Un incendio, quattro sedi provvisorie, personale in crescita e improvvisamente pochi posti fissi: quello che per molti enti sarebbe un incubo organizzativo, per l'Administration Communale de Junglinster in Lussemburgo, con circa 60 dipendenti in municipio e altri 35 nei servizi tecnici, è diventato un punto di svolta. La soluzione: un radicale ripensamento dell'organizzazione del lavoro e l'adozione di un moderno Workplace Management con Flexopus.
Lo stato di emergenza come punto di partenza
“Durante i lavori al tetto è scoppiato un incendio notturno che ha reso inagibili gran parte dei nostri uffici”, racconta l'amministrazione. In brevissimo tempo è stato necessario organizzare spazi sostitutivi, allestire l'IT in via provvisoria e distribuire tutto il personale su più sedi.
Ne è seguita un'improvvisazione sotto pressione: vecchi edifici cablati alla meglio, affitto di nuovi spazi, configurazione di accessi VPN e acquisto di nuovi notebook. “La sfida principale era inizialmente riuscire a mantenere l'operatività”, ricordano oggi.
Dal modello di presenza tradizionale al lavoro flessibile
Prima dell'incendio, il modello lavorativo era chiaramente definito: postazioni fisse, cultura della presenza classica, smart working solo in casi eccezionali. Tuttavia, a causa della frammentazione spaziale e dell'aumento del personale, la presenza flessibile in ufficio è diventata improvvisamente una necessità.
“Nel frattempo abbiamo introdotto due giorni fissi di smart working e lavoriamo consapevolmente con postazioni variabili, anche in vista del rientro nell'edificio amministrativo ristrutturato, che sarà gestito quasi interamente in modalità flex”, spiega l'amministrazione.
Il momento in cui il Workplace Management è diventato indispensabile
Un anno dopo la catastrofe era chiaro: più personale, meno spazio; le postazioni fisse per tutti non erano più realistiche a lungo termine. È stato allora che una soluzione digitale è diventata la priorità.
“In quel momento è nato il concetto di postazioni flessibili e Flexopus è emerso come possibile soluzione”, riferisce il responsabile del progetto Majdi Hamzeh. “Dopo aver analizzato diversi strumenti, la decisione è stata rapida, soprattutto perché Flexopus offriva il software gratuitamente per il primo anno.”
Introduzione rapida grazie alla semplicità d'uso
L'implementazione è stata sorprendentemente fluida. L'integrazione tecnica ha giocato un ruolo fondamentale:
"L'intuitività dell'interfaccia e la perfetta integrazione con Exchange hanno semplificato enormemente l'implementazione. Il personale è stato in grado di iniziare subito, senza bisogno di una formazione approfondita."
Tuttavia, un punto è rimasto delicato: l'addio alla postazione fissa.
“Soprattutto i dipendenti di lunga data inizialmente temevano il cambiamento. I nuovi colleghi hanno avuto molte meno remore”, ammettono apertamente. Grazie a una comunicazione trasparente, guide pratiche e aggiornamenti regolari, i team sono stati coinvolti passo dopo passo.
Struttura, trasparenza e visione d'insieme nella quotidianità
Oggi Flexopus garantisce processi chiari nella routine lavorativa, nonostante le sedi ancora distribuite. Molto apprezzata è la rappresentazione visiva degli spazi ufficio.
“La vista della piantina dal vivo con gli schizzi degli edifici è estremamente utile. Ognuno vede subito dove ci sono posti liberi”, è il feedback ricevuto.
Aktiv genutzt werden aktuell vor allem:
Alle Buchungen erfolgen zentral – über Exchange, Microsoft Teams, Browser oder App.
Spürbarer Mehrwert für Mitarbeitende und Organisation
Die Effekte sind klar messbar: „Alle Reservierungen sind heute zentral gebündelt und deutlich übersichtlicher als früher“, berichtet die Verwaltung. Besonders positiv empfinden die Mitarbeitenden die Selbstständigkeit:
„Viele schätzen es sehr, ihren Arbeitsplatz, ihr Fahrzeug oder den Besprechungsraum eigenständig über verschiedene Kanäle planen zu können. Die einfache Bedienung wird immer wieder gelobt.“
Blick in die Zukunft: Der Neubau als Smart Building
Mit dem geplanten Neubau der Verwaltung wird Flexopus eine noch größere Rolle spielen. Arbeitsplatz-, Raum- und Fahrzeugverwaltung sollen vollständig digital gesteuert werden. Die aktuelle Phase dient bereits als praktische Vorbereitung auf das künftige Flexkonzept.
„Wenn das neue Gebäude steht, können wir den vollen Effekt erst richtig bewerten – aber wir bereiten uns jetzt schon bewusst darauf vor“, heißt es.
Klare Empfehlung aus der Praxis
Für Organisationen, die unerwartet ihre Arbeitsumgebung verlieren oder sich grundlegend neu strukturieren müssen, hat die Verwaltung eine klare Botschaft:
„Handeln, klar kommunizieren und eine Lösung wählen, die sofort einsetzbar ist. Flexopus hat uns sofort Struktur gegeben, Unsicherheit reduziert und alle wichtigen Anbindungen direkt an Bord.“
Auch der Support wird besonders hervorgehoben: „Der Support ist sehr gut und hilft enorm bei Umsetzung und Einführung.“
Conclusione
Was als Krisensituation begann, wurde zur Chance für einen grundlegenden Wandel. Die kommunale Verwaltung hat nicht nur organisatorisch auf den Brand reagiert, sondern zugleich den Schritt in eine moderne, flexible Arbeitswelt vollzogen. Flexopus wurde dabei zum zentralen Werkzeug, um Transparenz, Struktur und Planungssicherheit in einer Phase des Umbruchs zu schaffen und bildet heute das Fundament für die Verwaltung der Zukunft.
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