Desk Sharing con Excel: perché il foglio di calcolo non è adatto all'ufficio ibrido

Viele Unternehmen organisieren ihre flexiblen Arbeitsplätze bis heute mit Microsoft Excel. Für den Start ist das zwar eine praktikable Lösung, im Dauerbetrieb führt sie jedoch schnell zu Doppelbuchungen, hohem Pflegeaufwand und offenen Datenschutzfragen. Der Artikel zeigt, wie eine Desk Sharing Excel Vorlage aufgebaut ist, wo ihre Grenzen liegen und was eine Desk Sharing Software besser macht.

Warum Desk Sharing mit Excel so verbreitet ist

Der Umstieg von festen auf geteilte Arbeitsplätze beginnt in den meisten Unternehmen mit einer Tabelle. Ein Tabellenblatt pro Etage, in den Zeilen die Schreibtische, in den Spalten die Kalendertage, dazu ein Link auf dem SharePoint. Dafür gibt es gute Gründe:

• Die Lizenz ist ohnehin vorhanden, es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
• Es braucht keine IT-Freigabe und keinen Beschaffungsprozess.
• Jede und jeder im Unternehmen kann Excel bedienen.
• Kostenlose Vorlagen sind in wenigen Minuten gefunden und angepasst.
• Für ein einzelnes Team mit 15 Plätzen funktioniert das Modell tatsächlich.

Als Zwischenlösung ist die Tabelle deshalb völlig in Ordnung. Schwierig wird es, wenn aus dem Pilotprojekt ein Dauerzustand wird und weitere Abteilungen, Etagen oder Standorte dazukommen.

Wie eine Desk Sharing Excel Vorlage typischerweise aufgebaut ist

Die gängigen Vorlagen folgen fast immer demselben Muster. Eine Matrix bildet Arbeitsplätze gegen Zeiträume ab; in die Zellen tragen Mitarbeitende ihren Namen ein. Fortgeschrittene Varianten ergänzen das um Dropdown-Listen, bedingte Formatierung für belegte Plätze, ein separates Blatt je Gebäudeteil und eine Legende für Ausstattungsmerkmale wie Dockingstation oder höhenverstellbaren Tisch.

Damit lässt sich abbilden, welcher Platz belegt ist und wer ihn nutzt. Für alles Weitere braucht es Absprachen im Team, Erinnerungen per Mail und jemanden, der die Datei aktuell hält.

Wo das Excel Desk Booking Tool an seine Grenzen stößt

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Drei Probleme treten dabei am häufigsten auf:

1. Doppelbuchungen und blockierte Plätze

In Excel gibt es keine verbindliche Reservierung. Wer eine ältere Version der Datei geöffnet hat, überschreibt beim Speichern schnell mal die Einträge der Kollegen und wer sich einträgt, dann aber doch im Homeoffice bleibt, hält den Platz für den ganzen Tag besetzt, weil ein Check-in fehlt. In der Praxis führt das morgens zu Diskussionen und tagsüber zu Schreibtischen, die als belegt geführt werden, obwohl niemand anwesend ist.

2. Fehlende Orientierung im Gebäude

In der Tabelle steht eine Platznummer. Wo sich Platz 3.14 tatsächlich befindet, ob er am Fenster liegt und ob das eigene Team in derselben Zone sitzt, geht daraus nicht hervor. Neue Mitarbeitende fragen deshalb erst einmal nach, alle anderen buchen aus Gewohnheit immer denselben Schreibtisch. Der eigentliche Zweck von Desk Sharing, die flexible Nutzung der gesamten Fläche, bleibt damit ungenutzt.

3. Auslastung lässt sich kaum auswerten

Desk Sharing rechnet sich über die Desk Sharing Quote und die tatsächliche Auslastung der Fläche. Diese Kennzahlen aus einer Excel-Datei zu ziehen, ist aufwändig und die Ergebnisse sind nur so gut wie die Einträge. Wer auf dieser Grundlage über Mietflächen oder Umbauten entscheidet, arbeitet im Wesentlichen mit Schätzwerten und verhindert somit potenzielle Kosteneinsparungen.

Datenschutz: das unterschätzte Risiko

Doch auch beim Thema Datenschutz kommt die Excel-Liste an ihre Grenzen. Anwesenheitsdaten sind oft personenbezogene Daten. Eine Tabelle, in die alle Beschäftigten eines Standorts hineinsehen können und die über Monate festhält, wer wann im Büro war, kommt einem Bewegungsprofil recht nahe. Excel bietet dafür weder ein abgestuftes Rollenkonzept noch automatische Löschfristen, eine Protokollierung der Zugriffe oder Privatsphäreneinstellungen für einzelne Mitarbeitende.

Spätestens in der Abstimmung mit dem Betriebsrat wird das zum Thema. Eine Desk Sharing Software wie Flexopus deckt diese Anforderungen über Rechte und Rollen, konfigurierbare Sichtbarkeiten und definierte Aufbewahrungsfristen ab.

Was Flexopus anders macht als ein Excel Desk Booking Tool

Flexopus ist eine Workplace Management Plattform, über die Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze auf interaktiven Gebäudeplänen gebucht werden. Der Buchungsvorgang umfasst drei Schritte: Zeitraum wählen, Standort auswählen, Arbeitsplatz buchen. 

Die wichtigsten Unterschiede zur Excel-Tabellenlösung im Überblick:

• interaktive Grundrisse statt Platzlisten, pflegbar über den integrierten Floorplanner
• Live-Plan und Favoriten, damit Mitarbeitende in der Nähe ihres Teams buchen können
• Homezones und Benutzergruppen für Bereiche, die einzelnen Abteilungen vorbehalten sind
• flexible, fest zugewiesene und mobile Arbeitsplätze parallel abbildbar
• Smart Analytics mit Auslastungsquoten je Gebäude, Etage und Arbeitsplatz
• Single Sign-on über Microsoft Entra ID und Kalendersynchronisation mit Microsoft Exchange
• Buchung direkt in der Microsoft Teams App oder mobil per iOS- und Android-App
• über 35 HRIS-Integrationen, die Abwesenheiten automatisch übernehmen
• Hosting auf dedizierten Servern in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001:2022 durch den TÜV Rheinland
• Abrechnung nach Arbeitsplätzen statt nach Nutzenden, was sich bei einer Desk Sharing Quote über 1 direkt auf die Kosten einer Desk Sharing Software auswirkt

Wann sich der Wechsel lohnt

Ein Umstieg ist in der Regel dann sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Mehr als etwa 20 Mitarbeitende teilen sich flexible Arbeitsplätze.
• Es gibt mehrere Etagen, Gebäude oder Standorte.
• Doppelbuchungen oder blockierte Plätze treten regelmäßig auf.
• Die Pflege der Datei liegt dauerhaft bei einer einzelnen Person.
• Es sollen Flächen reduziert werden und dafür fehlen belastbare Auslastungszahlen.
• Datenschutz oder Mitbestimmung stellen Anforderungen an Zugriff und Speicherung.

Fazit: Desk Sharing braucht mehr als eine Tabelle

Eine Desk Sharing Excel Vorlage kostet nichts und ist in einer Stunde einsatzbereit. Für einen ersten Test spricht deshalb nichts dagegen. Im Dauerbetrieb entstehen daraus aber Doppelbuchungen, ein hoher Pflegeaufwand und offene Fragen beim Datenschutz.

Wer Desk Sharing dauerhaft betreibt und daraus Flächen- und Kostenvorteile ziehen möchte, braucht ein System, das Verfügbarkeiten verbindlich abbildet und die Nutzung messbar macht.