Gestione degli spazi con Outlook: ecco come Flexopus completa l'ufficio ibrido

Microsoft Outlook è lo strumento principale per la pianificazione degli appuntamenti in molte aziende. Oltre ai partecipanti e ai calendari, permette di organizzare sale riunioni e altre risorse. I dipendenti possono selezionare una sala disponibile e aggiungerla all'invito direttamente durante la creazione di una riunione.

Tuttavia, la gestione classica delle sale tramite Outlook raggiunge rapidamente i suoi limiti negli uffici ibridi. Le aziende moderne devono gestire non solo le sale riunioni, ma anche postazioni di lavoro flessibili, parcheggi e altre risorse aziendali.

Flexopus unisce quindi la consueta prenotazione delle sale di Outlook a una soluzione centrale di Workplace Management. Grazie alla integrazione con Microsoft Exchange le prenotazioni rimangono sincronizzate in modo bidirezionale tra Outlook e Flexopus. Allo stesso tempo, con Flexopus i dipendenti possono organizzare anche il desk sharing e altre risorse condivise.

Cos'è la gestione delle sale con Outlook?

Nella gestione delle sale in Outlook, le sale riunioni vengono create come risorse in Microsoft Exchange Online o On-Premise. Ogni sala riceve una propria cassetta postale di risorsa e un relativo calendario delle risorse.

Se un utente desidera prenotare una sala in Outlook, crea innanzitutto un appuntamento o una riunione. Successivamente, può aggiungere i partecipanti necessari e una sala disponibile.

La cassetta postale della risorsa elabora la richiesta di riunione in modo simile a una persona invitata. Verifica se il periodo desiderato è disponibile e se le opzioni di prenotazione impostate vengono rispettate. Se la sala è libera, la prenotazione viene confermata. Se è già occupata, la richiesta di prenotazione può essere rifiutata automaticamente. A seconda della configurazione di Microsoft, le sale riunioni possono essere filtrate per sede, edificio, capacità o dotazione.

Le aziende possono definire, tra le altre, le seguenti regole:

• durata massima di una prenotazione
• possibili prenotazioni in anticipo
• conferma o rifiuto automatico
• approvazione da parte di un delegato
• prenotazioni ricorrenti consentite
• limitazioni per determinate persone o team
• considerazione della capacità e della dotazione

Perché Outlook da solo non è sufficiente per gli uffici ibridi

La gestione classica degli spazi con Outlook si concentra su calendari e appuntamenti. Tuttavia, per un moderno concetto di desk sharing, le aziende devono gestire molte più risorse.

Queste risorse non possono essere organizzate in modo efficiente tramite singoli calendari di Outlook. Con molte postazioni, sarebbe necessaria una casella di posta o un calendario separato per ogni scrivania. L'orientamento sarebbe complicato per gli utenti e la gestione onerosa per l'IT.

Inoltre, Outlook visualizza le sale principalmente in elenchi. Spesso i dipendenti non vedono immediatamente dove si trova una sala, quali postazioni si trovano nelle vicinanze o com'è strutturato un piano.

È proprio qui che entra in gioco Flexopus.

Flexopus unisce la prenotazione di sale e il desk sharing

Flexopus è una soluzione di gestione dell'ambiente di lavoro per la prenotazione di postazioni, sale riunioni e parcheggi. Tutte le risorse vengono visualizzate su planimetrie interattive dell'edificio e dei piani.

Gli utenti selezionano innanzitutto il periodo desiderato e la sede. Successivamente, possono vedere sulla planimetria quali postazioni, sale o parcheggi sono ancora disponibili. Le risorse possono inoltre essere filtrate in base a caratteristiche, dotazioni o capacità.

In questo modo, Flexopus combina la gestione degli spazi con un completo software di desk sharing. Gli utenti possono prenotare le loro principali risorse d'ufficio tramite un'unica applicazione, invece di utilizzare calendari, elenchi e sistemi di prenotazione diversi.

Integrare Microsoft Exchange con Flexopus

Le aziende che gestiscono già le proprie sale riunioni tramite Outlook non devono sostituire il processo esistente. Flexopus può essere collegato direttamente a Microsoft Exchange.

Con Exchange Online, l'integrazione avviene tramite la Microsoft Graph API. I calendari delle risorse delle sale riunioni vengono così collegati alle relative sale in Flexopus.

La sincronizzazione è bidirezionale:

• Una prenotazione di una sala creata in Outlook appare automaticamente in Flexopus.
• Una prenotazione effettuata in Flexopus viene trasmessa a Microsoft Exchange.
• Modifiche e cancellazioni vengono allineate tra i due sistemi.
• Microsoft Exchange rimane l'istanza centrale per la conferma di una prenotazione.

