Büroauslastung und Home-Office: Aktuelle Studien und ihre Bedeutung für die Arbeitswelt

Laut neuen ifo Institut Umfragen liegt es auf der Hand: Arbeitgeber sind deutlich attraktiver für Bewerbende, wenn Sie Home-Office Optionen bieten. Nach einer ifo Umfrage vom 07. Oktober 2025 bietet jede fünfte Stellenausschreibung Homeoffice an. Dies geht einher mit der New Work Umfrage des Netzwerks Xing, in dem vor allem für die Generation der Millennials und Gen Z, die Möglichkeit für Remote Work eine große Rolle spielt. 

Eine weitere Veröffentlichung vom ifo Institut fokussiert sich auf das Thema Büroauslastung. So hat ifo herausgefunden, dass wiederum ein Viertel aller Unternehmen in Deutschland eine zu geringe Auslastung der Büroräumlichkeiten meldet. Wie können Unternehmen diese beiden Erkenntnisse zusammenführen? Dieser Artikel beleuchtet die wissenschaftlichen Erkenntnisse zum Thema Homeoffice begleitend mit dem Thema der Büroauslastung genauer und berät zu weiteren Schritten, das Image des Arbeitgebers zu stärken und das Büro wiederzubeleben – mit dem Einführen von flexiblem Arbeiten und des etablierten Modells des Home-Office.

Jedes vierte Unternehmen meldet eine zu geringe Büroauslastung. Warum ist das so?

Im Vergleich zur letzten Umfrage des ifo Instituts habe sich der Trend zur Verkleinerung der Büros weiter verstärkt. Rund 26,3 % der Büros in Deutschland seien nicht genügend ausgelastet – Tendenz steigend. Deshalb planen rund 12,5 % der Büros auch eine Verkleinerung der vorhandenen Flächen.

Ein wesentlicher Grund für den Leerstand der Büros sei die Unterauslastung der Büroflächen wegen Home-Office und Remote Work, zwei Modelle, die in der modernen Arbeitswelt in vielen Unternehmen fest etabliert sind. So bleiben die von meist nur einem Mitarbeitendem fest genutzten Schreibtische in etablierten Büros leer und meist ungenutzt.

Was kann gegen die Unterauslastung der Büros getan werden?

Die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten ist laut diverser Studien, wie bspw. der “New Work Barometer” vom Haufe Verlag, ein wichtiger Employer Branding und Benefit Punkt für einige Mitarbeitende. Sie zurück ins Büro zu zwingen, kann im schlimmsten Fall mit einer Kündigungswelle enden.

Welche Möglichkeiten bleiben Arbeitgebern, um “Back-to-Office” attraktiv zu machen und die Büroauslastung zu erhöhen?

Erst einmal müssen wir uns von dem Gedanken trennen, dass jeder Mitarbeitende jeden Tag im Büro ist. Und damit ist nicht nur das Home-Office gemeint: Allein wegen Urlaub, Krankheitsfällen, Fortbildungen, externen Terminen und weiteren Gründen sind Mitarbeitende potenziell abwesend. So sollten sich Unternehmen primär Gedanken machen zur effizienten Bestückung ihrer Gebäude und sekundär um die Möglichkeit, diese effizient gestalteten Räumlichkeiten zu beleben und die Büroauslastung zu erhöhen.

Eine gute Möglichkeit, das Büro trotz der Möglichkeit zu hybridem Arbeiten voll auszulasten, ist das Einführen einer Desk Sharing Software. Nach diesem Prinzip kann mit 40-70 % der Arbeitsplätze das gesamte Team abgedeckt werden. 
Für Unternehmen, die bisher kein Home-Office angeboten hat, kann dies ein Start sein, um bspw. Einen Tag pro Woche zu ermöglichen. Für jene Unternehmen, die das mobile Arbeiten als festen Bestandteil der Unternehmenskultur etabliert haben, entspannt es die Arbeitsplatzsituation enorm. 

Ein sehr angenehmer Nebeneffekt: Durch das Einführen eines Desk Booking Tools, kann mittels intelligenter Analysen die tatsächliche Büroauslastung gemessen werden und nach Bedarf agiert werden. Flächen können so (weiter) reduziert, verbessert und umgestaltet werden.

Dies würde eine signifikante Kosteneinsparung dank Flächenreduzierung bedeuten und gleichzeitig die “Return to Office” Planung fördern, ganz ohne Zwang.

