Desk sharing con Excel: perché il foglio di calcolo raggiunge i suoi limiti nell'ufficio ibrido

Molte aziende organizzano ancora oggi le proprie postazioni flessibili con Microsoft Excel. Sebbene sia una soluzione pratica per iniziare, nell'uso prolungato porta rapidamente a doppie prenotazioni, elevati oneri di gestione e problemi di privacy. L'articolo illustra la struttura di un modello Excel per il desk sharing, i suoi limiti e i vantaggi di un software di desk sharing dedicato.

Perché il desk sharing con Excel è così diffuso

Il passaggio da postazioni fisse a condivise inizia nella maggior parte delle aziende con un foglio di calcolo. Un foglio per piano, le scrivanie nelle righe, i giorni lavorativi nelle colonne e un link su SharePoint. Ci sono buone ragioni per questo:

• La licenza è già disponibile, senza costi aggiuntivi.
• Non richiede approvazioni IT o processi di acquisto.
• Chiunque in azienda sa usare Excel.
• I modelli gratuiti si trovano e si adattano in pochi minuti.
• Per un singolo team di 15 persone, il modello funziona davvero.

Come soluzione temporanea, il foglio di calcolo va benissimo. Diventa problematico quando il progetto pilota diventa permanente e si aggiungono altri reparti, piani o sedi.

Com'è strutturato tipicamente un modello Excel per il desk sharing

I modelli comuni seguono quasi sempre lo stesso schema. Una matrice mette in relazione le postazioni con gli archi temporali; i dipendenti inseriscono il proprio nome nelle celle. Le versioni avanzate aggiungono menu a tendina, formattazione condizionale per i posti occupati, un foglio separato per ogni area dell'edificio e una legenda per le dotazioni come docking station o scrivanie regolabili in altezza.

In questo modo è possibile vedere quale posto è occupato e chi lo utilizza. Per tutto il resto servono accordi nel team, promemoria via e-mail e qualcuno che mantenga aggiornato il file.

Dove il tool di desk booking in Excel raggiunge i suoi limiti

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Tre problemi si presentano più frequentemente:

1. Doppie prenotazioni e posti bloccati

In Excel non esiste una prenotazione vincolante. Chi apre una versione precedente del file rischia di sovrascrivere le voci dei colleghi; inoltre, chi prenota ma poi lavora da casa tiene il posto occupato tutto il giorno per mancanza di un check-in. Nella pratica, questo causa discussioni al mattino e scrivanie risultanti occupate durante il giorno, anche se nessuno è presente.

2. Mancanza di orientamento nell'edificio

Nel foglio di calcolo c'è solo un numero di postazione. Non è chiaro dove si trovi esattamente il posto 3.14, se sia vicino alla finestra o se il proprio team sia nella stessa zona. I nuovi dipendenti devono chiedere informazioni, mentre gli altri prenotano sempre la stessa scrivania per abitudine. Lo scopo principale del desk sharing, ovvero l'uso flessibile dell'intera superficie, rimane così inutilizzato.

3. Difficoltà nell'analizzare l'occupazione

Il desk sharing si basa sul tasso di desk sharing e sull'effettiva occupazione degli spazi. Estrarre questi dati da un file Excel è complesso e i risultati sono validi solo quanto le voci inserite. Chi prende decisioni su affitti o ristrutturazioni basandosi su questi dati lavora essenzialmente con stime, ostacolando potenziali risparmi sui costi.

Datenschutz: das unterschätzte Risiko

Doch auch beim Thema Datenschutz kommt die Excel-Liste an ihre Grenzen. Anwesenheitsdaten sind oft personenbezogene Daten. Eine Tabelle, in die alle Beschäftigten eines Standorts hineinsehen können und die über Monate festhält, wer wann im Büro war, kommt einem Bewegungsprofil recht nahe. Excel bietet dafür weder ein abgestuftes Rollenkonzept noch automatische Löschfristen, eine Protokollierung der Zugriffe oder Privatsphäreneinstellungen für einzelne Mitarbeitende.

Spätestens in der Abstimmung mit dem Betriebsrat wird das zum Thema. Eine Desk Sharing Software wie Flexopus deckt diese Anforderungen über Rechte und Rollen, konfigurierbare Sichtbarkeiten und definierte Aufbewahrungsfristen ab.

