Thuiskantoor in transitie: huidige onderzoeken en hun betekenis voor de werkende wereld

Uit nieuwe enquêtes van het ifo Instituut blijkt het overduidelijk: werkgevers zijn aanzienlijk aantrekkelijker voor sollicitanten als ze thuiswerkmogelijkheden bieden. Volgens een ifo-enquête van 7 oktober 2025 biedt één op de vijf vacatures de mogelijkheid tot thuiswerken. Dit sluit aan bij de New Work-enquête van het netwerk Xing, waaruit blijkt dat de mogelijkheid tot remote work een grote rol speelt, vooral voor de generatie millennials en Gen Z. 

Een andere publicatie van het ifo Instituut richt zich op het onderwerp kantoorbezetting. Zo heeft het ifo ontdekt dat een kwart van alle bedrijven in Duitsland meldt dat hun kantoorruimtes onvoldoende worden benut. Hoe kunnen bedrijven deze twee inzichten met elkaar combineren? Dit artikel belicht de wetenschappelijke bevindingen over thuiswerken in combinatie met het thema kantoorbezetting en adviseert over verdere stappen om het werkgeversimago te versterken en het kantoor nieuw leven in te blazen – door het invoeren van flexibel werken en het gevestigde model van thuiswerken.

Eén op de vier bedrijven meldt een te lage kantoorbezetting. Hoe komt dat?

In vergelijking met de vorige enquête van het ifo Instituut is de trend naar kleinere kantoren verder versterkt. Ongeveer 26,3% van de kantoren in Duitsland wordt onvoldoende benut – en die trend is stijgend. Daarom plant ongeveer 12,5% van de bedrijven ook een verkleining van de beschikbare oppervlakte.

Een belangrijke reden voor de leegstand van kantoren is de onderbezetting van kantoorruimtes vanwege thuiswerken en remote work, twee modellen die in de moderne werkomgeving bij veel bedrijven stevig verankerd zijn. Hierdoor blijven bureaus die meestal door slechts één medewerker vast worden gebruikt in traditionele kantoren leeg en vaak onbenut.

Wat kan er worden gedaan tegen de onderbezetting van kantoren?

De mogelijkheid om thuis te werken is volgens diverse studies, zoals bijvoorbeeld de “New Work Barometer” van Haufe Verlag, een belangrijk punt voor employer branding en secundaire arbeidsvoorwaarden voor veel medewerkers. Hen dwingen terug naar kantoor te komen, kan in het ergste geval leiden tot een golf van ontslagbrieven.

Welke mogelijkheden hebben werkgevers om "terug naar kantoor" aantrekkelijk te maken en de kantoorbezetting te verhogen?

Allereerst moeten we afstappen van het idee dat elke medewerker elke dag op kantoor is. En dan hebben we het niet alleen over thuiswerken: alleen al door vakantie, ziekte, bijscholing, externe afspraken en andere redenen zijn medewerkers potentieel afwezig. Bedrijven moeten daarom in de eerste plaats nadenken over een efficiënte inrichting van hun panden en in de tweede plaats over de mogelijkheid om deze efficiënt ingerichte ruimtes tot leven te brengen en de kantoorbezetting te verhogen.

Een goede manier om het kantoor ondanks de mogelijkheid tot hybride werken optimaal te benutten, is het invoeren van een desksharing-software. Volgens dit principe kan met 40-70% van de werkplekken het hele team worden bediend. 
Voor bedrijven die tot nu toe geen thuiswerkmogelijkheden boden, kan dit een begin zijn om bijvoorbeeld één dag per week mogelijk te maken. Voor bedrijven die mobiel werken als vast onderdeel van de bedrijfscultuur hebben verankerd, ontspant dit de werkpleksituatie enorm. 

Een zeer prettig neveneffect: door het invoeren van een desk-bookingtool kan via intelligente analyses de werkelijke kantoorbezetting worden gemeten en kan er naar behoefte worden gehandeld. Ruimtes kunnen zo (verder) worden gereduceerd, verbeterd en opnieuw worden ingericht.

Dit zou een aanzienlijke kostenbesparing betekenen dankzij de reductie van kantooroppervlakte en tegelijkertijd de “Return to Office”-planning bevorderen, zonder enige dwang.

