Microsoft Office 365 and Flexopus - Hybrid work made easy with Outlook and Teams

Many people are familiar with this scenario: you start using a new piece of software or an app and gradually get to know it better. As you become familiar with the app's habits, you keep thinking of things that could improve its functionality or make its usability more customizable.

Once you reach this point, there are only a few options available to an average user to achieve their goal. You can either wait for updates from the manufacturer, provide feedback to the developers and hope that the app providers implement exactly that, or, if included in the feature set, connect external programs to the software.

As you can see, only the latter case puts the responsibility for the desired use of the app into the hands of the users and their admins. Now, learn how the Flexopus desk sharing app makes this ideal scenario easy to achieve together with Office 365 via Microsoft integration.

Microsoft integrations with Flexopus

Flexopus offers a whole range of widely used and extremely useful integrations that significantly simplify working with the hot desking software. This primarily includes desk booking with Microsoft Office 365. While there are ways to make a desk booking system usable in Office 365 via workarounds, this solution is quite technical and not very practical for ordinary users.

The situation is different, however, when you let Flexopus handle desk booking. Whether via the Microsoft Teams app, which fits seamlessly into the widely used Microsoft tool, or calendar synchronization with Outlook - Flexopus and Office 365 work hand in hand and are also extremely easy to integrate and use. Microsoft Active Directory can also be linked for simple user management and maintenance.

Should you encounter any problems when setting up the desk booking system integration in Office 365, Flexopus offers quick assistance through its excellent technical support at support@flexopus.com, ensuring that all feasible requests can be implemented simply and quickly.

Microsoft Teams integration

Microsoft Teams is the most widely used software in Germany for collaborative work in hybrid teams. It therefore makes sense to leverage the power of the tool and enable the Flexopus desk booking system in Microsoft Teams.

Incidentally, Flexopus can be downloaded from the official Microsoft Store and is therefore an app officially recognized by Office 365 that fits seamlessly into the Teams environment, making the hot desk booking system in Office 365 a breeze.

The advantage is clear: users no longer have to leave their familiar Teams environment and can therefore book their workstations conveniently via Microsoft Teams.

Office 365 desk booking

As previously explained, Flexopus can act as a desk booking system in Office 365. There are several use cases for how this practical solution makes everyday work with Microsoft programs easier.

Learn now what possibilities Flexopus offers you as an Office 365 desk booking system and which Office 365 solutions can be enabled together with Flexopus.

Outlook add-in

Flexopus is available as an add-in in Outlook. This means that workstations, meeting rooms, and parking spaces can also be booked via the Outlook application, making desk booking in Office 365 even easier to manage.

Des Weiteren können auch Lagepläne und Objekte direkt über Outlook eingesehen werden. Das führt dazu, dass der gewohnte Weg der Buchung über Outlook nicht verlassen werden muss, um ans Ziel zu gelangen.

Microsoft Exchange Online Integration

Die Flexopus Microsoft Exchange Online Integration nutzt die Microsoft Graph API, um Besprechungsraumbuchungen zwischen Flexopus und Microsoft Office 365 automatisch zu synchronisieren. Nutzer*innen können Besprechungsräume in Flexopus buchen, die dann in ihrem Office 365 Kalender erscheinen. Diese Integration ist nur für die Cloud-Version von Microsoft Exchange verfügbar und ergänzt Outlook um Funktionen wie Ad-hoc-Buchungen und Raumverwaltung, während der gewohnte Buchungsprozess unverändert bleibt. Außerdem kann über die Anbindung von Flexopus direkt über Outlook in Räume ein und auschecken.

Single-Sign-On mit Microsoft 

Mehrere Möglichkeiten, sich bei Onlinediensten anzumelden, können schnell verwirrend werden. Viele verschiedene Mailadressen, Passwörter und Portale und alles muss verwaltet und gespeichert werden, um Zugänge nicht zu verlieren.

Um dieses Problem zu umgehen, gibt es die Möglichkeit des Single-Sign-On (SSO). Hierbei wird nicht in bekannter Manier die Kombination aus Nutzernamen und Passwort eingegeben, sondern ein externer Identity Provider hat die zur Anmeldung nötigen Daten vorliegen. Auch Microsoft führt eine Möglichkeit, sich mit nur einem Dienst in vielen verschiedenen Programmen einloggen zu können. Single Sign-On kann bequem mit unserer Office 365 OAuth 2.0 Integration verwendet werden und der Zugang mit einer gezielten Whitelist kontrolliert werden. 

