Ruimtebeheer met Outlook: zo vult Flexopus het hybride kantoor aan

Microsoft Outlook is voor veel bedrijven het belangrijkste hulpmiddel voor agendabeheer. Naast deelnemers en afspraken kunnen ook vergaderruimtes en andere middelen worden georganiseerd. Medewerkers kunnen direct bij het aanmaken van een afspraak een beschikbare ruimte selecteren en toevoegen aan de uitnodiging.

Klassiek ruimtebeheer met Outlook loopt in het hybride kantoor echter snel tegen grenzen aan. Moderne bedrijven moeten niet alleen vergaderruimtes beheren, maar ook flexibele werkplekken, parkeerplaatsen en andere bedrijfsmiddelen coördineren.

Flexopus combineert daarom de vertrouwde Outlook-ruimteboeking met een centrale oplossing voor werkplekbeheer. Dankzij de Microsoft Exchange-integratie blijven boekingen in Outlook en Flexopus bidirectioneel synchroon. Tegelijkertijd kunnen medewerkers met Flexopus ook desksharing en andere gedeelde middelen organiseren.

Wat is ruimtebeheer met Outlook?

Bij ruimtebeheer in Outlook worden vergaderruimtes als bronnen aangemaakt in Microsoft Exchange Online of on-premise. Elke ruimte krijgt een eigen postbus en een bijbehorende bronagenda.

Wanneer een gebruiker een Outlook-ruimte wil boeken, maakt hij eerst een afspraak of vergadering aan. Vervolgens kan hij de benodigde deelnemers en een beschikbare ruimte toevoegen.

De bronpostbus verwerkt het vergaderverzoek als een genodigde. Het systeem controleert of de gewenste periode beschikbaar is en of aan de boekingsvoorwaarden wordt voldaan. Is de ruimte vrij, dan wordt de reservering bevestigd. Is deze al bezet, dan kan het verzoek automatisch worden afgewezen. Afhankelijk van de Microsoft-configuratie kunnen ruimtes worden gefilterd op locatie, gebouw, capaciteit of faciliteiten.

Bedrijven kunnen onder andere de volgende regels definiëren:

• maximale boekingsduur
• reserveringen vooraf
• automatische bevestiging of afwijzing
• goedkeuring door een gemachtigde
• toegestane terugkerende boekingen
• beperkingen voor specifieke personen of teams
• rekening houden met capaciteit en faciliteiten

Waarom Outlook alleen niet volstaat voor hybride kantoren

Klassiek ruimtebeheer met Outlook richt zich op agenda's en afspraken. Voor een modern desksharing-concept moeten bedrijven echter veel meer middelen beheren.

‍

Deze middelen kunnen niet efficiënt worden georganiseerd via individuele Outlook-agenda's. Bij veel werkplekken zou voor elk bureau een eigen postbus of aparte agenda nodig zijn. Dit is onoverzichtelijk voor gebruikers en bewerkelijk voor IT-beheer.

Daarnaast toont Outlook ruimtes voornamelijk in lijsten. Medewerkers zien vaak niet direct waar een ruimte zich bevindt, welke werkplekken in de buurt liggen of hoe een verdieping is ingedeeld.

Precies hier biedt Flexopus de oplossing.

Flexopus combineert ruimteboeking en desksharing

Flexopus is een Workplace Management oplossing voor het boeken van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen. Alle middelen worden weergegeven op interactieve plattegronden van gebouwen en verdiepingen.

Gebruikers selecteren eerst de gewenste periode en de locatie. Vervolgens kunnen ze op de plattegrond zien welke werkplekken, ruimtes of parkeerplaatsen nog beschikbaar zijn. Middelen kunnen bovendien worden gefilterd op kenmerken, faciliteiten of capaciteit.

Hiermee combineert Flexopus ruimtebeheer met een volledige desksharing-software. Gebruikers kunnen hun belangrijkste kantoormiddelen via één gezamenlijke applicatie boeken, in plaats van verschillende agenda's, lijsten en boekingssystemen te gebruiken.

Microsoft Exchange integreren met Flexopus

Bedrijven die hun vergaderruimtes al via Outlook beheren, hoeven hun bestaande proces niet te vervangen. Flexopus kan direct worden gekoppeld aan Microsoft Exchange.

Bij Exchange Online verloopt de integratie via de Microsoft Graph API. De resource-agenda's van de vergaderruimtes worden daarbij gekoppeld aan de betreffende ruimtes in Flexopus.

