Flexopus News
2023-12-14
Meeting room management made easy with Flexopus
Schluss mit der Raumsuche! Der Artikel stellt den Meeting Room Finder von Flexopus vor – die smarte Lösung für effizientes Raummanagement. Erfahre, wie digitale Türschilder, Echtzeit-Verfügbarkeiten und intuitive Buchungstools den Büroalltag entlasten, Fehlbuchungen verhindern und die Nutzung deiner Meetingräume optimieren. So wird Zusammenarbeit endlich stressfrei und transparent.
Frequently Asked Questions summarized
Wie löst der Meeting Room Finder das Problem von "Geister-Meetings" und ungenutzten Räumen?
"Geister-Meetings" entstehen, wenn Räume gebucht, aber nicht genutzt werden. Der Meeting Room Finder löst dies durch eine Check-in-Funktion direkt am digitalen Türschild oder via App. Erfolgt innerhalb einer festgelegten Zeit kein Check-in, wird der Raum automatisch wieder für andere Kollegen freigegeben. Diese Echtzeit-Aktualisierung sorgt für eine maximale Flächenausnutzung und verhindert den Frust, vor einem scheinbar belegten, aber eigentlich leeren Raum zu stehen. Das System schafft somit Fakten statt Vermutungen und optimiert die Raumkapazitäten spürbar.
Welche Vorteile bieten digitale Türschilder für die spontane Zusammenarbeit im Büro?
Digitale Türschilder dienen als interaktive Informationsquelle direkt am Ort des Geschehens. Sie zeigen auf einen Blick, ob ein Raum aktuell frei oder belegt ist und wie lange das laufende Meeting noch dauert. Besonders wertvoll: Freie Räume können oft direkt am Display für spontane Ad-hoc-Meetings gebucht werden. Das spart den Umweg über den Laptop und fördert eine agile Arbeitsweise. Durch die visuelle Signalisierung (z. B. rot/grün) werden Unterbrechungen laufender Meetings vermieden, was die Konzentration und Professionalität im gesamten Büro steigert.
Wie unterstützt die Raummanagement-Software die langfristige Optimierung der Büroinfrastruktur?
Hinter dem Buchungstool steckt eine leistungsstarke Analyse-Komponente. Die Software sammelt anonymisierte Daten über die tatsächliche Nutzungshäufigkeit und Dauer von Meetings. Facility Manager können so erkennen, ob beispielsweise kleine Telefonkabinen fehlen oder große Konferenzräume permanent unterbelegt sind. Diese datenbasierten Einblicke ermöglichen eine bedarfsgerechte Umgestaltung der Büroflächen. Statt auf Bauchgefühl zu vertrauen, können Investitionen in neue Raumkonzepte präzise dort getätigt werden, wo sie den größten Nutzen für die Belegschaft und die Effizienz bringen.
Table of contents
In an ever-changing business world characterised by flexible working models and decentralised teams, efficient resource management is crucial. Flexopus presents the info screens for meeting rooms, an innovative extension that not only takes room management to a new level but also signifies a shift in the strategic planning and organisation of meetings in companies.
About the Flexopus Meeting Room Finder
The Flexopus Meeting Room Finder goes beyond the conventional boundaries of a pure room booking application. At its core, it embodies the vision of not only helping companies optimise room usage but also promoting a more intuitive approach to the entire room planning process.
As a comprehensive tool, it aims to streamline and improve every facet of space management. The central function of the system is to enable organisations to identify available meeting rooms quickly and efficiently. Through an intuitive user interface, users gain real-time insight into the occupancy status of various rooms, facilitating seamless meeting planning and execution.
Integration of info screens
An outstanding feature of the Meeting Room Finder is the integration of info screens customised for meeting rooms. These screens go beyond a simple display of room occupancy and provide a comprehensive overview of all scheduled meetings. Users can therefore head straight for the nearest available room without wasting time on time-consuming searches. The seamless integration and user-friendly design make the meeting room finder an indispensable part of the modern working world.
Flexible use and proactive data protection
Use of the Flexopus meeting room finder is not restricted to specific devices. Various smart TVs can easily call up the display directly in the browser. The system can be activated by simply entering a PIN, which makes configuration quick and easy. Administrators have full control over the management of the conference room boards via the central dashboard. New devices can be easily added or removed as required, allowing flexibility to adapt to changing business requirements. This flexibility ensures that companies can utilise their existing infrastructure without having to make additional investments.
Flexopus takes a proactive approach by adhering to compliance and data protection guidelines. The system deliberately withholds confidential information such as meeting titles and participant names and only displays the host's name. This conscientious approach ensures the safe and secure use of the meeting room finder in organisations of all sizes.
Colour-coded booking display
Bookings can be displayed both in list form, categorised by calendar week, and in an interactive calendar. The colour-coded display of the booking status also increases clarity (GREEN: free, ORANGE: booking starts in 10 minutes, RED: occupied).
Conclusion
Overall, the Flexopus Meeting Room Finder is not only a tool for efficient room planning, but also an investment in the productivity and smooth workflow of companies. This innovative solution not only revolutionises the planning and execution of meetings but also optimises the use of resources in companies. Use Flexopus to organise meetings more efficiently and improve your business processes in the long term. Get in touch with one of our employees for more information!
Last updated:
2026-02-20
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