specifieke behoeften en vereisten zorgvuldig analyseren. Stel jezelf vragen als: "Hoeveel teamleden werken er regelmatig op kantoor?" of "Welke extra functies hebben we nodig?" Want naast ruimtereserveringen bieden veel tools ook handige integraties met bestaande systemen. 

Uiteraard is het ook belangrijk om te zorgen voor een gebruiksvriendelijke interface, zodat de app door alle medewerkers eenvoudig te gebruiken is, ongeacht waar ze zich bevinden. Veiligheidsnormen en gegevensbescherming zijn ook belangrijke criteria waar u niet op mag bezuinigen, vooral niet als uw bedrijf gevoelige gegevens verwerkt. Gelukkig is er een oplossing die al deze criteria combineert:

Flexopus – waarschijnlijk de meest intuïtieve software voor bureaubeheer

Met Flexopus wordt bureaudelen kinderspel: uw medewerkers reserveren eenvoudig en comfortabel hun werkplek op kantoor via de intuïtieve app, of het nu voor een dag of langer is. Ook het reserveren van parkeerplaatsen en vergaderruimtes en het regelen van verschillende gebouwen is geen probleem meer. 

Maar Flexopus gaat verder dan alleen het delen van bureaus: het integreert naadloos in uw bestaande systemen en ondersteunt u bij een efficiënte kantoororganisatie. Flexopus is ook strategisch waardevol. Dankzij uitgebreide analyses en rapporten krijg je een goed beeld van hoe je kantoor wordt gebruikt en kun je je ruimte efficiënter inrichten. 

Dit betekent: minder leegstand, meer tevreden medewerkers en een aanzienlijk beter rendement op uw investering. Met Flexopus kiest u voor een gereedschap dat voldoet aan de moderne eisen van hybride werkmodellen en tegelijkertijd toekomstbestendig is. Deze software voor bureaubeheer is de ideale oplossing voor bedrijven die met de tijd mee willen gaan en de toekomst van werk actief willen vormgeven.

Samenvatting

Een doordacht bureaubeheer is de sleutel tot een succesvol hybride werkmodel. Met een helder concept voor het delen van bureaus, vastgestelde regels, een aangepast kantoorontwerp en de juiste software kunnen bedrijven niet alleen hun werkplekgebruik optimaliseren, maar ook de tevredenheid en productiviteit van hun medewerkers vergroten. 

Flexibiliteit, transparantie en efficiëntie zijn de belangrijkste pijlers. Met een bureaubeheertool als Flexopus kunt u deze toekomstgerichte manier van werken eenvoudig onder de knie krijgen.