Poiché entrambe le soluzioni accedono allo stesso calendario delle risorse, lo stato della prenotazione rimane coerente. Una sala prenotata tramite Outlook viene visualizzata come occupata anche in Flexopus. Viceversa, una prenotazione effettuata tramite Flexopus appare nel calendario Outlook dell'utente. In questo modo si evitano doppie prenotazioni.

Gestire catering e ospiti esterni direttamente tramite il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook

Con il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook non è possibile solo prenotare sale riunioni, ma anche catering e servizi di facility e gestire ospiti esterni direttamente durante la pianificazione dell'appuntamento. In questo modo, è possibile organizzare servizi aggiuntivi comodamente all'interno del consueto flusso di lavoro di Outlook.

A seconda dei moduli Flexopus utilizzati, durante la creazione di una riunione gli utenti possono, ad esempio:

• Ordinare catering e rinfreschi per l'appuntamento
• Aggiungere servizi di facility e altri servizi
• Invitare ospiti e visitatori esterni direttamente alla riunione
• Registrare i dati rilevanti dei visitatori prima dell'appuntamento
• Far effettuare il check-in autonomamente agli ospiti in loco

In questo modo, la prenotazione delle sale, la pianificazione degli appuntamenti, il catering e la gestione dei visitatori vengono raggruppati in un unico processo. I dipendenti non devono passare da un'applicazione all'altra e possono gestire le principali attività organizzative legate a una riunione direttamente da Outlook.

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Combinare in modo intelligente Outlook e il desk sharing

Flexopus integra la gestione delle sale con Outlook aggiungendo ulteriori funzionalità per la quotidianità lavorativa ibrida. Oltre alle sale riunioni, i dipendenti possono prenotare postazioni di lavoro e parcheggi, pianificando così la propria giornata in ufficio in modo centralizzato.

Grazie alla sincronizzazione iCal, le prenotazioni personali effettuate su Flexopus possono essere trasferite anche in calendari esterni come Microsoft Outlook. Le postazioni di lavoro, i parcheggi o altre risorse prenotate appaiono così nel calendario personale, permettendo di tenerli sempre sott'occhio insieme agli altri appuntamenti.

Opzionalmente, Flexopus può essere sincronizzato con la funzione di luogo di lavoro di Microsoft. Se, ad esempio, viene prenotata una postazione in ufficio o in smart working tramite Flexopus, il relativo luogo di lavoro può essere visualizzato anche in Microsoft 365 o Outlook. In questo modo, i colleghi possono vedere più facilmente se qualcuno sta lavorando in ufficio o da remoto.

Per le aziende, ciò si traduce in un processo fluido:

• Le postazioni di lavoro e i parcheggi vengono prenotati centralmente tramite Flexopus.
• Le prenotazioni personali possono essere visualizzate nel calendario di Outlook tramite iCal.
• Le prenotazioni di scrivanie e smart working possono essere sincronizzate con il luogo di lavoro Microsoft.
• Le sale riunioni vengono prenotate tramite Outlook o Flexopus e sincronizzate tramite Exchange.
• Tutte le risorse rimangono gestibili centralmente in Flexopus.

Vantaggi dell'integrazione di Flexopus con Exchange

È proprio qui che entra in gioco Flexopus.

Flexopus unisce la prenotazione di sale e il desk sharing

La combinazione di Flexopus, Outlook e Microsoft Exchange offre alle aziende diversi vantaggi:

• i processi Outlook esistenti rimangono invariati
• le prenotazioni delle sale vengono sincronizzate in modo bidirezionale
• i dipendenti possono utilizzare Outlook o Flexopus per le prenotazioni
• le planimetrie interattive facilitano l'orientamento
• la capacità e le dotazioni sono immediatamente visibili
• si evitano le doppie prenotazioni
• postazioni di lavoro, sale e parcheggi vengono gestiti centralmente
• il desk sharing e la prenotazione delle sale si integrano perfettamente
• anche gli utenti senza una licenza Microsoft 365 possono prenotare risorse tramite Flexopus
• è possibile aggiungere display per sale, check-in e analisi di utilizzo

Conclusione: molto più di una classica gestione delle sale con Outlook

La gestione delle sale con Outlook offre una base solida per prenotare sale riunioni tramite Microsoft Exchange. Tuttavia, per le aziende ibride con postazioni di lavoro flessibili, parcheggi e presenze in ufficio variabili, spesso non è sufficiente.

Flexopus integra Outlook ed Exchange con una piattaforma centrale di Workplace Management, in cui è possibile gestire in modo chiaro sale, postazioni di lavoro, parcheggi e altre risorse aziendali.