Was Flexopus anders macht als ein Excel Desk Booking Tool

Flexopus è una piattaforma di workplace management che permette di prenotare postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi tramite planimetrie interattive. Il processo di prenotazione si articola in tre passaggi: selezione del periodo, scelta della sede e prenotazione della postazione.

Die wichtigsten Unterschiede zur Excel-Tabellenlösung im Überblick:

• planimetrie interattive invece di elenchi di posti, gestibili tramite il Floorplanner
• integrato, piano live e preferiti, per consentire ai dipendenti di prenotare vicino al proprio team
• Homezone e gruppi utenti per aree riservate a singoli reparti
• possibilità di gestire contemporaneamente postazioni flessibili, fisse e mobili
• Smart Analytics con tassi di occupazione per edificio, piano e postazione
• Single Sign-on tramite Microsoft Entra ID e sincronizzazione del calendario con Microsoft Exchange
• prenotazione direttamente nell'app Microsoft Teams o da mobile tramite app iOS e Android
• oltre 35 integrazioni HRIS, che importano automaticamente le assenze
• hosting su server dedicati in Germania, certificati ISO 27001:2022 dal TÜV Rheinland
• fatturazione basata sulle postazioni anziché sugli utenti, il che incide direttamente sui costi di un software di desk sharing in caso di un rapporto di desk sharing superiore a 1

Wann sich der Wechsel lohnt

Ein Umstieg ist in der Regel dann sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:

• Mehr als etwa 20 Mitarbeitende teilen sich flexible Arbeitsplätze.
• Es gibt mehrere Etagen, Gebäude oder Standorte.
• Doppelbuchungen oder blockierte Plätze treten regelmäßig auf.
• Die Pflege der Datei liegt dauerhaft bei einer einzelnen Person.
• Es sollen Flächen reduziert werden und dafür fehlen belastbare Auslastungszahlen.
• Datenschutz oder Mitbestimmung stellen Anforderungen an Zugriff und Speicherung.

Mentre Excel solitamente mostra solo l'occupazione dei singoli scrivanie, Flexopus offre una piattaforma centrale per l'organizzazione dell'intera vita d'ufficio. Oltre alla prenotazione delle postazioni, sono disponibili ulteriori moduli che possono essere combinati in modo flessibile:

• Sistema di prenotazione sale: le sale riunioni possono essere prenotate tramite planimetrie interattive dell'edificio, l'app Microsoft Teams o il componente aggiuntivo di Outlook. I display digitali per le porte mostrano l'occupazione attuale e consentono prenotazioni spontanee in loco.
• Sistema di prenotazione parcheggi: i dipendenti possono riservare i posti auto in base ai giorni in cui sono in ufficio. Regole di prenotazione individuali e gruppi utenti garantiscono una distribuzione equa.
• Asset Management: attrezzature IT, dotazioni per ufficio e armadietti possono essere inventariati, gestiti e prenotati centralmente in base alle necessità.
• Software di gestione visitatori: gli ospiti esterni possono essere pre-registrati, registrati all'arrivo e gestiti digitalmente. È inoltre possibile integrare nel processo di accoglienza avvisi digitali sulla sicurezza e sulla protezione dei dati.
• Catering e servizi: servizi aggiuntivi come catering o dotazioni tecniche possono essere richiesti direttamente al momento della prenotazione di una sala riunioni.

Fazit: Desk Sharing braucht mehr als eine Tabelle

Un modello Excel per il desk sharing non costa nulla ed è pronto all'uso in un'ora. Per un primo test, quindi, non c'è nulla in contrario. Tuttavia, nell'utilizzo continuativo, questo porta spesso a doppie prenotazioni, un elevato carico di lavoro amministrativo e questioni irrisolte in materia di protezione dei dati.

Chi gestisce il desk sharing in modo permanente e desidera trarne vantaggi in termini di spazio e costi, ha bisogno di un sistema che rappresenti in modo affidabile le disponibilità e renda misurabile l'utilizzo. Con Flexopus è possibile gestire centralmente non solo le postazioni di lavoro, ma anche sale riunioni, parcheggi, armadietti e altre risorse d'ufficio. In questo modo, una semplice soluzione Excel si trasforma in una gestione completa dell'ambiente di lavoro che cresce insieme alle esigenze dell'azienda.