Raumverwaltung mit Outlook: So ergänzt Flexopus das hybride Büro

Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen das wichtigste Werkzeug für die Terminplanung. Neben Teilnehmenden und Kalendern lassen sich darüber auch Besprechungsräume und andere Ressourcen organisieren. Mitarbeitende können direkt beim Erstellen einer Besprechung einen verfügbaren Raum auswählen und zur Einladung hinzufügen.

Eine klassische Raumverwaltung mit Outlook stößt im hybriden Büro jedoch schnell an Grenzen. Moderne Unternehmen müssen nicht nur Besprechungsräume verwalten, sondern auch flexible Arbeitsplätze, Parkplätze und weitere Betriebsmittel koordinieren.

Flexopus verbindet deshalb die gewohnte Outlook-Raumbuchung mit einer zentralen Workplace Management Lösung. Dank der Microsoft Exchange Integration bleiben Buchungen in Outlook und Flexopus bi-direktional synchron. Gleichzeitig können Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Flexopus auch Desk Sharing und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen organisieren.

Was ist Raumverwaltung mit Outlook?

Bei der Raumverwaltung in Outlook werden Besprechungsräume als Ressourcen in Microsoft Exchange Online oder On-Prem angelegt. Jeder Raum erhält ein eigenes Ressourcenpostfach und einen zugehörigen Ressourcenkalender.

Möchte ein Nutzer einen Outlook Raum buchen, erstellt er zunächst einen Termin oder eine Besprechung. Anschließend kann er die benötigten Teilnehmer und einen verfügbaren Raum hinzufügen.

Das Ressourcenpostfach verarbeitet die Besprechungsanfrage ähnlich wie eine eingeladene Person. Es prüft, ob der gewünschte Zeitraum verfügbar ist und ob die hinterlegten Buchungsoptionen eingehalten werden. Ist der Raum frei, wird die Reservierung bestätigt. Ist er bereits gebucht, kann die Buchungsanfrage automatisch abgelehnt werden. Je nach Microsoft-Konfiguration lassen sich Besprechungsräume nach Standort, Gebäude, Kapazität oder Ausstattung filtern.

Unternehmen können unter anderem folgende Regeln definieren:

• maximale Dauer einer Buchung
• mögliche Reservierungen im Voraus
• automatische Bestätigung oder Ablehnung
• Freigabe durch einen Stellvertreter
• zulässige Serienbuchungen
• Einschränkungen für bestimmte Personen oder Teams
• Berücksichtigung von Kapazität und Ausstattung

Warum Outlook allein für hybride Büros nicht ausreicht

Die klassische Raumverwaltung mit Outlook konzentriert sich auf Kalender und Termine. Für ein modernes Desk Sharing Konzept müssen Unternehmen jedoch deutlich mehr Ressourcen verwalten.

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Diese Ressourcen lassen sich nicht sinnvoll über einzelne Outlook-Kalender organisieren. Bei vielen Arbeitsplätzen würde für jeden Schreibtisch ein eigenes Postfach oder ein separater Kalender benötigt. Die Orientierung wäre für Nutzer kompliziert und die Verwaltung für die IT aufwändig.

Hinzu kommt, dass Outlook Räume hauptsächlich in Listen darstellt. Mitarbeiter sehen häufig nicht direkt, wo sich ein Raum befindet, welche Arbeitsplätze in der Nähe liegen oder wie eine Etage aufgebaut ist.

Genau hier setzt Flexopus an.

Flexopus verbindet Raumbuchung und Desk Sharing

Flexopus ist eine Workplace Management Lösung für die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Parkplätzen. Alle Ressourcen werden auf interaktiven Gebäude- und Etagenplänen dargestellt.

User wählen zunächst den gewünschten Zeitraum und den Standort aus. Anschließend können sie auf dem Grundriss erkennen, welche Arbeitsplätze, Räume oder Parkplätze noch verfügbar sind. Ressourcen lassen sich außerdem nach Merkmalen, Ausstattung oder Kapazität filtern.

Damit verbindet Flexopus die Raumverwaltung mit einer vollständigen Desk Sharing Software. Nutzende können ihre wichtigsten Büroressourcen über eine gemeinsame Anwendung buchen, statt unterschiedliche Kalender, Listen und Buchungssysteme zu verwenden.

Microsoft Exchange mit Flexopus integrieren

Unternehmen, die ihre Besprechungsräume bereits über Outlook verwalten, müssen den bestehenden Prozess nicht ersetzen. Flexopus lässt sich direkt mit Microsoft Exchange verbinden.

Bei Exchange Online erfolgt die Integration über die Microsoft Graph API. Die Ressourcenkalender der Besprechungsräume werden dabei mit den entsprechenden Räumen in Flexopus verknüpft.

