Ruimtebeheer met Outlook: Zo vult Flexopus het hybride kantoor aan

Microsoft Outlook is in veel bedrijven het belangrijkste hulpmiddel voor het plannen van afspraken. Naast deelnemers en agenda's kunnen hiermee ook vergaderruimtes en andere middelen worden beheerd. Medewerkers kunnen direct bij het aanmaken van een vergadering een beschikbare ruimte selecteren en aan de uitnodiging toevoegen.

Klassiek ruimtebeheer met Outlook loopt in het hybride kantoor echter al snel tegen grenzen aan. Moderne bedrijven moeten niet alleen vergaderruimtes beheren, maar ook flexibele werkplekken, parkeerplaatsen en andere bedrijfsmiddelen coördineren.

Flexopus combineert daarom de vertrouwde Outlook-ruimteboeking met een centrale oplossing voor werkplekbeheer. Dankzij de Microsoft Exchange-integratie blijven boekingen in Outlook en Flexopus bidirectioneel gesynchroniseerd. Tegelijkertijd kunnen medewerkers met Flexopus ook desk sharing en andere gedeelde middelen organiseren.

Wat is ruimtebeheer met Outlook?

Bij ruimtebeheer in Outlook worden vergaderruimtes als resources aangemaakt in Microsoft Exchange Online of on-premise. Elke ruimte krijgt een eigen resource-mailbox en een bijbehorende resource-agenda.

Wanneer een gebruiker een Outlook-ruimte wil boeken, maakt hij eerst een afspraak of vergadering aan. Vervolgens kan hij de benodigde deelnemers en een beschikbare ruimte toevoegen.

De resource-mailbox verwerkt het vergaderverzoek op dezelfde manier als een genodigde. Het systeem controleert of de gewenste periode beschikbaar is en of aan de ingestelde boekingsopties wordt voldaan. Als de ruimte vrij is, wordt de reservering bevestigd. Is de ruimte al bezet, dan kan het boekingsverzoek automatisch worden afgewezen. Afhankelijk van de Microsoft-configuratie kunnen vergaderruimtes worden gefilterd op locatie, gebouw, capaciteit of faciliteiten.

Bedrijven kunnen onder andere de volgende regels definiëren:

• maximale duur van een boeking
• mogelijkheden voor reserveringen vooraf
• automatische bevestiging of afwijzing
• goedkeuring door een gemachtigde
• toegestane terugkerende boekingen
• beperkingen voor specifieke personen of teams
• rekening houden met capaciteit en faciliteiten

Waarom Outlook alleen niet volstaat voor hybride kantoren

Klassiek ruimtebeheer met Outlook richt zich op agenda's en afspraken. Voor een modern desksharing-concept moeten bedrijven echter veel meer middelen beheren.

Deze middelen kunnen niet efficiënt worden georganiseerd via individuele Outlook-agenda's. Bij veel werkplekken zou voor elk bureau een eigen mailbox of aparte agenda nodig zijn. Dit zou voor gebruikers onoverzichtelijk zijn en voor de IT-afdeling een tijdrovende klus.

Daar komt bij dat Outlook ruimtes voornamelijk in lijsten weergeeft. Medewerkers zien vaak niet direct waar een ruimte zich bevindt, welke werkplekken in de buurt liggen of hoe een verdieping is ingedeeld.

Dat is precies waar Flexopus het verschil maakt.

Flexopus combineert ruimtebeheer en desksharing

Flexopus is een workplace management-oplossing voor het boeken van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen. Alle middelen worden weergegeven op interactieve plattegronden van gebouwen en verdiepingen.

Gebruikers selecteren eerst de gewenste periode en locatie. Vervolgens kunnen ze op de plattegrond zien welke werkplekken, ruimtes of parkeerplaatsen nog beschikbaar zijn. Middelen kunnen bovendien worden gefilterd op kenmerken, faciliteiten of capaciteit.

Hiermee combineert Flexopus ruimtebeheer met een volledige desksharing-software. Gebruikers kunnen hun belangrijkste kantoormiddelen via één centrale applicatie boeken, in plaats van verschillende agenda's, lijsten en boekingssystemen te gebruiken.

Microsoft Exchange integreren met Flexopus

Bedrijven die hun vergaderruimtes al via Outlook beheren, hoeven hun bestaande proces niet te vervangen. Flexopus kan direct worden gekoppeld aan Microsoft Exchange.

Bij Exchange Online verloopt de integratie via de Microsoft Graph API. De resource-agenda's van de vergaderruimtes worden hierbij gekoppeld aan de bijbehorende ruimtes in Flexopus.

