Flexopus als ondersteuning van de duurzaamheidsstrategie bij Kai Otto Architekten

De efficiënte inrichting van werkplekken en ruimtes heeft ook een grote invloed op de CO₂-voetafdruk van kantoren en bedrijven. Door transparante boekingen, optimaal ruimtegebruik en minder overbodige apparatuur helpt Flexopus om ecologische en economische doelen te bereiken. Hybride werkmodellen worden zo niet alleen beter georganiseerd, maar ook duurzamer uitgevoerd. Flexopus is daarmee een belangrijke bouwsteen voor elke moderne duurzaamheidsstrategie – ook bij Kai Otto Architekten.

Over het bedrijf

Kai Otto Architekten is een architectenbureau met het hoofdkantoor in het centrum van München. Het bureau richt zich op duurzaam en energiezuinig bouwen, evenals op renovatie en transformatie van bestaande bouw.

Het architectenbureau zet niet alleen duurzame strategieën in voor klanten, maar hecht ook in het eigen kantoorbeheer veel waarde aan duurzaamheid, de ecologische voetafdruk, medewerkerstevredenheid en efficiënt ruimtegebruik. Sinds mei 2022 gebruiken ze de desksharing-app Flexopus voor het boeken van werkplekken en vergaderruimtes.

Onze contactpersoon Ina Bundschuh beantwoordde in een interview al onze vragen over efficiënt werkplekbeheer.

Wat was de aanleiding om met werkplekbeheer aan de slag te gaan?

Ina Bundschuh: Door de snelle groei van ons team liepen we tegen de grenzen van onze oude werkorganisatie aan. Het boeken van werkplekken en vergaderruimtes gebeurde voorheen alleen via de interne agenda, wat steeds onoverzichtelijker werd. Het doel van een werkplekbeheersysteem was om transparantie te creëren, middelen efficiënter te verdelen, de ruimte-efficiëntie aanzienlijk te verhogen en hybride werken optimaal te ondersteunen.

Waarom hebben jullie voor Flexopus gekozen?

Ina Bundschuh: We zochten een intuïtieve oplossing die makkelijk in onze processen te integreren was. Flexopus overtuigde ons door de heldere interface, de eenvoudige boekingslogica en de mogelijkheid om verschillende werkplektypes flexibel in te richten. Het was voor ons erg belangrijk dat medewerkers altijd kunnen zien wie wanneer op kantoor is en welke plekken beschikbaar zijn.

Hoe draagt het gebruik van Flexopus concreet bij aan jullie duurzaamheidsstrategie?

Ina Bundschuh: Dankzij Flexopus kunnen we onze kantoorruimte veel efficiënter benutten. Werkplekken van collega's die in deeltijd werken of mobiel werken, kunnen meervoudig worden gebruikt, wat de totale behoefte aan ruimte vermindert. Bovendien hoeven we niet voor alle medewerkers eigen werkplekken met technische apparatuur zoals monitoren, toetsenborden of dockingstations te hebben. Dat bespaart middelen en ondersteunt onze duurzaamheidsdoelen.

Welke meetbare resultaten hebben jullie sinds de invoering van Flexopus behaald?

Ina Bundschuh: Concrete meetbare cijfers hebben we pas volgend jaar. Op dit moment is echter al duidelijk dat de bezettingsgraad van de werkplekken aanzienlijk is geoptimaliseerd. In het begin zorgde de inrichting van de mobiele werkplekken voor een tijdelijk hogere CO₂-voetafdruk, omdat nieuwe apparatuur en schermen moesten worden aangeschaft. We verwachten echter meetbare verbeteringen op het gebied van ruimte, energieverbruik en uitrusting.

Wat bevalt het beste aan Flexopus en wat mist er nog?

Ina Bundschuh: We waarderen vooral het gebruiksgemak en het heldere overzicht van de bezetting van onze kantoorruimtes. Flexopus maakt het mogelijk om hybride werken efficiënt te organiseren. In de toekomst zou een nog nauwere koppeling met onze communicatietools wenselijk zijn, om boekingen nog naadlozer in het dagelijkse werk te integreren.

Welke tips heb je voor andere bedrijven met vergelijkbare (duurzaamheids)doelen?

Ina Bundschuh: We raden aan om vroegtijdig duidelijke doelen te stellen voor ruimte- en middelengebruik en medewerkers actief bij het proces te betrekken. Transparante communicatie over de voordelen van een systeem zoals Flexopus vergroot het draagvlak. Daarnaast loont het om de duurzaamheidseffecten systematisch te meten, zodat verbeteringen op de lange termijn zichtbaar worden.

Als u het succes in één zin zou moeten samenvatten: wat is er door Flexopus voor u het meest veranderd?

Ina Bundschuh: Dankzij Flexopus benutten we onze kantoorruimte veel efficiënter en hebben we een toekomstbestendig model gecreëerd dat flexibiliteit en duurzaamheid combineert.

Conclusie

Het architectenbureau gebruikt Flexopus om langetermijndoelen en duurzaamheidsdoelstellingen te behalen. Ze combineren op slimme wijze hulpbronnenbesparing voor een beter milieu, medewerkerstevredenheid en kostenbesparing, waarbij ze Flexopus inzetten als software voor workplace management.

Kai Otto Architekten bewijst hiermee pioniersgeest en laat zien dat ze als bedrijf van binnenuit werken. De workplace management-software Flexopus ondersteunt hun bestaande processen en vereenvoudigt het beheer en office management voor het kantoor in München.