Gestione delle sale con Outlook: come Flexopus potenzia l'ufficio ibrido

Microsoft Outlook è lo strumento principale per la pianificazione in molte aziende. Oltre a gestire partecipanti e calendari, permette di organizzare sale riunioni e altre risorse. I dipendenti possono selezionare una sala disponibile e aggiungerla all'invito direttamente durante la creazione di una riunione.

Tuttavia, la classica gestione delle sale con Outlook raggiunge rapidamente i suoi limiti negli uffici ibridi. Le aziende moderne devono coordinare non solo le sale riunioni, ma anche postazioni flessibili, parcheggi e altre risorse aziendali.

Flexopus unisce quindi la consueta prenotazione delle sale di Outlook a una soluzione centrale di Workplace Management. Grazie all'integrazione con Microsoft Exchange, le prenotazioni rimangono sincronizzate in modo bidirezionale tra Outlook e Flexopus. Allo stesso tempo, con Flexopus i dipendenti possono organizzare anche il desk sharing e altre risorse condivise.

Cos'è la gestione delle sale con Outlook?

Nella gestione delle sale in Outlook, le sale riunioni vengono create come risorse in Microsoft Exchange Online o On-Premise. Ogni sala riceve una propria cassetta postale di risorsa e un relativo calendario delle risorse.

Se un utente desidera prenotare una sala in Outlook, crea prima un appuntamento o una riunione. Successivamente, può aggiungere i partecipanti necessari e una sala disponibile.

La cassetta postale della risorsa elabora la richiesta di riunione come se fosse un partecipante invitato. Verifica se l'intervallo di tempo desiderato è disponibile e se le opzioni di prenotazione impostate vengono rispettate. Se la sala è libera, la prenotazione viene confermata. Se è già occupata, la richiesta può essere rifiutata automaticamente. A seconda della configurazione Microsoft, le sale riunioni possono essere filtrate per sede, edificio, capacità o dotazione.

Le aziende possono definire, tra le altre, le seguenti regole:

• durata massima di una prenotazione
• prenotazioni possibili in anticipo
• conferma o rifiuto automatico
• approvazione da parte di un delegato
• prenotazioni ricorrenti consentite
• restrizioni per determinate persone o team
• considerazione di capacità e dotazione

Perché Outlook da solo non basta per gli uffici ibridi

La classica gestione delle sale con Outlook si concentra su calendari e appuntamenti. Per un moderno concetto di desk sharing, tuttavia, le aziende devono gestire molte più risorse.

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Queste risorse non possono essere organizzate in modo efficiente tramite singoli calendari Outlook. Con molte postazioni, sarebbe necessaria una cassetta postale o un calendario separato per ogni scrivania. L'orientamento sarebbe complicato per gli utenti e la gestione onerosa per l'IT.

Inoltre, Outlook visualizza le sale principalmente in elenchi. Spesso i dipendenti non vedono direttamente dove si trova una sala, quali postazioni si trovano nelle vicinanze o com'è strutturato un piano.

È proprio qui che entra in gioco Flexopus.

Flexopus unisce prenotazione delle sale e desk sharing

Flexopus è una soluzione di Workplace Management per la prenotazione di postazioni di lavoro, sale riunioni e parcheggi. Tutte le risorse vengono visualizzate su planimetrie interattive di edifici e piani.

Gli utenti selezionano innanzitutto il periodo e la sede desiderati. Successivamente, possono vedere sulla planimetria quali postazioni, sale o parcheggi sono ancora disponibili. Le risorse possono inoltre essere filtrate in base a caratteristiche, dotazioni o capacità.

In questo modo, Flexopus unisce la gestione degli spazi a un software di Desk Sharing completo. Gli utenti possono prenotare le principali risorse d'ufficio tramite un'unica applicazione, invece di utilizzare calendari, elenchi e sistemi di prenotazione diversi.

Integrare Microsoft Exchange con Flexopus

Le aziende che gestiscono già le proprie sale riunioni tramite Outlook non devono sostituire il processo esistente. Flexopus può essere collegato direttamente a Microsoft Exchange.

Con Exchange Online, l'integrazione avviene tramite la Microsoft Graph API. I calendari delle risorse delle sale riunioni vengono così collegati alle rispettive sale in Flexopus.