Het belang van thuiswerken voor de externe uitstraling van het bedrijf en de kantoorbezetting

Een fatale misvatting om het kantoor weer volledig bezet te krijgen, zou zijn om thuiswerken te verbieden en een permanente kantoorplicht in te voeren. Dat kan juridisch gezien natuurlijk wel, maar het brengt risico's en gevaren met zich mee voor de werkgever. Want volgens een andere studie van het ifo Instituut van mei 2025bevat één op de vijf vacatures in Duitsland de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Medewerkers willen de flexibiliteit om kantoortijden en thuiswerken te combineren. Desk sharing biedt voor beide feiten de ideale oplossing: een aantrekkelijk bedrijfsimago en kostenbesparing door efficiënt benutte werkplekken. 

De geografische betekenis van thuiswerkmogelijkheden en de kansen in de stad en op het platteland

De vraag naar thuiswerken is niet alleen afhankelijk van de generatie, maar verschilt ook per regio. Vooral grote steden met een hoge dichtheid aan tech-, advies- of creatieve sectoren, zoals Berlijn, München, Hamburg en Keulen, noteren het hoogste aandeel vacatures met een remote-optie. Daar is de concurrentie om talent bijzonder groot, waardoor veel bedrijven thuiswerken doelgericht inzetten als strategisch voordeel bij het werven van personeel.

Tegelijkertijd laten de cijfers van het ifo-instituut en het ZEW zien dat Duitse bedrijven in internationaal vergelijking bovengemiddeld sterk inzetten op thuiswerken. Volgens het ifo werken werknemers in Duitsland vaker vanuit huis dan werknemers in veel andere Europese landen. En ondanks discussies over kantooraanwezigheid voor een hogere kantoorbezetting, plannen volgens het ZEW slechts weinig bedrijven een volledige afkeer van thuiswerken. Integendeel: de meesten houden vast aan hybride modellen of breiden deze verder uit.

Voor bedrijven betekent dit: wie regionaal concurreert om vakkrachten, kan nauwelijks om remote- en hybride opties heen. Thuiswerken is allang geen „nice-to-have” meer, maar een verwachte basisvoorwaarde om in stedelijke gebieden aantrekkelijk te blijven. Niet te verwaarlozen is ook het voordeel dat competente werknemers die in landelijke regio's wonen, kunnen worden aangetrokken. 

Desk sharing-concepten en flexibel ruimtegebruik stellen werkgevers in staat om optimaal in te spelen op deze nieuwe regionale en demografische behoeften, zonder dure leegstand te creëren. De combinatie van plaatsonafhankelijk werken en intelligent beheerde werkplekken op kantoor versterkt het concurrentievermogen. Ongeacht of de locatie van de werkgever stedelijk of landelijk is gelegen.

Conclusie: als werkgever de tijdsgeest benutten – strategisch nadenken over thuiswerken en kantoorbezetting optimaliseren

Alle actuele studies, van het ifo, ZEW, Haufe „New Work Barometer” tot XING, schetsen een eenduidig beeld: thuiswerken is een blijvertje. Medewerkers verwachten flexibiliteit, werkgevers profiteren van meer aantrekkelijkheid, een grotere talentenpool en efficiëntere kantoorruimtes.

In plaats van aanwezigheidsplicht tot het nieuwe dogma te verheffen, moeten bedrijven zich richten op het bewust inrichten van kantoren in plaats van ze krampachtig te vullen. Een intelligente mix van thuiswerken en moderne werkplekken op kantoor creëert een omgeving die zowel de productiviteit als de tevredenheid verhoogt.

Met oplossingen zoals desk booking tools kunnen ruimtes naar behoefte worden benut, kosten worden verlaagd en medewerkers tegelijkertijd meer onafhankelijkheid en autonomie worden geboden. Zo wordt het kantoor weer een plek waar teams graag samenkomen, niet omdat het moet, maar omdat het meerwaarde biedt.

Bedrijven die de tijdsgeest begrijpen en daarop inspelen, verzekeren zich op lange termijn van een voorsprong in employer branding, besparing op huisvestingskosten en een moderne werkcultuur, die talenten aantrekt en behoudt. Thuiswerken is daarbij geen storende factor, maar een doorslaggevende succesfactor voor de toekomst van werk en de blijvende aantrekkelijkheid van de werkgever.