Die Synchronisation funktioniert bidirektional:

• Eine in Outlook erstellte Raumbuchung erscheint automatisch in Flexopus.
• Eine in Flexopus erstellte Reservierung wird an Microsoft Exchange übertragen.
• Änderungen und Stornierungen werden zwischen beiden Systemen abgeglichen.
• Microsoft Exchange bleibt die zentrale Instanz für die Bestätigung einer Buchung.

Da beide Lösungen auf denselben Ressourcenkalender zugreifen, bleibt der Buchungsstatus konsistent. Ein Raum, der über Outlook gebucht wurde, wird auch in Flexopus als belegt angezeigt. Umgekehrt erscheint eine über Flexopus vorgenommene Buchung im Outlook-Kalender des Nutzers. Dadurch werden Doppelbuchungen vermieden.

Catering und externe Gäste direkt über das Flexopus Outlook Add-in verwalten

Mit dem Flexopus Outlook Add-in lassen sich nicht nur Besprechungsräume buchen, sondern auch Catering und Facility Services sowie externe Gäste direkt bei der Terminplanung berücksichtigen. So können zusätzliche Services bequem innerhalb des gewohnten Outlook-Workflows organisiert werden.

Je nach eingesetzten Flexopus-Modulen können User bei der Erstellung einer Besprechung beispielsweise:

• Catering und Verpflegung für den Termin bestellen
• Facility Services und weitere Dienstleistungen hinzufügen
• Externe Gäste und Besucher direkt zur Besprechung einladen
• Relevante Besucherdaten bereits vor dem Termin erfassen
• Gäste vor Ort selbst einchecken lassen

Outlook und Desk Sharing sinnvoll kombinieren

Flexopus ergänzt die Raumverwaltung mit Outlook um weitere Funktionen für den hybriden Arbeitsalltag. Neben Besprechungsräumen können Mitarbeitende auch Arbeitsplätze und Parkplätze buchen und so ihren Bürotag zentral planen.

Über eine iCal-Synchronisierung lassen sich persönliche Flexopus-Buchungen zusätzlich in externe Kalender wie Microsoft Outlook übertragen. Gebuchte Arbeitsplätze, Parkplätze oder andere Ressourcen erscheinen dadurch auch im persönlichen Kalender und bleiben gemeinsam mit den übrigen Terminen im Blick.

Optional kann Flexopus außerdem mit der Microsoft-Arbeitsortfunktion synchronisiert werden. Wird beispielsweise ein Arbeitsplatz oder Homeoffice in Flexopus gebucht, kann der entsprechende Arbeitsort auch in Microsoft 365 beziehungsweise Outlook angezeigt werden. Kollegen erkennen so leichter, ob jemand im Büro oder remote arbeitet.

Für Unternehmen entsteht damit ein durchgängiger Prozess:

• Arbeitsplätze und Parkplätze werden zentral über Flexopus gebucht.
• Persönliche Buchungen können per iCal im Outlook-Kalender angezeigt werden.
• Desk- und Homeoffice-Buchungen lassen sich mit dem Microsoft-Arbeitsort synchronisieren.
• Besprechungsräume werden über Outlook oder Flexopus reserviert und über Exchange abgeglichen.
• Alle Ressourcen bleiben zentral in Flexopus verwaltbar.

Vorteile der Flexopus Exchange-Integration

Die Kombination aus Flexopus, Outlook und Microsoft Exchange bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

• bestehende Outlook-Prozesse bleiben erhalten
• Raumbuchungen werden bi-direktional synchronisiert
• Mitarbeiter können Outlook oder Flexopus für die Buchung verwenden
• interaktive Grundrisse erleichtern die Orientierung
• Kapazität und Ausstattung sind direkt sichtbar
• Doppelbuchungen werden vermieden
• Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze werden zentral verwaltet
• Desk Sharing und Raumbuchung greifen ineinander
• auch Nutzer ohne eigene Microsoft-365-Lizenz können Ressourcen über Flexopus buchen
• Raumdisplays, Check-in und Nutzungsanalysen können ergänzt werden

Fazit: Mehr als klassische Raumverwaltung mit Outlook

Die Raumverwaltung mit Outlook bietet eine solide Grundlage für die Buchung von Besprechungsräumen über Microsoft Exchange. Für hybride Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplätzen, Parkplätzen und wechselnden Büroanwesenheiten reicht sie jedoch oft nicht aus.

Flexopus ergänzt Outlook und Exchange um eine zentrale Workplace Management Plattform, in der sich Räume, Arbeitsplätze, Parkplätze und weitere Büroressourcen übersichtlich verwalten lassen.