Desk Sharing con Excel: perché il foglio di calcolo non è adatto all'ufficio ibrido

Molte aziende organizzano ancora oggi le proprie postazioni di lavoro flessibili utilizzando Microsoft Excel. Sebbene sia una soluzione pratica per iniziare, nel lungo periodo porta rapidamente a doppie prenotazioni, un elevato carico di lavoro amministrativo e questioni aperte in materia di protezione dei dati. L'articolo illustra come è strutturato un modello Excel per il desk sharing, quali sono i suoi limiti e cosa rende un software di desk sharing migliore.

Perché il desk sharing con Excel è così diffuso

Il passaggio da postazioni fisse a postazioni condivise inizia nella maggior parte delle aziende con un foglio di calcolo. Un foglio per piano, le scrivanie nelle righe, i giorni di calendario nelle colonne e un link su SharePoint. Ci sono buone ragioni per questo:

• La licenza è già disponibile, quindi non ci sono costi aggiuntivi.
• Non è necessaria alcuna approvazione IT né un processo di acquisto.
• Chiunque in azienda sa usare Excel.
• I modelli gratuiti si trovano e si adattano in pochi minuti.
• Per un singolo team con 15 postazioni, il modello funziona effettivamente.

Come soluzione temporanea, il foglio di calcolo va benissimo. Le difficoltà iniziano quando il progetto pilota diventa una condizione permanente e si aggiungono altri reparti, piani o sedi.

Com'è strutturato tipicamente un modello Excel per il desk sharing

I modelli più comuni seguono quasi sempre lo stesso schema. Una matrice mette in relazione le postazioni di lavoro con gli archi temporali; i dipendenti inseriscono il proprio nome nelle celle. Le versioni più avanzate aggiungono menu a tendina, formattazione condizionale per le postazioni occupate, un foglio separato per ogni parte dell'edificio e una legenda per le dotazioni come docking station o scrivanie regolabili in altezza.

In questo modo è possibile visualizzare quale postazione è occupata e chi la utilizza. Per tutto il resto sono necessari accordi all'interno del team, promemoria via e-mail e qualcuno che mantenga aggiornato il file.

Dove lo strumento di prenotazione scrivanie in Excel raggiunge i suoi limiti

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Tre problemi si presentano più frequentemente:

1. Doppie prenotazioni e postazioni bloccate

In Excel non esiste una prenotazione vincolante. Chi ha aperto una versione precedente del file sovrascrive facilmente le voci dei colleghi al momento del salvataggio e chi si prenota, ma poi decide di lavorare in smart working rimane, occupa il posto per l'intera giornata perché un check-in manca. In pratica, questo porta a discussioni al mattino e a scrivanie che risultano occupate durante il giorno, anche se non c'è nessuno.

2. Mancanza di orientamento nell'edificio

Nella tabella è indicato un numero di posto. Dove si trovi effettivamente il posto 3.14, se sia vicino alla finestra e se il proprio team si trovi nella stessa zona, non è chiaro. I nuovi dipendenti devono quindi chiedere informazioni, mentre tutti gli altri prenotano per abitudine sempre la stessa scrivania. Lo scopo principale del desk sharing, ovvero l'utilizzo flessibile dell'intera superficie, rimane così inutilizzato.

3. Difficoltà nel valutare il tasso di occupazione

Il desk sharing si basa sul tasso di desk sharing e sull'effettivo utilizzo dello spazio. Estrarre questi indicatori da un file Excel è complesso e i risultati sono validi solo quanto i dati inseriti. Chi prende decisioni su spazi in affitto o ristrutturazioni basandosi su questi dati lavora essenzialmente con stime, ostacolando così potenziali risparmi sui costi.

Protezione dei dati: il rischio sottovalutato

Tuttavia, anche in materia di protezione dei dati, il foglio Excel raggiunge i suoi limiti. I dati sulle presenze sono spesso dati personali. Una tabella in cui tutti i dipendenti di una sede possono vedere chi era in ufficio e quando, registrando i dati per mesi, si avvicina molto a un profilo di movimento. Excel non offre né un sistema di ruoli graduato, né termini di cancellazione automatici, né la registrazione degli accessi o impostazioni di privacy per i singoli dipendenti.

Al più tardi durante il confronto con il comitato aziendale questo diventa un tema centrale. Un software di desk sharing come Flexopus soddisfa questi requisiti tramite diritti e ruoli, visibilità configurabile e periodi di conservazione definiti.

Cosa rende Flexopus diverso da uno strumento di prenotazione scrivanie basato su Excel

Flexopus è una piattaforma di gestione dell'ambiente di lavoro che permette di prenotare postazioni, sale riunioni e parcheggi tramite planimetrie interattive dell'edificio. Il processo di prenotazione comprende tre passaggi: selezionare il periodo, scegliere la postazione, prenotare il posto. 

Le principali differenze rispetto alla soluzione con fogli Excel in sintesi:

• planimetrie interattive invece di elenchi di posti, gestibili tramite il sistema integrato Floorplanner
• Live-plan e preferiti, per consentire ai dipendenti di prenotare vicino al proprio team
• Zone dedicate e gruppi di utenti per aree riservate a singoli reparti
• gestione simultanea di postazioni flessibili, fisse e mobili
• Smart Analytics con tassi di occupazione per edificio, piano e singola postazione
• Single Sign-on tramite Microsoft Entra ID e sincronizzazione del calendario con Microsoft Exchange
• Prenotazione direttamente nell' app Microsoft Teams o in mobilità tramite app iOS e Android
• oltre 35 integrazioni HRIS, che importano automaticamente le assenze
• Hosting su server dedicati in Germania, certificati ISO 27001:2022 dal TÜV Rheinland
• Fatturazione basata sulle postazioni anziché sugli utenti, il che, con un rapporto di desk sharing superiore a 1, incide direttamente sui costi di un software di desk sharing

Quando conviene cambiare

Il passaggio è solitamente consigliato se si verifica almeno una di queste condizioni:

• Più di circa 20 dipendenti condividono postazioni di lavoro flessibili.
• Sono presenti più piani, edifici o sedi.
• Si verificano regolarmente doppie prenotazioni o postazioni bloccate.
• La gestione del file è affidata costantemente a una sola persona.
• È prevista una riduzione degli spazi, ma mancano dati affidabili sull'occupazione.
• La protezione dei dati e la partecipazione dei lavoratori impongono requisiti specifici per l'accesso e l'archiviazione.

Conclusione: il desk sharing richiede più di un semplice foglio di calcolo

Un modello Excel per il desk sharing è gratuito e pronto all'uso in un'ora. Per un primo test, quindi, non ci sono controindicazioni. Tuttavia, nell'utilizzo a lungo termine, comporta doppie prenotazioni, un elevato carico di lavoro amministrativo e questioni aperte in materia di protezione dei dati.

Chi desk sharing gestisce in modo continuativo e desidera trarne vantaggi in termini di spazi e costi, ha bisogno di un sistema che rappresenti in modo vincolante le disponibilità e renda misurabile l'utilizzo.