Kapotte monitor? Meld het probleem rechtstreeks in Flexopus!

In het dagelijkse kantoorleven kan altijd iets onverwachts gebeuren: een monitor werkt niet meer, een in hoogte verstelbare tafel zit vast of er ligt een grote koffievlek op de tafel. Dit eindigt vaak in e-mails, stukjes papier of teamberichten — en niemand weet precies wie er verantwoordelijk is.

Met de gratis geïntegreerde „meld een probleem” -functie van Flexopus zijn dergelijke situaties veel eenvoudiger op te lossen. Gebruikers kunnen problemen direct melden waar ze zich voordoen: op werkstation, in vergaderruimte, bij parking of zelfs met een Troef. Het gerapporteerde probleem wordt automatisch gekoppeld aan de juiste bron of asset en doorgestuurd naar de juiste beheerders.

Dit maakt van een spontaan probleem een duidelijk gestructureerde taak, zonder extra hulpmiddelen of communicatiekanalen.

Meld een probleem met Flexopus: Zo doe je dat!

Het idee achter de functie is eenvoudig: als er zich een probleem voordoet, wordt dit rechtstreeks in het systeem op de bron of op het bedrijfsmiddel gemeld met de knop „Een probleem melden”.

Met Flexopus kunnen gebruikers problemen koppelen aan een specifieke bron. Hierdoor weet het systeem precies waar het probleem zich voordoet en om welke bron het gaat.

Bij het melden van een probleem kunnen gebruikers verschillende informatie verstrekken, bijvoorbeeld:

• een titel voor het probleem
• een categorie
• een beschrijving van het incident

U kunt bijvoorbeeld snel documenteren:

• „Monitor werkt niet”
• „Dockingstation defect”
• „Vieze tafel”
• „De QR-code op het apparaat is niet leesbaar”

Door directe toewijzing aan het gebouw, de verdieping of de bron hebben beheerders altijd een overzicht. Dit vermindert het aantal vragen en maakt de verwerking veel eenvoudiger.

Wie ontvangt het probleem en wat is de volgende stap?

Zodra een probleem wordt gemeld, wordt dit automatisch doorgestuurd naar de bevoegde autoriteit.

In Flexopus Dit gebeurt op twee manieren:

1. E-mailmelding naar de verantwoordelijke manager
2. In het overzicht in het beheergedeelte onder „Gerapporteerde problemen”

Beheerders of verantwoordelijke managers krijgen daarom onmiddellijk een bericht en kunnen het probleem in het systeem begrijpen.

In admin-gebied gemelde problemen kunnen centraal worden beheerd. Hierdoor kunnen facilitaire teams of IT-afdelingen snel zien:

• Welke problemen zijn gemeld
• Welke bronnen zijn getroffen
• Welke berichten zijn al verwerkt

Daarnaast kan een extern ticketingsysteem ook via e-mail aan het Flexopus-ticketsysteem worden gekoppeld, zodat er maar één systeem onderhouden hoeft te worden.

Sterven voordelen in één oogopslag:

• Problemen worden rechtstreeks toegewezen aan de juiste bron
• Beheerders ontvangen automatische meldingen
• Problemen kunnen centraal worden beheerd in het beheergedeelte
• Betrokken bronnen en activa kunnen worden geblokkeerd
• Gebruikers worden geïnformeerd over de oplossing

Op deze manier wordt een klein defect geen langdurig communicatieprobleem, maar kan het snel en eenvoudig worden opgelost: rechtstreeks in Flexopus.

Een bron vergrendelen zolang het probleem niet is opgelost

Als een werkplek of bedrijfsmiddel defect is, zou deze idealiter niet meer geboekt moeten worden. Dit is precies waar het voordeel van een geïntegreerd systeem om de hoek komt kijken.

Omdat probleemrapporten rechtstreeks aan een bron zijn gekoppeld, kunnen beheerders snel vaststellen welke taken of bronnen het betreft. Zo kunt u onmiddellijk reageren en de betreffende bron vergrendelen in het Flexopus-beheergedeelte, zodat deze niet langer kan worden geboekt.

Het resultaat: minder frustratie bij medewerkers en een beter overzicht van de toestand van de kantoorinfrastructuur.

conclusie

In veel bedrijven worden problemen op kantoor nog steeds via verschillende kanalen gemeld: e-mail, chat of bel op kantoor. Dit leidt snel tot verlies van informatie of onduidelijke verantwoordelijkheden en uiteindelijk tot frustratie en inefficiëntie.

Met de probleemrapportagefunctie van Flexopus is dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Gebruikers melden een probleem rechtstreeks in het systeem, gekoppeld aan de bijbehorende bron. Beheerders ontvangen automatisch een melding, kunnen het bericht centraal beheren, de bron blokkeren en deze opnieuw boekbaar maken nadat het probleem is opgelost.