Microsoft Active Directory

Die Flexopus-Integration mit Microsoft AD FS über das SAML2-Protokoll ermöglicht eine einfache und sichere Single Sign-On (SSO) Lösung. Administratoren können in der AD FS-Admin-Konsole Flexopus als vertrauenswürdigen Partner einrichten, wodurch Benutzer*innen mit denselben Anmeldeinformationen auf Flexopus zugreifen können wie in anderen Unternehmenssystemen. Dies vereinfacht das Identitätsmanagement und erhöht die Sicherheit. Die Integration unterstützt auch optionale Gruppensynchronisationen, sodass Unternehmen Zugriffsrechte zentral verwalten und Benutzerkonten effektiv organisieren können.

Nun folgt eine kurze Zusammenfassung über alle Protokolle, über die in Flexopus SSO verwendet werden kann:

Microsoft O-Auth 2.0

Die Microsoft 365 OAuth SSO Integration von Flexopus ermöglicht es Nutzer*innen, sich sicher und einfach über ihre Microsoft 365-Konten bei Flexopus anzumelden. Sie nutzt das OAuth 2.0-Protokoll und vereinfacht den Zugang durch Single Sign-On (SSO). Administratoren können zudem eine Whitelist einrichten, um den Zugang auf bestimmte E-Mail-Domains zu beschränken, was die Sicherheit erhöht.

SAML2

Die SAML2 SSO Integration von Flexopus ermöglicht eine sichere Authentifizierung über das SAML2-Protokoll. Benutzer*innen können sich mit ihren Unternehmensanmeldeinformationen anmelden, wodurch Zugriffsrechte zentral verwaltet und die Sicherheit erhöht werden. 

SCIM

Mit der SCIM-Schnittstelle können Sie die Benutzerverwaltung zwischen Ihrem Azure AD und Flexopus besser automatisieren. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile. Unter anderem die Synchronisierung von Benutzergruppen, Übertragung von Benutzerprofilen vor dem ersten Login sowie automatisches Archivieren und Löschen von Nutzer:innen, welche das Unternehmen verlassen haben.

Was sind also die Vorteile von Microsoft Office 365 und Flexopus?

Die Integration der Desk Sharing App Flexopus mit Microsoft Office 365 ermöglicht es Nutzenden, die Arbeitsplatzbuchungssoftware effektiv in ihre bereits genutzten Microsoft-Anwendungen wie Teams, Outlook und Microsoft Exchange Online zu integrieren. Dies erleichtert das Management von Buchungen für Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätzen erheblich, indem Nutzer*innen nahtlos innerhalb ihrer bekannten Umgebung arbeiten können. Mit der Möglichkeit, über Microsoft Active Directory und Single Sign-On (SSO) Nutzer*innen zentral zu verwalten und einen sicheren Zugriff zu gewährleisten, wird die Effizienz gesteigert und die Sicherheit erhöht. Flexopus bietet durch Microsoft Graph API eine Synchronisation von Buchungen und durch OAuth 2.0 und SAML2 zusätzliche Sicherheitsfeatures. Unternehmen profitieren von flexiblen, einfach zu implementierenden und sicheren Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern.

Die wichtigsten Office 365 Desk Sharing Integrationen im Überblick:

• Integration von Flexopus mit Microsoft Office 365 (Teams, Outlook, Exchange)
• Single Sign-On (SSO) via Microsoft OAuth 2.0 und SAML2
• Zentrale Benutzerverwaltung über Microsoft Active Directory
• Unterstützung von Ad-hoc-Buchungen und Raumverwaltung
• Flexopus ist im Microsoft Store verfügbar

Zusammenfassend lässt sich also folgendes festhalten:

1. Flexopus ermöglicht nahtlose Integration mit Microsoft Office 365 Anwendungen.
2. Benutzende können Arbeitsplätze und Räume direkt über Teams und Outlook buchen.
3. Single Sign-On (SSO) mit Microsoft erhöht die Sicherheit und vereinfacht den Zugang.
4. Microsoft Active Directory erlaubt zentrale Verwaltung von Nutzerinnen.
5. Flexopus bietet durch Microsoft Exchange eine automatische Synchronisation von Buchungen.
6. Technischer Support von Flexopus unterstützt bei der Integration und Problemen.