Visitor registration made easy with Flexopus

In an increasingly connected working world, personal meetings and shared spaces are becoming more important than ever. In the hustle and bustle of daily life, it is essential to welcome arriving guests without cumbersome processes. With Flexopus visitor management software, visitor registration and management are easier and more straightforward than ever before.

Digital visitor registration allows guests to be structured and prepared for before their appointment. Online visitor registration not only simplifies planning but also ensures that reception and hosts are informed about arriving guests well in advance.

From invitations and registration to on-site check-in, our system ensures a smooth process and maximum security. Whether for one-time visitors or regular business partners, Flexopus helps you keep track of everything and turns your reception into a professional experience.

Visitor registration with Flexopus

Flexopus visitor management allows you to register guests in the office paperlessly. The software digitizes the entire visitor management process – from registration and verification to on-site reception, including visit logging.

Digital visitor logging ensures that all relevant visitor data is documented centrally and transparently. Companies can register new visitors, reuse existing visitor data, and manage recurring guests with ease.

Guests receive an invitation via email and can verify themselves in advance or complete the necessary steps later at the visitor kiosk on-site. Additionally, the reception has a real-time overview of all visitors, including statistics. This serves not only for general oversight and administrative purposes but can also be used for safety-related matters in an emergency. For example, in the event of an evacuation, it can be used to verify who was in the office space at that time or who should be contacted afterward.

Visitor invitation process

The visitor invitation process is intuitive, enabling meaningful and regular use of the tool. Adjustments can also be made within the process to customize the visitor reception, for example, for signing important documents.

The actual process can be divided into simple steps, distinguishing between visitor registration and specific bookings for visitors:

Visitor registration takes place either in advance via email invitation or directly at the reception. This allows visitor registration to be flexibly integrated into existing reception processes and adapted to specific company requirements.

Visitor registration

1. Book for a visitor
2. Select visitor or create a new one
3. Select visitor registration. A new visitor can also be created at the same time
4. Enter booking details
5. Save
6. The created visitor receives an email invitation with all necessary booking details and a personalized code for registration. Important documents, such as privacy information or visitor guidelines, can also be viewed and accepted in advance. This makes the actual registration on the day of the visit as uncomplicated as possible.

Workstation, meeting room, or parking space for visitors

1. Book for a visitor
2. Select visitor or create a new one
3. Select workstation, meeting room, or parking space
4. Go through the standard booking process
5. Save
6. The selected visitor receives an email notification with all booking details if required and can also gain insight into the live plan via a link in the email. This allows the visitor to find their booked resource independently after checking in.
7. The guest booking is now displayed in the personal booking overview

Visitor invitations and guest bookings can also be managed via the admin area. A daily and overall overview of guest bookings is also available here.

Einstellungsmöglichkeiten für Besuchereinladungen

Über den Admin-Bereich können alle Besuchereinladungen eingesehen und verwaltet werden. Hier können auch nachträglich Änderungen in den Buchungs- oder Gastdetails vorgenommen werden und es ist eine Übersicht über alle Besucher ihres Unternehmens einzusehen. Somit müssen wiederkehrende Besucher nicht jedes Mal neu angelegt werden.
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Neben der allgemeinen Freischaltung des Moduls kann zudem verwaltet werden, ob die buchenden Nutzer Verwaltungsrechte über die Einladungen erhalten sollen. Somit kann die Verantwortlichkeit hier entweder aufgeteilt, oder auf einen Admin beschränkt werden.
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Die Einsicht in die nutzerübergreifende Besucherdatenbank kann ebenfalls beschränkt werden. So können Nutzer nur die Besucherprofile sehen und auswählen, die Sie auch selbst angelegt haben.
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In den Einstellungen lassen sich zudem der E-Mail-Begrüßungstext, die auszufüllenden Pflichtfelder oder die für den Besucher relevanten Unterlagen hinterlegen und bearbeiten.

Neben den Besuchereinladungen werden hier auch das optionale Kiosk-Terminal und die Option für Digital Signage freigegeben.

Kiosk-Terminal und Digital Signage

Über das optionale Kiosk-Terminal und die damit verbundene Digital Signage wird der Empfang am Besuchstag schnell und unkompliziert.

Am Kiosk-Terminal lässt sich die digitale Besucherregistrierung besonders einfach durchführen. Eingeladene Gäste geben ihren persönlichen Code ein, ergänzen bei Bedarf fehlende Informationen und schließen die Besucheranmeldung direkt vor Ort ab.

Der Einlass dient somit als zweite Schnittstelle für die Anmeldung und erfüllt gleich mehrere Funktionen:

Erfassen von Besucherdaten:

Sollten nicht alle Besucherdaten im Vorfeld ausgefüllt worden sein, können diese auch optional am Kiosk-Terminal nachgetragen werden. So wird jeder Besucher detailgetreu erfasst und kann persönliche Informationen auch selbst nachtragen.

Ausfüllen wichtiger Dokumente:

Sollten wichtige Dokumente im Voraus vergessen worden sein oder wurden zwischen Einladung und Ankunft neue hinzugefügt, können diese auch beim Anmeldungsprozess digital signiert werden.

