Thuiskantoor in transitie: huidige onderzoeken en hun betekenis voor de werkende wereld

Volgens nieuwe enquêtes van het ifo Instituut is het duidelijk: werkgevers zijn aanzienlijk aantrekkelijker voor sollicitanten als ze thuiswerkmogelijkheden bieden. Na een ifo-enquête van 7 oktober 2025 biedt één op de vijf vacatures thuiswerken aan. Dit sluit aan bij de New Work-enquête van het Xing-netwerk, waarin vooral voor de generatie Millennials en Gen Z, de mogelijkheid tot werken op afstand een grote rol speelt. 

Een andere publicatie van het ifo Instituut richt zich op het thema kantoorbezetting. ifo heeft namelijk ontdekt, dat opnieuw een kwart van alle bedrijven in Duitsland een te lage bezettingsgraad van de kantoorruimtes meldt. Hoe kunnen bedrijven deze twee inzichten samenbrengen? Dit artikel belicht de wetenschappelijke bevindingen over het onderwerp thuiswerken in combinatie met het thema kantoorbezetting nader en adviseert over verdere stappen om het imago van de werkgever te versterken en het kantoor nieuw leven in te blazen – door de invoering van flexibel werken en het gevestigde model van thuiswerken.

Eén op de vier bedrijven meldt een te lage kantoorbezetting. Waarom is dat zo?

Vergeleken met de laatste enquête van het ifo Instituut is de trend naar kleinere kantoren verder toegenomen. Ongeveer 26,3% van de kantoren in Duitsland is onvoldoende bezet – en deze trend is stijgend. Daarom plant ongeveer 12,5% van de kantoren ook een verkleining van de bestaande oppervlakken.

Een belangrijke reden voor de leegstand van kantoren is de onderbezetting van de kantoorruimtes vanwege thuiswerken en werken op afstand, twee modellen die in de moderne arbeidswereld in veel bedrijven stevig zijn ingeburgerd. Zo blijven de bureaus die meestal door slechts één medewerker vast worden gebruikt in gevestigde kantoren leeg en veelal ongebruikt.

Wat kan er gedaan worden tegen de onderbezetting van kantoren?

De mogelijkheid om thuis te werken is volgens diverse studies, zoals bijvoorbeeld de “New Work Barometer” van Haufe Verlag, een belangrijk punt voor employer branding en secundaire arbeidsvoorwaarden voor sommige medewerkers. Hen terug naar kantoor dwingen, kan in het ergste geval leiden tot een golf van ontslagen.

Welke mogelijkheden blijven werkgevers over om "back-to-office" aantrekkelijk te maken en de kantoorbezetting te verhogen?

Allereerst moeten we afstappen van het idee dat elke medewerker elke dag op kantoor is. En daarmee wordt niet alleen thuiswerken bedoeld: alleen al vanwege vakantie, ziektegevallen, trainingen, externe afspraken en andere redenen zijn medewerkers potentieel afwezig. Bedrijven zouden zich dus primair moeten richten op de efficiënte inrichting van hun gebouwen en secundair op de mogelijkheid om deze efficiënt ingerichte ruimtes te benutten en de kantoorbezetting te verhogen.

Een goede manier om het kantoor, ondanks de mogelijkheid tot hybride werken, volledig te benutten, is het invoeren van een desksharing software. Volgens dit principe kan met 40-70% van de werkplekken het hele team worden gedekt. 
Voor bedrijven die tot nu toe geen thuiswerken aanboden, kan dit een start zijn om bijvoorbeeld één dag per week mogelijk te maken. Voor bedrijven die het mobiele werken als vast onderdeel van de bedrijfscultuur hebben geïntegreerd, verlicht dit de werkpleksituatie enorm. 

Een zeer aangenaam neveneffect: door de invoering van een deskbookingtool kan door middel van intelligente analyses de daadwerkelijke kantoorbezetting worden gemeten en kan er naar behoefte worden gehandeld. Ruimtes kunnen zo (verder) worden gereduceerd, verbeterd en opnieuw ingericht.

Dit zou een aanzienlijke kostenbesparing betekenen dankzij ruimtevermindering en tegelijkertijd de "Return to Office"-planning bevorderen, geheel zonder dwang.

