Flexopus News
2024-06-18
Optimierte Ressourcenverwaltung: Flexopus stellt das neue Kostenstellen-Feature vor
Finanzen im Griff, Büro im Flow! In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie das neue Kostenstellen-Feature von Flexopus die interne Abrechnung revolutioniert. Erfahre, wie du Buchungen automatisch den richtigen Abteilungen zuordnest, Budgets präzise verwaltest und maximale Transparenz in deine Office-Kosten bringst. So wird Desk-Sharing nicht nur flexibel, sondern auch buchhalterisch smart!
Die wichtigsten Fragen zusammengefasst
Warum ist die Zuordnung von Arbeitsplätzen zu Kostenstellen in einem geteilten Büro wichtig?
In modernen Hybrid-Büros nutzen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen dieselben Flächen. Ohne ein Kostenstellen-Feature ist es für die Buchhaltung fast unmöglich, die tatsächlichen Raumkosten fair und präzise auf die jeweiligen Budgets zu verteilen. Durch die automatische Zuordnung in Flexopus können Unternehmen genau nachvollziehen, welche Abteilung welche Ressourcen (Desks, Parkplätze, Meetingräume) beansprucht. Das schafft eine objektive Datenbasis für die interne Leistungsverrechnung und verhindert, dass Fixkosten pauschal und ungenau verteilt werden müssen.
Wie vereinfacht das Kostenstellen-Feature von Flexopus die administrativen Prozesse?
Das Feature automatisiert einen bisher manuellen und fehleranfälligen Prozess. Administratoren können Kostenstellen direkt aus dem HR-System (z. B. via Schnittstelle) importieren oder manuell hinterlegen. Bei jeder Buchung wird der entsprechende Datensatz im Hintergrund verknüpft. Das Exportieren von Berichten für das Controlling erfolgt mit wenigen Klicks. Dadurch entfällt das mühsame Abgleichen von Excel-Listen. Die Zeitersparnis ist enorm, und die Fehlerquote in der internen Rechnungsstellung sinkt gegen Null, da die Daten direkt an der Quelle der Ressourcennutzung erhoben werden.
Welchen strategischen Vorteil bietet die datenbasierte Kostenstellen-Analyse für das Management?
Über die reine Abrechnung hinaus liefert das Feature wertvolle Business Intelligence. Das Management sieht auf einen Blick, welche Teams das Büro am intensivsten nutzen und wo Kapazitäten eventuell abgebaut oder umgestaltet werden können. Wenn eine Kostenstelle beispielsweise hohe Ausgaben für externe Meetingräume hat, aber eigene Flächen leer stehen, kann strategisch gegengesteuert werden. So wandelt sich Desk-Sharing von einer reinen Komfort-Lösung zu einem echten Instrument für das Kosten-Controlling und die langfristige Immobilienstrategie des Unternehmens.
Inhaltsverzeichnis
Wir freuen uns, Ihnen die Flexopus Kostenstellen-Analyse vorzustellen - ein leistungsstarkes Tool zur effizienten Verwaltung und Abrechnung Ihrer gebuchten Objekte. Dieses innovative Tool wurde entwickelt, um die Verwaltung und Abrechnung Ihrer gebuchten Objekte effizienter und transparenter zu gestalten. In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen die Funktionen und Vorteile dieses Features näherbringen.
Warum ein Kostenstellen-Feature?
Unternehmen, die Desk-Sharing betreiben, stehen oft vor der Herausforderung, die Nutzung und Abrechnung von Arbeitsplätzen und Ressourcen effektiv zu managen. Besonders in größeren Organisationen oder bei der Zusammenarbeit mit verschiedenen Subunternehmen kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Unser Kostenstellen-Feature bietet hier eine Lösung, indem es eine detaillierte und anonymisierte Analyse ermöglicht.
Wie funktioniert das Kostenstellen-Feature?
- Nutzung erfassen: Nutzende können präzise einer Kostenstelle zugewiesen werden. Diese Zuordnung wird bei jeder Buchung der Person gespeichert und bleibt auch bei aktivierter Buchungsanonymisierung bestehen, wodurch eine detaillierte Nachverfolgung gewährleistet ist.
- Kostenstellen auswerten: Die erfassten Buchungen lassen sich beispielsweise als Excel-Datei exportieren. Diese Datei kann individuell weiterverarbeitet werden, um unter anderem die Mietkosten transparent und gerecht zwischen den verschiedenen Kostenstellen zu verteilen.
- SCIM-Integration: Um die manuelle Zuordnung von Nutzern zu Kostenstellen zu vermeiden, können die Benutzerinformationen effizient über die SCIM-Schnittstelle synchronisiert werden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler bei der Datenpflege.
- Integration in Smart Analytics: Geplant ist auch die Integration des Kostenstellen-Features in unser Smart Analytics Tool. Dies wird es Ihnen ermöglichen, noch tiefere Einblicke in die Nutzungsmuster und die Effizienz Ihrer Ressourcen zu gewinnen.
Vorteile des Features
- Effiziente Abrechnung: Die genaue Zuordnung von Buchungen zu Kostenstellen erleichtert die interne Verrechnung und Abrechnung erheblich.
- Verbesserte Transparenz: Durch die anonymisierte Analyse erhalten Sie einen klaren Überblick über die Nutzung Ihrer Ressourcen, ohne Datenschutzrichtlinien zu verletzen.
- Erhöhte Effizienz: Die automatische Verknüpfung und Echtzeitübertragung der Buchungsdaten sparen Zeit und reduzieren den Verwaltungsaufwand.
- Bessere Entscheidungen: Dank der geplanten Integration in Smart Analytics können Sie fundiertere Entscheidungen treffen und die Ressourcennutzung weiter optimieren.
Fazit
Die Flexopus Kostenstellen-Analyse hilft Ihnen, Ressourcen besser zu steuern und interne Prozesse zu vereinfachen – ganz gleich, ob Sie ein mittelständisches Unternehmen oder ein internationaler Konzern sind. Profitieren Sie von mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle in Ihrer Arbeitsplatzverwaltung.
Bei Fragen oder Anregungen steht Ihnen unser Team jederzeit zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!
Zuletzt aktualisiert:
2026-02-18