De synchronisatie werkt bidirectioneel:

• Een in Outlook aangemaakte ruimteboeking verschijnt automatisch in Flexopus.
• Een in Flexopus aangemaakte reservering wordt doorgegeven aan Microsoft Exchange.
• Wijzigingen en annuleringen worden tussen beide systemen gesynchroniseerd.
• Microsoft Exchange blijft de centrale instantie voor de bevestiging van een boeking.

Omdat beide oplossingen toegang hebben tot dezelfde resource-agenda, blijft de boekingsstatus consistent. Een ruimte die via Outlook is geboekt, wordt ook in Flexopus als bezet weergegeven. Omgekeerd verschijnt een via Flexopus gemaakte boeking in de Outlook-agenda van de gebruiker. Hierdoor worden dubbele boekingen voorkomen.

Catering en externe gasten direct beheren via de Flexopus Outlook-add-in

Met de Flexopus Outlook-add-in kunnen niet alleen vergaderruimtes worden geboekt, maar kunnen ook catering en facilitaire diensten evenals externe gasten direct bij de agendaplanning worden betrokken. Zo kunnen aanvullende diensten gemakkelijk binnen de vertrouwde Outlook-workflow worden geregeld.

Afhankelijk van de gebruikte Flexopus-modules kunnen gebruikers bij het aanmaken van een vergadering bijvoorbeeld:

• Catering en consumpties voor de afspraak bestellen
• Facilitaire diensten en andere services toevoegen
• Externe gasten en bezoekers direct uitnodigen voor de vergadering
• Relevante bezoekersgegevens al vóór de afspraak vastleggen
• Gasten ter plaatse zelf laten inchecken

Outlook en desksharing zinvol combineren

Flexopus vult het ruimtebeheer met Outlook aan met extra functies voor de hybride werkdag. Naast vergaderruimtes kunnen medewerkers ook werkplekken en parkeerplaatsen boeken en zo hun kantoordag centraal plannen.

Via een iCal-synchronisatie kunnen persoonlijke Flexopus-boekingen bovendien worden overgezet naar externe agenda's zoals Microsoft Outlook. Geboekte werkplekken, parkeerplaatsen of andere middelen verschijnen daardoor ook in de persoonlijke agenda en blijven samen met de overige afspraken in beeld.

Optioneel kan Flexopus ook worden gesynchroniseerd met de werklocatiefunctie van Microsoft. Als er bijvoorbeeld een werkplek of thuiswerkdag in Flexopus wordt geboekt, kan de betreffende werklocatie ook in Microsoft 365 of Outlook worden weergegeven. Collega's zien zo makkelijker of iemand op kantoor of op afstand werkt.

Voor bedrijven ontstaat hiermee een naadloos proces:

• Werkplekken en parkeerplaatsen worden centraal via Flexopus geboekt.
• Persoonlijke boekingen kunnen via iCal in de Outlook-agenda worden weergegeven.
• Desk- en thuiswerkboekingen kunnen worden gesynchroniseerd met de Microsoft-werklocatie.
• Vergaderruimtes worden via Outlook of Flexopus gereserveerd en via Exchange gesynchroniseerd.
• Alle middelen blijven centraal beheerbaar in Flexopus.

Voordelen van de Flexopus Exchange-integratie

De combinatie van Flexopus, Outlook en Microsoft Exchange biedt bedrijven diverse voordelen:

• bestaande Outlook-processen blijven behouden
• ruimteboekingen worden bidirectioneel gesynchroniseerd
• medewerkers kunnen Outlook of Flexopus gebruiken voor boekingen
• interactieve plattegronden vergemakkelijken de oriëntatie
• capaciteit en faciliteiten zijn direct zichtbaar
• dubbele boekingen worden voorkomen
• werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen worden centraal beheerd
• desk sharing en ruimteboekingen sluiten naadloos op elkaar aan
• ook gebruikers zonder eigen Microsoft 365-licentie kunnen resources via Flexopus boeken
• ruimtedisplays, check-in en gebruiksanalyses kunnen worden toegevoegd

Conclusie: Meer dan klassiek ruimtebeheer met Outlook

Ruimtebeheer met Outlook biedt een solide basis voor het boeken van vergaderruimtes via Microsoft Exchange. Voor hybride bedrijven met flexibele werkplekken, parkeerplaatsen en wisselende aanwezigheid op kantoor is dit echter vaak onvoldoende.

Flexopus vult Outlook en Exchange aan met een centraal Workplace Management-platform, waarin ruimtes, werkplekken, parkeerplaatsen en andere kantoorresources overzichtelijk kunnen worden beheerd.