Bezoekersregistratie eenvoudig gemaakt met Flexopus

Dankzij de steeds meer verbonden werkomgeving worden persoonlijke ontmoetingen en gedeelde ruimtes steeds belangrijker. In de drukte van alledag is het zaak om binnenkomende gasten te verwelkomen – zonder omslachtige processen. Met de Flexopus bezoekersbeheersoftware verloopt de bezoekersaanmelding en het bezoekersbeheer eenvoudiger en ongecompliceerder dan ooit tevoren.

Met een digitale bezoekersaanmelding kunnen gasten al vóór de afspraak gestructureerd worden geregistreerd en voorbereid. De online bezoekersaanmelding vereenvoudigt niet alleen de planning, maar zorgt er ook voor dat de receptie en de gastheer tijdig op de hoogte zijn van aankomende gasten.

Van de uitnodiging en aanmelding tot de check-in op locatie: ons systeem zorgt voor een soepel verloop en maximale veiligheid. Of het nu gaat om eenmalige bezoekers of vaste zakenpartners: met Flexopus behoudt u altijd het overzicht en maakt u van de ontvangst een professionele ervaring.

Bezoekersaanmelding met Flexopus

Het Flexopus bezoekersbeheer stelt u in staat om gasten op kantoor papierloos te registreren. De software digitaliseert het volledige proces van bezoekersbeheer – van aanmelding en verificatie tot de ontvangst op locatie, inclusief de registratie van bezoeken.

De digitale bezoekersregistratie zorgt ervoor dat alle relevante bezoekersgegevens centraal en inzichtelijk worden gedocumenteerd. Bedrijven kunnen nieuwe bezoekers registreren, bestaande bezoekersgegevens hergebruiken en zo terugkerende gasten bijzonder eenvoudig beheren.

Gasten ontvangen een uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of de nodige stappen later op locatie bij de bezoekerszuil doorlopen. Daarnaast is er voor de receptie een realtime overzicht van alle bezoekers, inclusief statistieken. Dit dient niet alleen voor het overzicht en administratieve doeleinden, maar kan in noodgevallen ook worden ingezet voor veiligheidsrelevante zaken. Zo kan bij een evacuatie bijvoorbeeld worden gecontroleerd wie zich op dat moment in het kantoor bevond of wie achteraf opnieuw gecontacteerd moet worden.

Verloop van een bezoekersuitnodiging

Het verloop van een bezoekersuitnodiging is intuïtief, wat een zinvol en regelmatig gebruik van de tool mogelijk maakt. Binnen het proces kunnen bovendien aanpassingen worden gedaan om de ontvangst individueel vorm te geven, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van belangrijke documenten.

Het eigenlijke proces kan worden onderverdeeld in eenvoudige stappen, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de bezoekersaanmelding en een concrete boeking voor bezoekers:

De bezoekersaanmelding vindt plaats via de uitnodiging per e-mail of direct bij de receptie. Hierdoor wordt de bezoekersregistratie flexibel in het bestaande ontvangstproces geïntegreerd en kan deze naar wens van het bedrijf worden aangepast.

Bezoekersaanmelding

1. Voor een bezoeker boeken
2. Bezoeker selecteren of nieuwe bezoeker aanmaken
3. Bezoekersaanmelding selecteren. Hier kan direct ook een nieuwe bezoeker worden aangemaakt
4. Boekingsdetails invoeren
5. Opslaan
6. De aangemaakte bezoeker ontvangt per e-mail een uitnodiging met alle nodige boekingsdetails en een persoonlijke code voor de aanmelding. Vooraf kunnen hier ook belangrijke documenten zoals privacyverklaringen of bezoekersrichtlijnen worden ingezien en geaccepteerd. Zo verloopt de eigenlijke aanmelding op de dag van het bezoek zo soepel mogelijk.

Werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats voor bezoekers

1. Voor een bezoeker boeken
2. Bezoeker selecteren of nieuwe bezoeker aanmaken
3. Werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats selecteren
4. Normaal boekingsproces doorlopen
5. Opslaan
6. De geselecteerde bezoeker ontvangt indien gewenst een e-mailbevestiging met alle boekingsdetails en kan via een link in de e-mail bovendien de live-plattegrond inzien. Zo kan de bezoeker na de aanmelding zelfstandig zijn geboekte plek vinden.
7. De gastenboeking wordt nu weergegeven in het persoonlijke boekingsoverzicht

Bezoekersuitnodigingen en gastenboekingen kunnen bovendien via het admin-gedeelte worden beheerd. Hier is ook een dag- en totaaloverzicht van gastenboekingen beschikbaar.

Instellingsmogelijkheden voor bezoekersuitnodigingen

Via het admin-gedeelte kunnen alle bezoekersuitnodigingen worden ingezien en beheerd. Hier kunnen ook achteraf wijzigingen in de boekings- of gastgegevens worden aangebracht en is er een overzicht van alle bezoekers van uw bedrijf beschikbaar. Hierdoor hoeven terugkerende bezoekers niet telkens opnieuw te worden aangemaakt.
‍
Naast het algemeen activeren van de module kan ook worden beheerd of de boekende gebruikers beheerdersrechten over de uitnodigingen moeten krijgen. Zo kan de verantwoordelijkheid worden verdeeld of worden beperkt tot één beheerder.
‍
Het inzicht in de gebruikersoverschrijdende bezoekersdatabase kan eveneens worden beperkt. Zo kunnen gebruikers alleen de bezoekersprofielen zien en selecteren die zij zelf hebben aangemaakt.
‍
In de instellingen kunnen bovendien de begroetingstekst in de e-mail, de verplichte velden of de voor de bezoeker relevante documenten worden opgeslagen en bewerkt.

Naast de bezoekersuitnodigingen worden hier ook de optionele kiosk-terminal en de optie voor Digital Signage vrijgegeven.

Kiosk-terminal en Digital Signage

Met de optionele kiosk-terminal en de bijbehorende Digital Signage wordt de ontvangst op de dag van het bezoek snel en eenvoudig.

Bij de kiosk-terminal is de digitale bezoekersregistratie bijzonder eenvoudig. Genodigden voeren hun persoonlijke code in, vullen indien nodig ontbrekende informatie aan en voltooien de aanmelding direct ter plaatse.

De entree fungeert zo als tweede interface voor de aanmelding en vervult meerdere functies:

Registreren van bezoekersgegevens:

Mochten niet alle bezoekersgegevens vooraf zijn ingevuld, dan kunnen deze optioneel bij de kiosk-terminal worden aangevuld. Zo wordt elke bezoeker nauwkeurig geregistreerd en kan hij of zij zelf persoonlijke informatie toevoegen.

Invullen van belangrijke documenten:

Mochten belangrijke documenten vooraf zijn vergeten of zijn er tussen de uitnodiging en aankomst nieuwe toegevoegd, dan kunnen deze ook tijdens het aanmeldproces digitaal worden ondertekend.

Met de Digital Signage-optie kunt u direct en papierloos handtekeningen verzamelen. Denk hierbij aan algemene voorwaarden, geheimhoudingsverklaringen (NDA's) of informatie over gegevensbescherming of gegevensverwerking. Dit bespaart tijd en ruimte en vereenvoudigt het gehele ontvangstproces, zonder voorschriften te schenden of belangrijke informatie over het hoofd te zien.

Bescherming van bezoekersgegevens

Bij Flexopus geniet u van AVG-conforme gegevensbescherming. Dit is niet alleen van het grootste belang bij het beheer van gebruikers- en bedrijfsgegevens, maar ook bij het ontvangen van externen en het gebruik van het bezoekersbeheer. Opgeslagen persoonsgegevens worden uitsluitend voor het beoogde doel bewaard.

Flexopus wordt gehost in Duitsland; alle gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers van Hetzner GmbH in Beieren. Zowel Hetzner GmbH als Flexopus zijn ISO27001-gecertificeerd. Hierdoor voldoen alle processen aan de hoogste IT-beveiligingsprocedures en managementsystemen voor informatiebeveiliging.