Die Digital Signage Option erlaubt ihnen, direkt und papierlos Unterschriften zu erfassen. Beispiele hierfür wären allgemeine Geschäftsbedingungen, NDA’s oder Informationen zu Datenschutz oder Datenverarbeitung. Das spart Zeit, Platz und vereinfacht den gesamten Empfangsprozess, ohne Vorschriften zu verletzen oder wichtige Informationen zu vernachlässigen.

Schutz der Besucherdaten

Bei Flexopus genießen Sie Datenschutz nach DSGVO. Dieser ist nicht nur bei der Verwaltung der Nutzer- und Firmendaten von allerhöchster Wichtigkeit, sondern auch beim Empfangen von Externen und der Nutzung der Besucherverwaltung. So werden gespeicherte nutzerbezogene Daten ausschließlich zweckgebunden gespeichert. 

Flexopus ist hosted in Germany, alle Daten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner GmbH in Bayern gespeichert. Sowohl die Hetzner GmbH, als auch Flexopus sind nach ISO27001 zertifiziert. Somit entsprechen alle Prozesse den höchsten IT-Sicherheitsverfahren und Informationssicherheits-Managementsystemen.

Durch das Kiosk-Terminal und die Digital Signage schützen Sie nicht nur die Daten der Besucher, sondern auch ihre eigenen. So kann bei sensiblen Themen eine Verschwiegenheitserklärung direkt am Empfang unterzeichnet und digital erfasst werden. Firmeninterne Details bleiben somit geschützt, ohne dass sie die Möglichkeit eines persönlichen Besuchs verwehren müssen.

Das Speichern der nutzerbasierten Analysedaten für die Erfassung der Besucher lässt sich zeitlich begrenzen. So sind Sie maximal flexibel aufgestellt und können den Anforderungen eines jeden Besuchers gerecht werden.

Vorteile eines Visitor Managements

Hier sind die Vorteile des Flexopus Besuchermanagements im Überblick:

Besuchereinladung: Externe können einfach per E-Mail-Benachrichtigung ins Büro eingeladen werden. Hier erhalten Sie alle nötigen Buchungsdetails und ihren persönlichen Einlasscode. Zudem können Sie wichtige Dokumente bereits im Voraus ausfüllen.

Digitale Besucherliste: Als Admin behalten Sie den Überblick über alle anwesenden Besucher. Gemeinsam mit der Nutzerliste kann so nachvollzogen werden, wer zu welchem Zeitpunkt im Büro war.

Ein-/Auschecken: Die Check-in-Funktion erfüllt den gleichen Zweck wie die der normalen Nutzer. So kann überprüft werden, in welchem Zeitfenster eingeladene Besucher erschienen sind und es kommen nur Leute mit offizieller Einladung herein. 

Kiosk-Terminal: Hier wird ein Tablet verwendet, um die Besuchererfassung so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Eingeladene Besucher können sich über den Einladungscode mühelos einchecken. So wird Papier und Personal gespart.

Digital Signage: Wichtige oder vertrauliche Dokumente können direkt vor Ort per digitaler Unterschrift unterzeichnet werden. Eine papierlose Erfassung der Besucherzustimmung wird somit unkompliziert möglich gemacht.

In addition to digital visitor management, Flexopus offers further modules for unified workplace management. With the desk sharing software, employees can book workstations flexibly, while the room booking software and the digital parking space booking system simplify the management of meeting rooms and company parking lots. Additionally, the asset management software enables digital inventory management, the catering and facility services module organizes office services, and meeting room displays provide a transparent view of room occupancy. In this way, Flexopus combines all essential functions for modern office life on one central platform.

Fazit

Mit der Flexopus Besucheranmeldung wird der gesamte Besuchsprozess digitalisiert, optimiert und effizienter gestaltet. Von der einfachen Einladung per E-Mail über das schnelle und reibungslose Check-in bis hin zur digitalen Unterzeichnung wichtiger Dokumente – das System bietet eine flexible und professionelle Lösung für den Empfang und die Verwaltung ihrer Gäste.

Von der digitalen Besucheranmeldung über die Besucherregistrierung bis zur digitalen Besuchererfassung unterstützt Flexopus Unternehmen dabei, Besucherprozesse papierlos, transparent und sicher abzubilden.

Dabei überzeugt die Benutzerverwaltung nicht nur durch ihre Nutzerfreundlichkeit, sondern auch durch höchste Sicherheitsstandards und eine DSGVO-konforme Datenspeicherung. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Besucherströme und können individuelle Zutrittsregelungen festlegen. Zusätzlich reduziert die Digitalisierung manuellen Verwaltungsaufwand, minimiert Fehlerquellen und sorgt für eine transparente Dokumentation aller Besucherbewegungen. 

Ob für kleine Unternehmen oder große Konzerne – mit Flexopus wird der Gästeempfang einfacher, smarter und professioneller, während gleichzeitig ein moderner und innovativer Workflow bewahrt wird.