Flexopus als Unterstützung der Nachhaltigkeitsstrategie bei Kai Otto Architekten

Die effiziente Gestaltung von Arbeitsplätzen und Räumen beeinflusst auch maßgeblich den CO₂-Abdruck von Büros und Unternehmen. Durch transparente Arbeitsplatz- und Raumbuchung, die optimale Auslastung von Flächen sowie die Reduktion unnötiger Arbeitsplatzausstattung hilft Flexopus dabei, ökologische und wirtschaftliche Ziele gleichermaßen zu erreichen. Hybride Arbeitsmodelle werden nicht nur besser organisiert, sondern auch ressourcenschonend umgesetzt. So wird Flexopus zum wichtigen Baustein jeder modernen Nachhaltigkeitsstrategie – auch bei Kai Otto Architekten.

Über das Unternehmen

Kai Otto Architekten ist ein Architekturbüro mit Hauptsitz im Zentrum von München. Das Büro Kai Otto Architekten legt ihren Schwerpunkt auf nachhaltiges und energieeffizientes Bauen sowie auf Umbau und Sanierung im Bestand.

Das Architektenbüro setzt nicht nur für ihre Kunden nachhaltiges Strategien in die Tat um, sondern legt in der Büroverwaltung der eigenen Räumlichkeiten ebenso höchsten Wert auf Nachhaltigkeit, den ökologischen Fußabdruck, Mitarbeiterzufriedenheit und die effiziente Nutzung von Fläche. Seit Mai 2022 setzen sie die Desk Sharing App Flexopus für die Arbeitsplatzbuchung und Raumbuchung ein.

Unsere Ansprechpartnerin Ina Bundschuh beantwortete uns in einem Interview alle Fragen rund um das Thema effizientes Workplace Management.

Was war der Auslöser, sich mit Workplace Management auseinanderzusetzen?

Ina Bundschuh: Mit dem schnellen Wachstum unseres Teams stießen wir mit unserer bisherigen Arbeitsorganisation an Grenzen. Die Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen erfolgte zuvor ausschließlich über den internen Kalender, was zunehmend unübersichtlich wurde. Ziel der Einführung eines Workplace-Management-Systems war es, Transparenz zu schaffen, Ressourcen effizienter zu verteilen, die Flächeneffizienz deutlich zu steigern und das Arbeiten im hybriden Modell optimal zu unterstützen.

Warum haben Sie sich für Flexopus entschieden?

Ina Bundschuh: Wir suchten nach einer Lösung, die intuitiv bedienbar ist und sich leicht in unsere bestehenden Prozesse integrieren lässt. Flexopus überzeugte uns durch seine klare Nutzeroberfläche, die einfache Buchungslogik und die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsplatztypen flexibel abzubilden. Besonders wichtig war uns dabei, dass Mitarbeitende jederzeit sehen können, wer wann im Büro ist und welche Arbeitsplätze verfügbar sind.

Wie zahlt die Nutzung von Flexopus konkret auf Ihre Nachhaltigkeitsstrategie ein?

Ina Bundschuh: Durch Flexopus können wir unsere Bürofläche deutlich effizienter nutzen. Arbeitsplätze von Kolleg*innen in Teilzeit oder im mobilen Arbeiten können mehrfach verwendet werden, was den Flächenbedarf insgesamt reduziert. Zudem müssen nicht für alle Mitarbeitenden eigene Arbeitsplätze samt technischer Ausstattung wie Monitore, Tastaturen oder Dockingstationen bereitgestellt werden. Das spart Ressourcen und unterstützt unseren Nachhaltigkeitsanspruch.

Welche messbaren Ergebnisse konnten Sie seit der Einführung von Flexopus erzielen? 

Ina Bundschuh: Konkrete messbare Zahlen werden wir erst im kommenden Jahr vorliegen haben. Aktuell lässt sich jedoch bereits feststellen, dass die Auslastung der Arbeitsplätze deutlich optimiert werden konnte. Zu Beginn führte die Einrichtung der mobilen Arbeitsplätze zu einem kurzfristig höheren CO₂-Fußabdruck, da neue Geräte, Bildschirme und weitere Ausstattung beschafft werden mussten. Wir erwarten jedoch messbare Verbesserungen in Bezug auf Fläche, Energieverbrauch und Ausstattung.

Was gefällt Ihnen am besten bei Flexopus und was fehlt?

Ina Bundschuh: Besonders schätzen wir die einfache Bedienbarkeit und den klaren Überblick über die Belegung unserer Büroflächen. Flexopus ermöglicht es, das hybride Arbeiten effizient zu organisieren. Wünschenswert wäre zukünftig eine noch engere Verknüpfung mit unseren Kommunikations-Tools, um Buchungen noch nahtloser in den Arbeitsalltag zu integrieren.

Welche Tipps würden Sie anderen Unternehmen geben, die ähnliche (Nachhaltigkeits-)Ziele verfolgen?

Ina Bundschuh: Wir empfehlen, bereits frühzeitig klare Zielvorgaben für die Flächen- und Ressourcennutzung zu definieren und die Mitarbeitenden aktiv in den Prozess einzubeziehen. Eine transparente Kommunikation über die Vorteile eines Systems, wie Flexopus fördert die Akzeptanz. Außerdem lohnt es sich, die Nachhaltigkeitseffekte systematisch zu messen, um langfristige Verbesserungen sichtbar zu machen.

Wenn Sie den Erfolg in einem Satz zusammenfassen müssten: Was hat sich durch Flexopus für Sie am stärksten verändert?

Ina Bundschuh: Durch Flexopus nutzen wir unsere Büroflächen deutlich effizienter und haben ein zukunftsfähiges Modell geschaffen, das Flexibilität und Nachhaltigkeit vereint.

Fazit

Das Architektenbüro nutzt Flexopus, um langfristige und nachhaltige Ziele zu erreichen. Sie verbinden die Aspekte der Ressourcenschonung für nachhaltige Umweltziele, Mitarbeiterzufriedenheit und der Kosteneinsparung geschickt und nutzen hierfür Flexopus als Workplace Management Software.

Kai Otto Architekten beweisen damit Pioniergeist und zeigen, dass sie als Unternehmen von innen nach außen agieren. Die Workplace Management Software Flexopus unterstützt sie in bestehenden Prozessen und vereinfacht die Verwaltung und das Office Management für das Münchner Büro.