Met de kiosk-terminal en Digital Signage beschermt u niet alleen de gegevens van de bezoekers, maar ook die van uzelf. Bij gevoelige onderwerpen kan direct bij de receptie een geheimhoudingsverklaring worden ondertekend en digitaal worden vastgelegd. Bedrijfsinterne details blijven zo beschermd, zonder dat u de mogelijkheid van een persoonlijk bezoek hoeft te weigeren.

Het opslaan van gebruikersgebaseerde analysedata voor de bezoekersregistratie kan in de tijd worden beperkt. Zo bent u maximaal flexibel en kunt u voldoen aan de eisen van elke bezoeker.

Voordelen van bezoekersbeheer

Hier zijn de voordelen van het Flexopus bezoekersbeheer op een rij:

Bezoekersuitnodiging: Externen kunnen eenvoudig per e-mail worden uitgenodigd voor een bezoek aan kantoor. Zij ontvangen alle benodigde boekingsgegevens en hun persoonlijke toegangscode. Bovendien kunnen zij belangrijke documenten al vooraf invullen.

Digitale bezoekerslijst: Als beheerder houdt u overzicht over alle aanwezige bezoekers. Samen met de gebruikerslijst kan zo worden achterhaald wie op welk moment op kantoor was.

In-/uitchecken: De check-in-functie werkt op dezelfde manier als die voor reguliere gebruikers. Zo kan worden gecontroleerd in welk tijdvenster genodigden zijn verschenen en krijgen alleen mensen met een officiële uitnodiging toegang.

Kiosk-terminal: Hierbij wordt een tablet gebruikt om de bezoekersregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken. Genodigden kunnen moeiteloos inchecken met hun uitnodigingscode. Dit bespaart papier en personeelskosten.

Digital Signage: Belangrijke of vertrouwelijke documenten kunnen direct ter plaatse digitaal worden ondertekend. Zo wordt een papierloze registratie van de toestemming van bezoekers eenvoudig mogelijk gemaakt.

Naast het digitale bezoekersbeheer biedt Flexopus verdere modules voor een uniform workplace management. Met de desk sharing software kunnen medewerkers flexibel werkplekken boeken, terwijl de ruimteboekingssoftware en het digitale parkeerboekingssysteem het beheer van vergaderruimtes en bedrijfsparkeerplaatsen vereenvoudigen. Daarnaast maken de asset management software een digitaal inventarisbeheer mogelijk, de catering- en facility services module de organisatie van kantoordiensten en vergaderruimtedisplays een transparante weergave van de ruimtebezetting. Zo combineert Flexopus alle belangrijke functies voor een moderne kantooromgeving op één centraal platform.

Conclusie

Met de Flexopus bezoekersregistratie wordt het volledige bezoekersproces gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en efficiënter ingericht. Van een eenvoudige uitnodiging per e-mail tot een snelle, soepele check-in en het digitaal ondertekenen van documenten: het systeem biedt een flexibele en professionele oplossing voor de ontvangst en het beheer van uw gasten.

Van digitale aanmelding en registratie tot de digitale verwerking van bezoekers: Flexopus helpt bedrijven om bezoekersprocessen papierloos, transparant en veilig in te richten.

Het gebruikersbeheer overtuigt niet alleen door het gebruiksgemak, maar ook door de hoogste veiligheidsnormen en AVG-conforme gegevensopslag. U behoudt altijd de volledige controle over bezoekersstromen en kunt individuele toegangsregels vastleggen. Bovendien vermindert digitalisering de administratieve last, minimaliseert het fouten en zorgt het voor een transparante documentatie van alle bezoekersbewegingen.

Of het nu gaat om kleine bedrijven of grote organisaties: met Flexopus wordt de ontvangst van gasten eenvoudiger, slimmer en professioneler, terwijl een moderne en innovatieve workflow behouden blijft.