Monitor kapot? Meld het probleem direct in Flexopus!

In het dagelijkse kantoorleven kan er altijd iets onverwachts gebeuren: een monitor werkt niet meer, een in hoogte verstelbaar bureau zit vast of er zit een grote koffievlek op tafel. Vaak eindigt dit in e-mails, briefjes of Teams-berichten – en niemand weet precies wie er verantwoordelijk is.

Met de gratis geïntegreerde "Probleem melden"-functie van Flexopus kunnen dergelijke situaties veel eenvoudiger worden opgelost. Gebruikers kunnen problemen direct melden waar ze zich voordoen: op de werkplek, in de vergaderruimte, bij de parkeerplaats of zelfs bij een asset. Het gemelde probleem wordt automatisch gekoppeld aan de betreffende resource of asset en doorgestuurd naar de verantwoordelijke beheerders.

Zo wordt een spontaan probleem een helder gestructureerde taak, zonder extra tools of communicatiekanalen.

Problemen melden met Flexopus: zo werkt het!

Het idee achter de functie is simpel: wanneer er een probleem optreedt, wordt dit direct in het systeem bij de resource of het asset gemeld met de knop "Probleem melden".

Flexopus stelt gebruikers in staat om problemen aan een specifieke resource te koppelen. Hierdoor weet het systeem precies waar het probleem zich voordoet en welke resource erbij betrokken is.

Bij het melden van een probleem kunnen gebruikers diverse informatie toevoegen, zoals:

• een titel voor het probleem
• een categorie
• een beschrijving van het voorval

Zo kan er bijvoorbeeld snel worden gedocumenteerd:

• „Monitor werkt niet”
• „Dockingstation defect”
• „Tafel bevlekt”
• „QR-code op asset niet leesbaar”

Door de directe toewijzing aan gebouw, verdieping of resource behouden beheerders altijd het overzicht. Dit vermindert het aantal vragen en vergemakkelijkt de afhandeling aanzienlijk.

Wie ontvangt de melding en wat gebeurt er daarna?

Zodra een probleem wordt gemeld, wordt dit automatisch doorgestuurd naar de verantwoordelijke afdeling.

In Flexopus gebeurt dit op twee manieren:

1. Via een e-mailnotificatie aan de verantwoordelijke manager
2. In het overzicht in het beheerdersgedeelte onder „Reported Issues”

Beheerders of verantwoordelijke managers ontvangen dus direct een bericht en kunnen het probleem in het systeem inzien.

In het beheerderspaneel kunnen gemelde problemen centraal worden beheerd. Hierdoor kunnen facilitaire teams of IT-afdelingen snel zien:

• welke problemen er zijn gemeld
• welke middelen zijn getroffen
• welke meldingen al zijn afgehandeld

Bovendien kan een extern ticketsysteem via e-mail worden gekoppeld aan het Flexopus-ticketsysteem, zodat er slechts één systeem hoeft te worden bijgehouden.

De voordelen op een rij:

• Problemen worden direct aan de juiste bron toegewezen
• Beheerders ontvangen automatische meldingen
• Problemen kunnen centraal in het beheerderspaneel worden beheerd
• Getroffen bronnen en assets kunnen worden geblokkeerd
• Gebruikers worden op de hoogte gehouden van de oplossing

Zo wordt een klein defect geen langdurig communicatieprobleem, maar kan het snel en eenvoudig worden opgelost: direct in Flexopus.

Een bron blokkeren zolang het probleem nog niet is verholpen

Als een werkplek of asset defect is, moet deze idealiter niet meer geboekt kunnen worden. Juist hier toont zich het voordeel van een geïntegreerd systeem.

Omdat probleemmeldingen direct aan een bron zijn gekoppeld, kunnen beheerders snel zien welke werkplekken of middelen getroffen zijn. Hierdoor kan er direct worden ingegrepen en kan de betreffende bron in het Flexopus-beheerderspaneel worden geblokkeerd, zodat deze niet meer geboekt kan worden.

Het resultaat: minder frustratie bij medewerkers en een beter overzicht van de staat van de kantoorinfrastructuur.

Conclusie

In veel bedrijven worden problemen op kantoor nog steeds via verschillende kanalen gemeld: e-mail, chat of mondeling. Dit leidt snel tot informatieverlies of onduidelijke verantwoordelijkheden en uiteindelijk tot frustratie en inefficiëntie.

Met de probleemmeldingsfunctie van Flexopus wordt dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Gebruikers melden een probleem direct in het systeem, gekoppeld aan de betreffende bron. Beheerders ontvangen automatisch een melding, kunnen de melding centraal beheren, de bron blokkeren en na het verhelpen van het probleem weer beschikbaar maken.