Bezoekersregistratie gemakkelijk gemaakt met Flexopus

Door de steeds meer verbonden werkwereld worden persoonlijke ontmoetingen en gedeelde ruimtes steeds belangrijker. In de hectiek van alledag is het nu zaak om aankomende gasten te verwelkomen – zonder omslachtige processen. Met de Flexopus bezoekersmanagementsoftware wordt het aanmelden en beheren van bezoekers eenvoudiger en soepeler dan ooit tevoren.

Met een digitale bezoekersregistratie kunnen gasten al vóór de afspraak gestructureerd worden vastgelegd en voorbereid. De online bezoekersregistratie vereenvoudigt niet alleen de planning, maar zorgt er ook voor dat de receptie en de gastheer tijdig op de hoogte zijn van aankomende gasten.

Van de uitnodiging en registratie tot de check-in ter plaatse – ons systeem zorgt voor een soepel proces en maximale veiligheid. Of het nu gaat om eenmalige bezoekers of vaste zakenpartners: met Flexopus behoudt u altijd het overzicht en maakt u van de ontvangst een professionele ervaring.

Bezoekersregistratie met Flexopus

Het Flexopus bezoekersmanagement stelt u in staat om gasten op kantoor papierloos te registreren. De software digitaliseert het gehele proces van bezoekersbeheer – van registratie en verificatie tot de ontvangst ter plaatse, inclusief het loggen van de bezoeken. 

De digitale bezoekersregistratie zorgt ervoor dat alle relevante bezoekersgegevens centraal en traceerbaar worden gedocumenterd. Bedrijven kunnen nieuwe bezoekers registreren, bestaande bezoekersgegevens hergebruiken en zo terugkerende gasten bijzonder eenvoudig beheren.

Gasten ontvangen een uitnodiging per e-mail en kunnen zich vooraf verifiëren of de benodigde stappen later ter plaatse bij de bezoekerskiosk uitvoeren. Bovendien is er voor de receptie een realtime overzicht van alle bezoekers – inclusief statistieken. Dit dient niet alleen voor overzicht en administratieve doeleinden, maar kan in geval van nood ook worden gebruikt voor veiligheidsgerelateerde zaken. Zo kan in geval van nood bijvoorbeeld worden gecontroleerd wie zich ten tijde van een evacuatie in de kantoorruimtes bevond of wie achteraf opnieuw gecontacteerd moet worden.

Proces van een bezoekersuitnodiging

Het proces van een bezoekersuitnodiging is intuïtief en maakt zo een zinvol, regelmatig gebruik van de tool mogelijk. Binnen het proces kunnen ook aanpassingen worden gedaan om de ontvangst van bezoekers individueel vorm te geven, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van belangrijke documenten.

Het eigenlijke proces kan worden onderverdeeld in eenvoudige stappen, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de bezoekersregistratie en een concrete boeking voor bezoekers:

De bezoekersregistratie vindt plaats via een uitnodiging per e-mail vooraf of direct bij de receptie. Hierdoor wordt de bezoekersregistratie flexibel geïntegreerd in het bestaande ontvangstproces en kan deze worden aangepast aan de eisen van het bedrijf.

Bezoekersregistratie

1. Een bezoeker boeken
2. Bezoeker selecteren of nieuwe bezoeker aanmaken
3. Bezoekersregistratie selecteren. Hier kan tegelijkertijd ook een nieuwe bezoeker worden aangemaakt.
4. Boekingsdetails invullen
5. Opslaan
6. De aangemaakte bezoeker ontvangt per e-mail een uitnodiging met alle benodigde boekingsdetails en een gepersonaliseerde code voor de aanmelding. Van tevoren kunnen hier ook belangrijke documenten zoals privacy-informatie of bezoekersrichtlijnen worden ingezien en geaccepteerd. Zo wordt de daadwerkelijke aanmelding op de bezoekdag zo eenvoudig mogelijk.

Werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats voor bezoekers

1. Boeken voor een bezoeker
2. Bezoeker selecteren of nieuwe bezoeker aanmaken
3. Werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats selecteren
4. Het normale boekingsproces doorlopen
5. Opslaan
6. De geselecteerde bezoeker ontvangt indien nodig een e-mailmelding met alle boekingsdetails en kan via een link in de e-mail ook inzicht krijgen in het live-plan. Zo kan de bezoeker na aanmelding zelfstandig zijn geboekte resource vinden.
7. De gastboeking wordt nu weergegeven in het persoonlijke boekingenoverzicht

Bezoekersuitnodigingen en gastboekingen kunnen bovendien via het admin-gedeelte worden gedaan. Hier is ook een dag- en totaaloverzicht van gastboekingen beschikbaar.

Instellingsmogelijkheden voor bezoekersuitnodigingen

Via het admin-gedeelte kunnen alle bezoekersuitnodigingen worden ingezien en beheerd. Hier kunnen ook achteraf wijzigingen in de boekings- of gastdetails worden aangebracht en is een overzicht van alle bezoekers van uw bedrijf in te zien. Zo hoeven terugkerende bezoekers niet elke keer opnieuw te worden aangemaakt.
‍
Naast de algemene activering van de module kan ook worden beheerd of de boekende gebruikers beheerrechten over de uitnodigingen moeten krijgen. Zo kan de verantwoordelijkheid hier ofwel worden verdeeld, ofwel worden beperkt tot één admin.
‍
De inzage in de gebruikersoverschrijdende bezoekersdatabase kan eveneens worden beperkt. Zo kunnen gebruikers alleen de bezoekersprofielen zien en selecteren die zij zelf hebben aangemaakt.
‍
In de instellingen kunnen bovendien de e-mailwelkomsttekst, de verplichte velden die moeten worden ingevuld of de voor de bezoeker relevante documenten worden vastgelegd en bewerkt.

Naast de bezoekersuitnodigingen worden hier ook de optionele kioskterminal en de optie voor digital signage geactiveerd.

Kioskterminal en Digital Signage

Via het optionele kioskterminal en de bijbehorende Digital Signage verloopt de ontvangst op de bezoekdag snel en eenvoudig.

Bij het kioskterminal kan de digitale bezoekersregistratie bijzonder eenvoudig worden uitgevoerd. Uitgenodigde gasten voeren hun persoonlijke code in, vullen indien nodig ontbrekende informatie aan en voltooien de bezoekersregistratie direct ter plaatse.

De entree dient zo als tweede interface voor de aanmelding en vervult meerdere functies:

Vastleggen van bezoekersgegevens:

Mochten niet alle bezoekersgegevens vooraf zijn ingevuld, dan kunnen deze optioneel ook bij het kioskterminal worden aangevuld. Zo wordt elke bezoeker gedetailleerd vastgelegd en kan hij of zij persoonlijke informatie ook zelf aanvullen.

Invullen van belangrijke documenten:

Mochten belangrijke documenten vooraf zijn vergeten of zijn er tussen de uitnodiging en aankomst nieuwe toegevoegd, dan kunnen deze ook tijdens het aanmeldingsproces digitaal worden ondertekend.

De Digital Signage optie stelt u in staat om direct en papierloos handtekeningen vast te leggen. Voorbeelden hiervan zijn algemene voorwaarden, NDA's of informatie over gegevensbescherming of gegevensverwerking. Dit bespaart tijd, ruimte en vereenvoudigt het gehele ontvangstproces, zonder voorschriften te overtreden of belangrijke informatie te verwaarlozen.

Bescherming van bezoekersgegevens

Bij Flexopus geniet u gegevensbescherming volgens de AVG. Dit is niet alleen van het grootste belang bij het beheer van gebruikers- en bedrijfsgegevens, maar ook bij het ontvangen van externe partijen en het gebruik van het bezoekersbeheer. Opgeslagen gebruikersgerelateerde gegevens worden uitsluitend voor een specifiek doel opgeslagen. 

