Autonomous Work: How Employees Can Take Control

Imagine a company and a workplace where everyone feels they contribute, are equally important, and are independent. Autonomous working is the path to this, and companies around the world are adopting such structures. Workplace autonomy gives your employees the opportunity to achieve more, improve performance, and increase profits—all while feeling more in control.

Let’s take a look at autonomous working and its revolutionary approach to see what it’s all about.

Autonomous Working: What Does It Mean?

Let’s look at the meaning of autonomous working. What exactly is it, what does it mean, and how can you apply it to your own organization? In short, autonomous working is a structure that eliminates the dreaded 24/7 manager surveillance and breaks the chains to the office through numerous adjustments. It is designed to offer all employees more flexibility and empower them in their roles.

But what is an autonomous team? Generally, it is a team of motivated employees who can handle projects without constant supervision by collaborating and completing their work independently of location and time. An efficient autonomous team will achieve the same, if not better, results than teams that do not have the same flexibility.

Examples of Workplace Autonomy

Autonomous working is not just a pipe dream. It is already happening in companies of all shapes and sizes. Businesses that use systems and tools to improve the efficiency of autonomous work are the ones that are truly starting to get ahead. A workplace management software like Flexopus is an example of such a tool.

Flexopus promotes autonomous working by allowing employees to organize their work environment flexibly and independently. With our intuitive desk sharing software, they decide for themselves when to work from the office and which workspace they would like to use. Using the interactive floor plan, they can book available desks in different home zones. For example, those who need to focus can reserve a desk in a quiet area, while those looking to collaborate with colleagues can choose a workspace near their team.

With Flexopus' room booking software and parking space booking software, employees can also reserve meeting rooms and company parking spots in advance. The asset management software enables the digital management and booking of company resources, while the visitor management software simplifies the registration of external guests and the catering module streamlines ordering office services. Through the Flexopus live plan, employees also get a real-time overview of workspace occupancy and can see which colleagues are scheduled to be in the office.

Integrating Flexopus into existing company systems facilitates seamless incorporation into daily work life and supports smooth communication and collaboration. Flexopus not only increases flexibility and efficiency in the office, but also promotes employee satisfaction and autonomy.

Desk sharing is just one example of autonomous working, so what are other examples?

• Flextime: Employees can start at 5 a.m. and finish early, or start late and finish late, as long as their hours are completed.
• Flexible work locations: Working from home, in business centers, at a café, or anywhere else (provided there is a Wi-Fi connection).
• Individual goal setting: Employees can set individual goals for their respective teams regarding profit targets, turnaround times, etc.
• Meeting flexibility: Team members can schedule their own meetings and choose those that are most important for achieving their goals and objectives.
• Independent budgeting: Automatically gives employees the green light for company expenses up to a certain amount to remove unnecessary obstacles.

How employers can promote employee autonomy in the workplace

An autonomous wonderland cannot be created by magic. Employers must put in the work to make it a reality.
If you run your own company or lead a large team, you can use the following tips to create the conditions for efficient workplace autonomy:

1. Limit employee check-ins: Show trust in your team's abilities by reducing unnecessary meetings, requests for updates and reports, etc.
2. Streamline communication: Use services and platforms where collective goals can be observed and monitored so everyone is on the same page.‍
3. Promote and implement skills development: Consider courses, certifications, and training days for team members to prepare them for working independently.‍
4. Avoid punishing mistakes: Create a culture where it is okay to try things, fail, make mistakes, and learn from them to improve in the future.‍
5. Give praise: Don't forget to give those who work autonomously recognition and public support to maintain the connection.‍
6. Open-door policy: Keep communication lines wide open between all levels of the company.‍
7. Design and implement flexible policies: Establish rules for customizable working hours and locations.‍
8. Promote work-life balance: Respect personal time and encourage a healthy work-life balance.

Autonomous team structure

Um autonomes Arbeiten zu ermöglichen, müssen Sie möglicherweise die Struktur Ihrer Organisation umgestalten. In diesem Fall zeigen wir Ihnen, wie Sie eine optimale Struktur für autonomes Arbeiten schaffen können:

• Abflachen der Pyramide: Reduzieren Sie die Führungsebenen und schaffen Sie offene Kommunikationswege zwischen den MitarbeiterInnen aller Ebenen.
• Mischen Sie die Teams: Bilden Sie Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten, um autarke Einheiten zu schaffen.
• Spielmannsstuhl-Führung: Lassen Sie je nach Projektanforderungen verschiedene Teammitglieder das Ruder übernehmen.
• Zielausrichtung: Setzen Sie klare Teamziele, die mit den Ambitionen des Unternehmens übereinstimmen.
• Huddle up: Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um auf Kurs zu bleiben und Probleme zu lösen.
• Alle Mann an Deck: Beteiligen Sie alle an der Entscheidungsfindung bei großen und kleinen Überlegungen.
• Unermüdliche Entwicklung: Pflegen Sie eine Kultur, in der der Aufbau von Fähigkeiten, die Weitergabe von Wissen und die persönliche Entwicklung stets auf der Tagesordnung stehen.

Autonome Arbeitsgruppen: Vorteile und Nachteile

Wie alles, was sich lohnt, haben auch autonome Arbeitsgruppen ihre Vor- und Nachteile. Dennoch liegt Autonomie am Arbeitsplatz derzeit voll im Trend, denn die Vorteile überwiegen nachweislich die Nachteile! Was die Einzelheiten betrifft, so können Sie sich an den folgenden Listen orientieren:

Die guten Seiten:

• Die Mitarbeitenden sind engagierter und glücklicher bei der Arbeit
• Kreativität und Innovation gehen durch die Decke
• Die Problemlösungskompetenz wird erheblich gesteigert
• Produktivität und Effizienz erreichen neue Höchstwerte
• Teams werden anpassungsfähiger an Veränderungen
• Weniger Bedarf an mittlerem Management
• Spitzentalente gedeihen und bleiben langfristig im Unternehmen

Die nicht so guten Dinge:

• Gefahr der Abweichung von den Unternehmenszielen
• Schwierige Bewertung der individuellen Leistung
• Einige Teammitglieder können sich isoliert oder nicht unterstützt fühlen
• MitarbeiterInnen können sich durch die zunehmende Verantwortung stärker unter Druck gesetzt fühlen

Zusammenfassung

Der traditionelle 9-to-5-Tag gehört dank des autonomen Arbeitens bereits der Vergangenheit an. Dieses Konzept und die damit verbundenen Anpassungen an die Arbeitsweise der alten Schule sind eine willkommene Veränderung, die längst überfällig war. Da sich das autonome Arbeiten immer mehr durchsetzt und immer bessere Ergebnisse liefert, sollten Sie sich fragen, ob Sie wirklich wollen, dass Ihr Unternehmen den Anschluss verliert, weil es sich nicht anpasst.
Mit anderen Worten: Sind Sie bereit, eine Kultur des autonomen Arbeitens zu begrüßen, um mit der Zeit zu gehen und Ihr Unternehmen florieren zu lassen? Die Antwort darauf überlassen wir Ihnen!