La gestión eficiente de los espacios de trabajo influye significativamente en la huella de carbono de las empresas. Gracias a la reserva transparente de puestos y salas, el uso óptimo de las superficies y la reducción de equipamiento innecesario, Flexopus ayuda a alcanzar objetivos ecológicos y económicos. Los modelos de trabajo híbrido se organizan mejor y de forma más sostenible, convirtiendo a Flexopus en un pilar clave para Kai Otto Architekten.
Sobre la empresa
Kai Otto Architekten es un estudio de arquitectura con sede en el centro de Múnich. Se especializan en la construcción sostenible y energéticamente eficiente, así como en la reforma y rehabilitación de edificios existentes.
El estudio no solo implementa estrategias sostenibles para sus clientes, sino que también prioriza la sostenibilidad, la huella ecológica, la satisfacción de los empleados y la eficiencia del espacio en sus propias oficinas. Desde mayo de 2022, utilizan la aplicación de desk sharing Flexopus para gestionar sus puestos de trabajo y salas.
Nuestra interlocutora, Ina Bundschuh, respondió a nuestras preguntas sobre la gestión eficiente del espacio de trabajo en una entrevista.
¿Qué les llevó a replantearse la gestión del espacio de trabajo?
Ina Bundschuh: Con el rápido crecimiento de nuestro equipo, nuestra organización anterior alcanzó sus límites. Las reservas se hacían mediante el calendario interno, lo que se volvió confuso. El objetivo de implementar un sistema de gestión era ganar transparencia, distribuir recursos de forma eficiente, aumentar el aprovechamiento del espacio y apoyar el modelo de trabajo híbrido.
¿Por qué eligieron Flexopus?
Ina Bundschuh: Buscábamos una solución intuitiva y fácil de integrar en nuestros procesos. Flexopus nos convenció por su interfaz clara, su lógica de reserva sencilla y la flexibilidad para configurar distintos tipos de puestos. Para nosotros era fundamental que los empleados pudieran ver en todo momento quién está en la oficina y qué puestos están disponibles.
¿Cómo contribuye el uso de Flexopus a su estrategia de sostenibilidad?
Ina Bundschuh: Flexopus nos permite aprovechar mejor nuestra superficie de oficina. Los puestos de compañeros a tiempo parcial o en movilidad pueden ser compartidos, reduciendo la necesidad total de espacio. Además, no es necesario dotar a cada empleado de equipamiento técnico individual, como monitores o estaciones de acoplamiento. Esto ahorra recursos y respalda nuestro compromiso con la sostenibilidad.
¿Qué resultados medibles han obtenido desde la implementación de Flexopus?
Ina Bundschuh: Tendremos cifras concretas el próximo año. No obstante, ya observamos una optimización clara en la ocupación de los puestos. Al principio, la configuración de los puestos móviles aumentó ligeramente nuestra huella de carbono debido a la adquisición de nuevos equipos. Sin embargo, esperamos mejoras medibles en cuanto a espacio, consumo energético y equipamiento.
¿Qué es lo que más le gusta de Flexopus y qué echa en falta?
Ina Bundschuh: Valoramos especialmente su facilidad de uso y la visión clara de la ocupación de nuestras oficinas. Flexopus permite organizar el trabajo híbrido de forma eficiente. En el futuro, sería deseable una integración aún más estrecha con nuestras herramientas de comunicación para incorporar las reservas de forma más fluida en el día a día.
¿Qué consejos daría a otras empresas con objetivos de sostenibilidad similares?
Ina Bundschuh: Recomendamos definir objetivos claros sobre el uso de recursos desde el principio e involucrar activamente a los empleados. Una comunicación transparente sobre las ventajas de un sistema como Flexopus fomenta su aceptación. Además, merece la pena medir sistemáticamente los efectos en la sostenibilidad para hacer visibles las mejoras a largo plazo.
Si tuviera que resumir el éxito en una frase: ¿qué es lo que más ha cambiado para ustedes gracias a Flexopus?
Ina Bundschuh: Gracias a Flexopus, utilizamos nuestras oficinas de forma mucho más eficiente y hemos creado un modelo de futuro que combina flexibilidad y sostenibilidad.
Fazit
El estudio de arquitectura utiliza Flexopus para alcanzar objetivos sostenibles a largo plazo. Combinan con destreza la optimización de recursos para objetivos medioambientales, la satisfacción de los empleados y el ahorro de costes, utilizando Flexopus como software de gestión de espacios de trabajo.
Con ello, Kai Otto Architekten demuestra su espíritu pionero y que, como empresa, actúan desde dentro hacia fuera. El software de gestión de espacios de trabajo Flexopus les ayuda en sus procesos actuales y simplifica la administración y gestión de la oficina de Múnich.
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