De toekomst van werk: Activity Based Working

In de voortdurend veranderende wereld van de werkcultuur wint een innovatief concept steeds meer aan belang: Activity Based Working (ABW). De traditionele vaste werkplekken maken plaats voor een flexibelere aanpak die de productiviteit moet verhogen en de werkomgeving moet aanpassen aan de individuele behoeften van medewerkers. Laten we samen in de fascinerende wereld van Activity Based Working duiken en ontdekken hoe deze revolutionaire werkwijze de manier waarop we werken fundamenteel verandert.

Wat is Activity Based Working: een definitie

Om het simpel uit te drukken: het van oorsprong Engelse concept van activiteitsgericht werken lijkt op hoe we thuis wonen. Mensen gebruiken verschillende ruimtes voor alledaagse taken. Je gaat naar de keuken om te koken en naar de bank in de woonkamer om te ontspannen. Op kantoor volgen we analoog daaraan hetzelfde principe. Voor elke activiteit wordt een passende ruimte opgezocht; alleen gaat het hier niet om de woonruimte, maar om de werkomgeving. 

Deze ruimtes moeten de betreffende activiteit ondersteunen en daarvoor zijn uitgerust. Medewerkers krijgen een werkomgeving aangeboden die past bij de taken die op dat moment moeten worden uitgevoerd. Afhankelijk van de taak kan individueel worden besloten wat de juiste omgeving is en of er in interactie met collega's of als individu aan een project wordt gewerkt. De medewerkers bepalen zelf welk hulpmiddel nodig is voor de activiteit en op welke plek en op welk tijdstip het project wordt uitgevoerd. 

Activity Based Working en desk sharing: een perfecte synergie

De werkomgeving die is aangepast aan de betreffende activiteit en is toegesneden op de desbetreffende medewerkers of teams, bevordert op lange termijn de productiviteit en creativiteit. 

Centraal bij het Activity Based Working -concept staat de technische onafhankelijkheid door wifi, smartphone of laptop. De werkplek wordt opnieuw gedefinieerd door de plaatselijke ongebondenheid. Het concept is vooral geschikt voor bedrijven waar voornamelijk projectmatig, zelfstandig en creatief wordt gewerkt. Zelfs voor de leidinggevende is er geen vast bureau of eigen kantoor meer, want kantoorruimtes worden omgevormd tot creatieve ruimtes en vergaderzalen waaruit medewerkers vrij kunnen kiezen. 

Een modern werkconcept dat uitstekende synergieën creëert met Activity Based Working, is desk sharing. Desk sharing gaat verder dan louter ruimtelijke flexibiliteit en stelt medewerkers in staat om hun werkplekken te delen op basis van hun actuele behoeften en activiteitenprofiel. In plaats van vaste werkplekken of eigen kantoren bieden bedrijven met desk sharing flexibele kantoorruimtes die kunnen worden ingericht naar de eisen van de medewerkers. Deze flexibele werkplekinrichting bevordert niet alleen een optimaal gebruik van middelen, maar ondersteunt ook de principes van Activity Based Working door medewerkers in staat te stellen de optimale werkplek voor hun specifieke taken te kiezen. Verschillende bureaus kunnen namelijk verschillend worden uitgerust en voorzien van specifieke faciliteiten.

De combinatie van Activity Based Working en desk sharing creëert zo een flexibele werkomgeving die de individuele behoeften van medewerkers centraal stelt en tegelijkertijd de samenwerking en productiviteit bevordert.

Een passende oplossing hiervoor biedt Flexopus – ontwikkeld in Stuttgart, gehost in Duitsland en ISO 27001-gecertificeerd. De Workplace Management Software helpt bedrijven om verschillende werkplekken en middelen centraal te organiseren. Naast het klassiek boeken van werkplekken maakt een geïntegreerd ruimteboekingssysteem het reserveren van vergaderruimtes, creatieve zones en andere gemeenschappelijke ruimtes mogelijk. Een parkeerplaatsboekingssysteem zorgt er bovendien voor dat ook parkeerplaatsen flexibel en naar behoefte kunnen worden gereserveerd.

Daarnaast ondersteunt de Assetmanagement de digitale inventarisatie en het beheer van werkmiddelen en bedrijfsinventaris. Met de Software voor bezoekersbeheer kunnen externe gasten digitaal worden aangemeld en ontvangen, terwijl de catering- en facilitaire diensten-module het boeken van aanvullende diensten voor vergaderingen en evenementen vereenvoudigt.

Welke werkplekopties zijn er bij Activity Based Working? 

De mogelijkheden die er zijn bij het zogenaamde Activity Based Working, kunnen zeer uiteenlopend zijn: of het nu gaat om een rustige plek om je terug te trekken in de vorm van een telefooncel of een open zithoek voor creatieve vergaderingen, de mogelijkheden van activiteitsgericht werken zijn onbeperkt. Ruimtes die bedoeld zijn voor geconcentreerd werken, moeten akoestisch en visueel afgeschermd zijn. 

