Flexopus als ondersteuning voor de duurzaamheidsstrategie van Kai Otto Architekten

Het efficiënte ontwerp van werkplekken en kamers heeft ook een aanzienlijke invloed op de CO₂-voetafdruk van kantoren en bedrijven. Door transparante werkplek- en kamerboekingen, optimaal ruimtegebruik en de vermindering van onnodige werkplekapparatuur helpt Flexopus om ecologische en economische doelen in gelijke mate te bereiken. Hybride werkmodellen zijn niet alleen beter georganiseerd, maar worden ook op een hulpbronnenbesparende manier geïmplementeerd. Flexopus wordt zo een belangrijk onderdeel van elke moderne duurzaamheidsstrategie — zelfs met Kai Otto Architekten.

Over het bedrijf

Kai Otto Architekten is een architectenbureau met hoofdkantoor in het centrum van München. Het kantoor van Kai Otto Architekten richt zich zowel op duurzaam en energiezuinig bouwen als op de conversie en renovatie van bestaande gebouwen.

Het architectenbureau implementeert niet alleen duurzame strategieën voor zijn klanten, maar hecht ook de hoogste waarde aan duurzaamheid, de ecologische voetafdruk, medewerkerstevredenheid en efficiënt ruimtegebruik in het kantoorbeheer van zijn eigen pand. Sinds mei 2022 gebruiken ze de Flexopus desk sharing-app voor het boeken van werkplekken en het boeken van kamers.

Onze contactpersoon Ina Bundschuh beantwoordde al onze vragen over efficiënt werkplekbeheer in een interview.

Wat was de aanleiding om met werkplekbeheer om te gaan?

Ina Bundschuh: Met de snelle groei van ons team bereikten we grenzen met onze vorige werkorganisatie. Werkstations en vergaderruimten werden voorheen uitsluitend via de interne kalender geboekt, wat steeds verwarrender werd. Het doel van de introductie van een werkplekbeheersysteem was om transparantie te creëren, middelen efficiënter te verdelen, de ruimte-efficiëntie aanzienlijk te verhogen en het werken in een hybride model optimaal te ondersteunen.

Waarom heb je voor Flexopus gekozen?

Ina Bundschuh: We waren op zoek naar een oplossing die intuïtief te gebruiken was en eenvoudig te integreren was in onze bestaande processen. Flexopus maakte indruk op ons met zijn duidelijke gebruikersinterface, eenvoudige boekingslogica en de mogelijkheid om verschillende soorten werkstations flexibel weer te geven. We vonden het bijzonder belangrijk dat medewerkers op elk moment kunnen zien wie er op kantoor is en wanneer en welke werkplekken beschikbaar zijn.

Hoe draagt het gebruik van Flexopus eigenlijk bij aan uw duurzaamheidsstrategie?

Ina Bundschuh: Flexopus stelt ons in staat om onze kantoorruimte veel efficiënter te gebruiken. De werkplekken van parttime of mobiele collega's kunnen meerdere keren worden gebruikt, waardoor de totale ruimtebehoefte afneemt. Bovendien is het niet nodig om alle medewerkers te voorzien van hun eigen werkplekken, inclusief technische apparatuur zoals monitoren, toetsenborden of dockingstations. Dit bespaart grondstoffen en ondersteunt onze toewijding aan duurzaamheid.

Welke meetbare resultaten heb je behaald sinds de introductie van Flexopus?

Ina Bundschuh: We zullen het komende jaar alleen concrete meetbare cijfers beschikbaar hebben. Het is echter al duidelijk dat de benutting van werkplekken aanzienlijk is geoptimaliseerd. In het begin leidde het opzetten van mobiele werkplekken op korte termijn tot een hogere CO2-voetafdruk, omdat er nieuwe apparaten, schermen en andere apparatuur moesten worden aangeschaft. We verwachten echter meetbare verbeteringen op het gebied van ruimte, energieverbruik en apparatuur.

Wat vind je het leukst aan Flexopus en wat ontbreekt er?

Ina Bundschuh: We waarderen vooral het gebruiksgemak en het duidelijke overzicht van de bezetting van onze kantoorruimte. Flexopus maakt het mogelijk om hybride werk efficiënt te organiseren. In de toekomst zou een nog nauwere koppeling met onze communicatiemiddelen wenselijk zijn om boekingen nog naadloos te integreren in het dagelijkse werk.

Welke tips zou je geven aan andere bedrijven die vergelijkbare (duurzaamheids) doelen nastreven?

Ina Bundschuh: We raden aan om in een vroeg stadium duidelijke doelstellingen voor het gebruik van ruimte en middelen vast te stellen en dat werknemers actief bij het proces worden betrokken. Transparante communicatie over de voordelen van een systeem zoals Flexopus bevordert de acceptatie. Het is ook de moeite waard om duurzaamheidseffecten systematisch te meten om verbeteringen op lange termijn zichtbaar te maken.

Als u uw succes in één zin zou moeten samenvatten: Wat heeft Flexopus voor u het meest veranderd?

Ina Bundschuh: Met Flexopus gebruiken we onze kantoorruimte veel efficiënter en hebben we een duurzaam model gecreëerd dat flexibiliteit en duurzaamheid combineert.

conclusie

Het architectenbureau gebruikt Flexopus om duurzame doelstellingen op lange termijn te bereiken. Ze combineren op slimme wijze de aspecten van het behoud van hulpbronnen voor duurzame milieudoelstellingen, werknemerstevredenheid en kostenbesparingen en gebruiken hiervoor Flexopus als software voor werkplekbeheer.

Kai Otto Architekten toont daarmee een pioniersgeest en laat zien dat ze als bedrijf van binnenuit opereren. De Flexopus-software voor werkplekbeheer ondersteunt hen bij bestaande processen en vereenvoudigt de administratie en het kantoorbeheer voor het kantoor in München.