Flexopus wordt gehost in Duitsland, alle gegevens worden uitsluitend opgeslagen op servers van Hetzner GmbH in Beieren. Zowel Hetzner GmbH als Flexopus zijn ISO27001 gecertificeerd. Alle processen voldoen dus aan de hoogste IT-beveiligingsprocedures en informatiebeveiligingsmanagementsystemen.

Met het kioskterminal en de Digital Signage beschermt u niet alleen de gegevens van de bezoekers, maar ook die van uzelf. Bij gevoelige onderwerpen kan een geheimhoudingsverklaring direct bij de receptie worden ondertekend en digitaal worden vastgelegd. Bedrijfsinterne details blijven zo beschermd, zonder dat u de mogelijkheid van een persoonlijk bezoek hoeft te weigeren.

Het opslaan van de gebruikersgebaseerde analysedata voor de registratie van bezoekers kan in de tijd worden beperkt. Zo bent u maximaal flexibel en kunt u voldoen aan de eisen van elke bezoeker.

Voordelen van bezoekersbeheer

De voordelen van Flexopus bezoekersbeheer op een rij:

Bezoekersuitnodiging: Externen kunnen eenvoudig via e-mailnotificatie naar kantoor worden uitgenodigd. Hierin ontvangt u alle benodigde boekingsdetails en uw persoonlijke toegangscode. Bovendien kunt u belangrijke documenten alvast invullen. [SEG 4] Digitale bezoekerslijst:

Als beheerder houdt u het overzicht over alle aanwezige bezoekers. Samen met de gebruikerslijst kan zo worden nagegaan wie op welk tijdstip op kantoor was. In-/uitchecken:

De check-infunctie vervult hetzelfde doel als die voor reguliere gebruikers. Zo kan worden gecontroleerd binnen welk tijdvenster uitgenodigde bezoekers zijn verschenen en komen alleen mensen met een officiële uitnodiging binnen. Kioskterminal: 

Hierbij wordt een tablet gebruikt om de bezoekersregistratie zo eenvoudig mogelijk te maken. Uitgenodigde bezoekers kunnen zich moeiteloos inchecken met de uitnodigingscode. Dit bespaart papier en personeel. [SEG 12] Digital Signage: Belangrijke of vertrouwelijke documenten kunnen direct ter plaatse met een digitale handtekening worden ondertekend. Een papierloze registratie van de bezoekersgoedkeuring wordt zo eenvoudig mogelijk gemaakt.

Conclusie Met de Flexopus bezoekersregistratie wordt het gehele bezoekproces gedigitaliseerd, geoptimaliseerd en efficiënter ingericht. Van de eenvoudige uitnodiging per e-mail en het snelle en soepele inchecken tot het digitaal ondertekenen van belangrijke documenten – het systeem biedt een flexibele en professionele oplossing voor de ontvangst en het beheer van uw gasten.

Van de digitale bezoekersaanmelding, via de bezoekersregistratie tot de digitale bezoekersvastlegging ondersteunt Flexopus bedrijven bij het papierloos, transparant en veilig afhandelen van bezoekersprocessen.

De gebruikersadministratie overtuigt daarbij niet alleen door zijn gebruiksvriendelijkheid, maar ook door de hoogste veiligheidsstandaarden en AVG-conforme gegevensopslag. U behoudt te allen tijde de volledige controle over bezoekersstromen en kunt individuele toegangsregels instellen. Bovendien vermindert digitalisering de handmatige administratieve last, minimaliseert het foutbronnen en zorgt het voor een transparante documentatie van alle bezoekersbewegingen.

Of het nu voor kleine bedrijven of grote concerns is – met Flexopus wordt de gastenontvangst eenvoudiger, slimmer en professioneler, terwijl tegelijkertijd een moderne en innovatieve workflow behouden blijft.