De inrichting van deze ruimtes is meestal eenvoudig en sober. Voor vergaderingen met meerdere personen worden collaboratieve ruimtes gebruikt die de samenwerking bevorderen. Een vergaderruimte is hier een voorbeeld van. Om te netwerken met medewerkers uit andere werkgebieden zijn sociale ontmoetingsplekken zoals workcafés zeer geschikt, omdat hier een optimale uitwisseling buiten de verschillende werkgebieden om kan plaatsvinden. In leeromgevingen ziet de inrichting van de ruimtes er in tegenstelling tot rustzones kleurrijker en creatiever uit. Bovendien worden in deze ruimtes extra materialen beschikbaar gesteld, zoals beschrijfbare wanden of knutselmateriaal, om creatief werk te ondersteunen. Ook ontspanning moet onderdeel zijn van dit concept. Hiervoor zijn bijvoorbeeld lounges met gestoffeerde meubels geschikt, die in een aangename sfeer en met een comfortabele zithouding kunnen dienen als plek om op te laden.

Bij Activity Based Working zijn er verschillende "activiteiten", zoals focuswerk dat individueel door één persoon wordt uitgevoerd. Bij collaboratieve activiteiten, waarbij meestal twee of meer personen betrokken zijn, vinden brainstormsessies of dialogen plaats. Daarnaast zijn er ook activiteiten zoals ontspanning of technische taken. 

Wat zijn de voordelen van Activity Based Working? 

1. Frisse wind in de communicatie: Voordelen van activiteitsgericht werken voor bedrijven kunnen bijvoorbeeld de ondersteuning van communicatie- of teamprocessen zijn. Door de regeneratie wordt de prestatiekracht van de organisatie vergroot. 

2. Verhoging van de medewerkerstevredenheid: Een ander belangrijk voordeel is de uitwisseling, wat een positief effect heeft op de prestaties. Over het algemeen wordt de tevredenheid van medewerkers vergroot, omdat zij zelf kunnen beslissen hoe en waar er gewerkt wordt. 

3. Gezondere werkstijl: Door de verschillende methoden en werkplekken wordt er meer beweging in de werkdag geïntegreerd. Voor medewerkers ontstaat er een gezondere werkstijl. Verplichte zit-sta-bureaus met verschillende hoogtes maken het mogelijk om actief te wisselen tussen staande en zittende werkzaamheden. 

4. Meer afwisseling: Het contact en de samenwerking onderling worden met dit werkmodel bevorderd. Er zijn weliswaar minder, maar wel kwalitatief hoogwaardige werkplekken, wat ook voor afwisseling zorgt. 

5. Vergroting van de creativiteit: Voorbeelden van nieuw gebruikte kantoorruimtes kunnen bijvoorbeeld creativiteitszones zijn, waarin medewerkers hun ideeën met behulp van verschillende materialen presenteren en over de tastbare modellen discussiëren. Op het gebied van design thinking zijn bijvoorbeeld Lego, klei, papier, pennen enz. hiervoor geschikt. Telefoongesprekken worden in het beste geval in telefooncellen gevoerd, zodat andere medewerkers niet worden gestoord door de geluidsdichte ruimte.

Wat zijn de uitdagingen van Activity Based Working?

Er zijn echter enkele uitdagingen waar bedrijven voor staan bij het invoeren van activiteitsgericht werken. Een statisch-functionele werkcultuur past bijvoorbeeld beter bij een klassiek kantoorconcept, terwijl creatieve en projectgerelateerde werkzaamheden vaak meer zin hebben in combinatie met een activity-based workspace. Niet alleen de werkplek, maar ook de verschillende karakters moeten in overweging worden genomen bij de keuze voor het werkplekconcept, want niet iedereen voelt zich prettig in grote gemeenschappelijke ruimtes. Meer introverte mensen geven vermoedelijk de voorkeur aan rustigere zones waar men zich ook eens kan terugtrekken. 

Conclusie: Is Activity Based Working een blijvertje?

Activity Based Working (ABW) revolutioneert de werkcultuur door flexibele benaderingen en creëert in combinatie met desk sharing een optimale omgeving voor productiviteit en creativiteit. De diversiteit aan werkplekopties biedt een moderne oplossing voor bedrijven die zich aanpassen aan de veranderingen in de arbeidswereld. Ondanks enkele uitdagingen biedt ABW talrijke voordelen en geeft het vorm aan de toekomst van werk door flexibele en activiteitsgerichte concepten. Over het algemeen nemen steeds meer bedrijven deel aan Activity Based Working en de toekomst laat een positieve stijgende lijn zien.