Die Bedeutung von Homeoffice für die Außenwirkung des Unternehmens und die Büroauslastung

Ein fataler Trugschluss, um das Büro wieder voll auszulasten, wäre das Home-Office zu verbieten und eine dauerhafte Büropflicht einzuführen. Das kann man rein rechtlich gesehen natürlich machen, birgt aber Risiken und Gefahren für den Arbeitgeber. Denn laut einer weiteren ifo Insitut Studie vom Mai 2025, enthält jede fünfte Stellenausschreibung in Deutschland die Möglichkeit, Home-Office zu machen. Mitarbeitende wünschen sich die Flexibilität, Bürozeiten und Home-Office zu kombinieren. Desk Sharing bietet für beide Fakten die ideale Lösung: ein attraktives Unternehmensimage und Kosteneinsparung durch effizient genutzte Arbeitsflächen. 

Die geografische Bedeutung von Home-Office Angeboten und die Chancen in der Stadt und auf dem Land

Ein Blick in die aktuellen Auswertungen von New Work SE / XING zeigt: Die Nachfrage nach Home-Office ist nicht nur generationsabhängig, sondern auch regional unterschiedlich ausgeprägt. Vor allem Großstädte mit hoher Tech-, Beratungs- oder Kreativbranchen-Dichte wie z. B. Berlin, München, Hamburg und Köln verzeichnen den höchsten Anteil an Stellenausschreibungen mit Remote-Option. Dort ist der Wettbewerb um Talente besonders groß, weshalb viele Unternehmen Home-Office gezielt als strategischen Vorteil im im Hiring einsetzen.

Gleichzeitig verdeutlichen die Zahlen des ifo Instituts und des ZEW, dass deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich überdurchschnittlich stark auf Home-Office setzen. Laut ifo sind Beschäftigte in Deutschland häufiger im Home-Office als Arbeitnehmende in vielen anderen Ländern Europas. Und trotz Diskussionen um Büropräsenz für eine höhere Büroauslastung, planen laut ZEW nur wenige Unternehmen eine komplette Abkehr vom Home-Office. Im Gegenteil: Die meisten bleiben bei hybriden Modellen oder bauen dieses weiter aus.

Für Unternehmen bedeutet das: Wer regional um Fachkräfte konkurriert, kommt an Remote- und Hybrid-Optionen kaum vorbei. Home-Office ist längst kein „Nice-to-Have“ mehr, sondern eine erwartete Grundlage, um in Ballungsräumen attraktiv zu bleiben. Nicht zu vernachlässigen ist auch der Vorteil, dass kompetente Arbeitnehmende, die in ländlichen Regionen wohnen, gewonnen werden können. 

Desk Sharing-Konzepte und flexible Flächennutzung ermöglichen es Arbeitgebern, diese neuen regionalen und demografischen Bedürfnisse optimal zu bedienen, ohne teure Leerflächen zu erzeugen. Die Verbindung aus ortsunabhängigem Arbeiten und intelligent gesteuerten Arbeitsplätzen im Büro stärkt die Wettbewerbsfähigkeit. Ganz egal, ob der Standort des Arbeitgebers urban oder ländlich situiert ist.

Fazit: Als Arbeitgeber den Zeitgeist nutzen – Home-Office strategisch denken und Büroauslastung optimieren

Alle aktuellen Studien, vom ifo, ZEW, Haufe „New Work Barometer“ bis zu XING zeigen ein eindeutiges Bild: Home-Office ist gekommen, um zu bleiben. Mitarbeitende erwarten Flexibilität, Arbeitgeber profitieren von mehr Attraktivität, größerem Talentpool und effizienteren Büroflächen.

Statt die Anwesenheitspflicht zum neuen Dogma zu machen, sollten Unternehmen den Fokus darauf legen, Büros bewusst zu gestalten und nicht krampfhaft zu füllen. Ein intelligenter Mix aus Home Office und modernen Arbeitsplätzen im Büro schafft ein Umfeld, das sowohl Produktivität als auch Zufriedenheit steigert.

Mit Lösungen wie Desk Booking Tools können Flächen bedarfsgerecht genutzt, Kosten reduziert und Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Unabhängigkeit und Autonomie geboten werden. So wird das Büro wieder zu einem Ort, an dem sich Teams gerne treffen und das nicht, weil sie müssen, sondern weil es Mehrwert stiftet.

Unternehmen, die den Zeitgeist verstehen und darauf reagieren, sichern sich langfristig einen Vorteil im Employer Branding, sparsame Flächenkosten und eine moderne Arbeitskultur, die Talente anzieht und hält. Home-Office ist dabei kein Störfaktor, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Zukunft der Arbeit und die dauerhafte Attraktivität des Arbeitgebers.