Un incendio, quattro sedi improvvisate, personale in crescita e improvvisamente quasi nessun lavoro fisso: quello che sarebbe stato un incubo organizzativo per molte amministrazioni è stato causato da Administration Communale de Junglinster È stata una svolta in Lussemburgo con circa 60 dipendenti nel municipio e altri 35 nelle operazioni di assistenza tecnica. La soluzione: un ripensamento radicale dell'organizzazione del lavoro e un'introduzione alla modernità Gestione del posto di lavoro con Flexopus.
Lo stato di emergenza come punto di partenza
«Durante i lavori sulla capriata del tetto, durante la notte è scoppiato un incendio che ha reso inutilizzabili gran parte del nostro edificio amministrativo», riferisce l'amministrazione. Nel giro di pochissimo tempo, è stato necessario organizzare i locali sostitutivi, configurare provvisoriamente l'IT e distribuire tutti i dipendenti in diverse sedi.
Ciò che è seguito è stata un'improvvisazione ad alta pressione: i vecchi edifici sono stati cablati di fortuna, sono state affittate stanze aggiuntive, è stato installato l'accesso VPN e sono stati acquistati nuovi notebook. «La sfida più grande era riuscire a rimanere in grado di lavorare», afferma ripensando al passato.
Dal modello di presenza tradizionale al lavoro flessibile
Prima dell'incendio, il modello di lavoro era chiaramente regolamentato: luoghi di lavoro fissi, classica cultura della presenza, home office solo in casi eccezionali. Ma a causa della frammentazione spaziale e del crescente numero di dipendenti, la presenza flessibile in ufficio è diventata improvvisamente una necessità.
«Ora abbiamo introdotto due giorni fissi di home office e stiamo deliberatamente lavorando con luoghi di lavoro che cambiano, anche in preparazione del rinnovato edificio amministrativo, che sarà gestito quasi interamente in modalità flessibile», spiega l'amministrazione.
Il momento in cui la gestione del posto di lavoro è diventata essenziale
Un anno dopo il disastro, era chiaro che più personale, meno spazio e posti di lavoro permanenti per tutti non sono più realistici a lungo termine. Questa è stata anche la prima volta che è stata messa a fuoco una soluzione digitale.
«In quel momento, abbiamo ideato il concetto di luoghi di lavoro flessibili e anche Flexopus è entrato in gioco per la prima volta come possibile soluzione», riferisce il responsabile del progetto Majdi Hamzeh. «Dopo aver analizzato diversi strumenti, la decisione è stata presa rapidamente, soprattutto perché Flexopus ha offerto il software gratuitamente per il primo anno».
Implementazione rapida grazie alla semplicità d'uso
L'implementazione è stata sorprendentemente fluida. L'integrazione tecnica in particolare ha svolto un ruolo importante:
«L'usabilità intuitiva e la perfetta connessione a Exchange hanno reso l'implementazione molto più semplice. I dipendenti sono stati in grado di iniziare subito, senza alcuna formazione approfondita».
Tuttavia, un punto è rimasto delicato: l'abbandono di un lavoro a tempo indeterminato.
«I dipendenti di lunga data, in particolare, inizialmente avevano rispetto per il cambiamento. I nuovi colleghi avevano molta meno paura del contatto», afferma apertamente. Attraverso una comunicazione trasparente, istruzioni e aggiornamenti regolari, i team sono stati coinvolti passo dopo passo.
Struttura, trasparenza e visione d'insieme nella vita quotidiana
Oggi, Flexopus garantisce processi chiari nella vita lavorativa quotidiana, nonostante la continua distribuzione delle sedi. La presentazione visiva degli spazi per uffici è particolarmente apprezzata.
«La vista in pianta dal vivo con schizzi di costruzione è estremamente utile. Tutti possono vedere immediatamente dove sono ancora disponibili posti», afferma il feedback.
In particolare, attualmente vengono utilizzati attivamente:
Tutte le prenotazioni vengono effettuate centralmente, tramite Scambio, Microsoft Teams, browser o app.
Notevole valore aggiunto per dipendenti e organizzazioni
Gli effetti sono chiaramente misurabili: «Tutte le prenotazioni sono ora raggruppate centralmente e organizzate in modo molto più chiaro rispetto a prima», riferisce l'amministrazione. I dipendenti considerano il lavoro autonomo particolarmente positivo:
«Molte persone apprezzano davvero la possibilità di pianificare il posto di lavoro, il veicolo o la sala riunioni in modo indipendente tramite vari canali. La facilità d'uso è stata più volte elogiata».
Uno sguardo al futuro: il nuovo edificio come edificio intelligente
Con il nuovo edificio amministrativo pianificato, Flexopus svolgerà un ruolo ancora più importante. La gestione del posto di lavoro, delle stanze e dei veicoli dovrebbe essere completamente controllata digitalmente. La fase attuale serve già come preparazione pratica per il futuro concetto di flessibilità.
«Una volta che il nuovo edificio sarà installato e funzionante, possiamo solo valutarne l'effetto completo, ma ci stiamo già preparando consapevolmente», afferma.
Raccomandazione chiara dalla pratica
Per le organizzazioni che perdono inaspettatamente il loro ambiente di lavoro o devono ristrutturarsi radicalmente, l'amministrazione ha un messaggio chiaro:
«Agisci, comunica in modo chiaro e scegli una soluzione che può essere utilizzata immediatamente. Flexopus ci ha dato subito una struttura, ridotto l'incertezza e portato tutte le connessioni importanti direttamente a bordo».
Anche il supporto è particolarmente enfatizzato: «Il supporto è molto buono e aiuta enormemente nell'implementazione e nell'implementazione».
conclusione
Quella che era iniziata come una situazione di crisi è diventata un'opportunità di cambiamento fondamentale. L'amministrazione comunale non solo ha reagito all'incendio dal punto di vista organizzativo, ma è anche entrata in un ambiente di lavoro moderno e flessibile. Flexopus è diventato lo strumento centrale per creare trasparenza, strutturare e pianificare la sicurezza in una fase di cambiamento e oggi costituisce la base per l'amministrazione del futuro.
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