Het belang van thuiswerken voor de externe uitstraling van het bedrijf en de kantoorbezetting

Een fatale misvatting om het kantoor weer volledig te benutten, zou zijn om thuiswerken te verbieden en een permanente kantoorplicht in te voeren. Juridisch gezien is dat natuurlijk mogelijk, maar het brengt risico's en gevaren met zich mee voor de werkgever. Want volgens een andere ifo Instituut studie van mei 2025, biedt één op de vijf vacatures in Duitsland de mogelijkheid tot thuiswerken. Medewerkers willen de flexibiliteit om kantoortijden en thuiswerken te combineren. Desk sharing biedt de ideale oplossing voor beide feiten: een aantrekkelijk bedrijfsimago en kostenbesparing door efficiënt benutte werkplekken. 

Het geografische belang van thuiswerkaanbod en de kansen in de stad en op het platteland

De vraag naar thuiswerken is niet alleen afhankelijk van de generatie, maar verschilt ook regionaal. Vooral grote steden met een hoge dichtheid aan tech-, consultancy- of creatieve sectoren, zoals Berlijn, München, Hamburg en Keulen, hebben het hoogste percentage vacatures met een remote-optie. Daar is de concurrentie om talent bijzonder groot, waardoor veel bedrijven thuiswerken gericht inzetten als strategisch voordeel bij het aannemen van personeel.

Tegelijkertijd laten de cijfers van het ifo Instituut en het ZEW zien dat Duitse bedrijven internationaal gezien bovengemiddeld veel inzetten op thuiswerken. Volgens ifo werken werknemers in Duitsland vaker thuis dan werknemers in veel andere Europese landen. En ondanks discussies over kantoorbezoek voor een hogere kantoorbezetting, plannen volgens ZEW slechts weinig bedrijven een volledige afschaffing van thuiswerken. Integendeel: de meeste blijven bij hybride modellen of breiden deze verder uit.

Voor bedrijven betekent dit: wie regionaal concurreert om vakkrachten, kan nauwelijks om remote- en hybride opties heen. Thuiswerken is allang geen 'nice-to-have' meer, maar een verwachte basis om aantrekkelijk te blijven in stedelijke gebieden. Niet te verwaarlozen is ook het voordeel dat competente werknemers die in landelijke gebieden wonen, kunnen worden aangetrokken. 

Desk sharing-concepten en flexibel ruimtegebruik stellen werkgevers in staat om optimaal in te spelen op deze nieuwe regionale en demografische behoeften, zonder dure leegstand te creëren. De combinatie van locatieonafhankelijk werken en intelligent beheerde werkplekken op kantoor versterkt het concurrentievermogen. Ongeacht of de locatie van de werkgever stedelijk of landelijk is.

Conclusie: Als werkgever de tijdgeest benutten – strategisch denken over thuiswerken en kantoorbezetting optimaliseren

Alle recente studies, van ifo, ZEW, Haufe "New Work Barometer" tot XING, schetsen een duidelijk beeld: thuiswerken is hier om te blijven. Medewerkers verwachten flexibiliteit, werkgevers profiteren van meer aantrekkelijkheid, een grotere talentenpool en efficiëntere kantoorruimtes.

In plaats van aanwezigheidsplicht tot een nieuw dogma te verheffen, moeten bedrijven zich richten op het bewust inrichten van kantoren en deze niet krampachtig vullen. Een intelligente mix van thuiswerken en moderne werkplekken op kantoor creëert een omgeving die zowel de productiviteit als de tevredenheid verhoogt.

Met oplossingen zoals Desk Booking Tools kunnen ruimtes naar behoefte worden gebruikt, kosten worden verlaagd en medewerkers tegelijkertijd meer onafhankelijkheid en autonomie worden geboden. Zo wordt het kantoor weer een plek waar teams graag samenkomen, niet omdat het moet, maar omdat het meerwaarde creëert.

Bedrijven die de tijdgeest begrijpen en erop reageren, verzekeren zich op lange termijn van een voordeel op het gebied van Employer Branding, zuinige ruimte kosten en een moderne werkcultuur