De synchronisatie werkt bidirectioneel:

• Een in Outlook gemaakte ruimteboeking verschijnt automatisch in Flexopus.
• Een in Flexopus gemaakte reservering wordt doorgegeven aan Microsoft Exchange.
• Wijzigingen en annuleringen worden tussen beide systemen gesynchroniseerd.
• Microsoft Exchange blijft de centrale instantie voor de bevestiging van een boeking.

Omdat beide oplossingen toegang hebben tot dezelfde resource-agenda, blijft de boekingsstatus consistent. Een ruimte die via Outlook is geboekt, wordt ook in Flexopus als bezet weergegeven. Omgekeerd verschijnt een boeking die via Flexopus is gemaakt in de Outlook-agenda van de gebruiker. Hierdoor worden dubbele boekingen voorkomen.

Catering en externe gasten direct beheren via de Flexopus Outlook-add-in

Met de Flexopus Outlook-add-in kun je niet alleen vergaderruimtes boeken, maar ook catering en facilitaire diensten en externe gasten direct meenemen in de agendaplanning. Zo kunnen aanvullende diensten eenvoudig worden geregeld binnen de vertrouwde Outlook-workflow.

Afhankelijk van de gebruikte Flexopus-modules kunnen gebruikers bij het aanmaken van een vergadering bijvoorbeeld:

• catering en consumpties voor de afspraak bestellen
• facilitaire diensten en andere services toevoegen
• externe gasten en bezoekers direct uitnodigen voor de vergadering
• relevante bezoekersgegevens al vóór de afspraak vastleggen
• gasten zichzelf ter plaatse laten inchecken

Hierdoor worden het boeken van ruimtes, agendaplanning, catering en bezoekersbeheer gebundeld in één proces. Medewerkers hoeven niet te schakelen tussen verschillende applicaties en kunnen de belangrijkste organisatorische taken rondom een vergadering direct vanuit Outlook afhandelen.

‍

Outlook en desksharing slim combineren

Flexopus vult het ruimtebeheer in Outlook aan met extra functies voor de hybride werkdag. Naast vergaderruimtes kunnen medewerkers ook werkplekken en parkeerplaatsen boeken om zo hun dag op kantoor centraal te plannen.

Via een iCal-synchronisatie kunnen persoonlijke Flexopus-boekingen bovendien worden overgezet naar externe agenda's zoals Microsoft Outlook. Geboekte werkplekken, parkeerplaatsen of andere middelen verschijnen daardoor ook in de persoonlijke agenda en blijven zo samen met andere afspraken in beeld.

Optioneel kan Flexopus ook worden gesynchroniseerd met de werklocatiefunctie van Microsoft. Als er bijvoorbeeld een werkplek of thuiswerkdag wordt geboekt in Flexopus, kan de betreffende werklocatie ook worden weergegeven in Microsoft 365 of Outlook. Collega's zien zo makkelijker of iemand op kantoor is of op afstand werkt.

Voor bedrijven ontstaat hiermee een naadloos proces:

• Werkplekken en parkeerplaatsen worden centraal via Flexopus geboekt.
• Persoonlijke boekingen kunnen via iCal in de Outlook-agenda worden getoond.
• Boekingen voor bureaus en thuiswerken kunnen worden gesynchroniseerd met de Microsoft-werklocatie.
• Vergaderruimtes worden via Outlook of Flexopus gereserveerd en via Exchange gesynchroniseerd.
• Alle resources blijven centraal beheerbaar in Flexopus.

Voordelen van de Flexopus Exchange-integratie

Dat is precies waar Flexopus het verschil maakt.

Flexopus verbindt ruimtebeheer en desk sharing

De combinatie van Flexopus, Outlook en Microsoft Exchange biedt bedrijven diverse voordelen:

• bestaande Outlook-processen blijven behouden
• ruimteboekingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd
• medewerkers kunnen Outlook of Flexopus gebruiken voor hun boekingen
• interactieve plattegronden vergemakkelijken de oriëntatie
• capaciteit en faciliteiten zijn direct zichtbaar
• dubbele boekingen worden voorkomen
• werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen worden centraal beheerd
• desk sharing en ruimtebeheer sluiten naadloos op elkaar aan
• ook gebruikers zonder eigen Microsoft 365-licentie kunnen resources boeken via Flexopus
• ruimtedisplays, check-in en gebruiksanalyses kunnen worden toegevoegd

Conclusie: meer dan alleen klassiek ruimtebeheer met Outlook

Ruimtebeheer via Outlook vormt een solide basis voor het boeken van vergaderruimtes via Microsoft Exchange. Voor hybride organisaties met flexibele werkplekken, parkeerplaatsen en wisselende aanwezigheid op kantoor schiet het echter vaak tekort.

Flexopus vult Outlook en Exchange aan met een centraal workplace management-platform, waarin ruimtes, werkplekken, parkeerplaatsen en andere kantoorresources overzichtelijk kunnen worden beheerd.