La sincronizzazione è bidirezionale:

• Una prenotazione di una sala creata in Outlook appare automaticamente in Flexopus.
• Una prenotazione creata in Flexopus viene trasmessa a Microsoft Exchange.
• Modifiche e cancellazioni vengono allineate tra entrambi i sistemi.
• Microsoft Exchange rimane l'istanza centrale per la conferma di una prenotazione.

Poiché entrambe le soluzioni accedono allo stesso calendario delle risorse, lo stato della prenotazione rimane coerente. Una sala prenotata tramite Outlook viene visualizzata come occupata anche in Flexopus. Viceversa, una prenotazione effettuata tramite Flexopus appare nel calendario Outlook dell'utente. In questo modo si evitano doppie prenotazioni.

Gestire catering e ospiti esterni direttamente tramite il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook

Con il componente aggiuntivo per Outlook di Flexopus, non è possibile solo prenotare sale riunioni, ma anche includere catering e servizi di facility nonché ospiti esterni direttamente durante la pianificazione dell'appuntamento. In questo modo, i servizi aggiuntivi possono essere organizzati comodamente all'interno del consueto flusso di lavoro di Outlook.

A seconda dei moduli Flexopus utilizzati, gli utenti possono, ad esempio, durante la creazione di una riunione:

• Ordinare catering e rinfreschi per l'appuntamento
• Aggiungere servizi di facility e altri servizi
• Invitare ospiti esterni e visitatori direttamente alla riunione
• Registrare i dati rilevanti dei visitatori prima dell'appuntamento
• Far effettuare il check-in autonomamente agli ospiti in loco

Combinare in modo intelligente Outlook e Desk Sharing

Flexopus integra la gestione degli spazi con Outlook aggiungendo ulteriori funzioni per la quotidianità lavorativa ibrida. Oltre alle sale riunioni, i dipendenti possono prenotare postazioni di lavoro e parcheggi, pianificando così la propria giornata in ufficio in modo centralizzato.

Tramite una sincronizzazione iCal, le prenotazioni personali Flexopus possono essere trasferite anche in calendari esterni come Microsoft Outlook. Le postazioni di lavoro, i parcheggi o altre risorse prenotate appaiono così anche nel calendario personale, rimanendo visibili insieme agli altri appuntamenti.

Opzionalmente, Flexopus può essere sincronizzato anche con la funzione di luogo di lavoro di Microsoft. Se, ad esempio, viene prenotata una postazione o lo smart working in Flexopus, il relativo luogo di lavoro può essere visualizzato anche in Microsoft 365 o Outlook. I colleghi possono così capire più facilmente se qualcuno sta lavorando in ufficio o da remoto.

Per le aziende si crea così un processo continuo:

• Postazioni di lavoro e parcheggi vengono prenotati centralmente tramite Flexopus.
• Le prenotazioni personali possono essere visualizzate nel calendario Outlook tramite iCal.
• Le prenotazioni di scrivanie e smart working possono essere sincronizzate con il luogo di lavoro Microsoft.
• Le sale riunioni vengono prenotate tramite Outlook o Flexopus e allineate tramite Exchange.
• Tutte le risorse rimangono gestibili centralmente in Flexopus.

Vantaggi dell'integrazione Flexopus con Exchange

La combinazione di Flexopus, Outlook e Microsoft Exchange offre alle aziende diversi vantaggi:

• i processi Outlook esistenti rimangono invariati
• le prenotazioni delle sale vengono sincronizzate in modo bidirezionale
• i dipendenti possono utilizzare Outlook o Flexopus per le prenotazioni
• le planimetrie interattive facilitano l'orientamento
• capacità e dotazioni sono immediatamente visibili
• si evitano le doppie prenotazioni
• postazioni di lavoro, sale e parcheggi vengono gestiti centralmente
• il desk sharing e la prenotazione delle sale si integrano perfettamente
• anche gli utenti senza una licenza Microsoft 365 possono prenotare risorse tramite Flexopus
• display per sale riunioni, check-in e analisi dell'utilizzo possono essere aggiunti

Conclusione: molto più di una semplice gestione delle sale con Outlook

La gestione delle sale con Outlook offre una base solida per prenotare sale riunioni tramite Microsoft Exchange. Tuttavia, per le aziende ibride con postazioni di lavoro flessibili, parcheggi e presenze in ufficio variabili, spesso non è sufficiente.

Flexopus integra Outlook ed Exchange con una piattaforma centrale di Workplace Management, che consente di gestire in modo chiaro sale, postazioni di lavoro, parcheggi e altre risorse aziendali.