A fire, four temporary locations, a growing team, and suddenly almost no permanent desks – what would be an organizational nightmare for many administrations became a turning point for the Administration Communale de Junglinster in Luxembourg, with its 60 town hall staff and 35 technical service employees. The solution: a radical rethink of work organization and the adoption of modern workplace management with Flexopus.
State of emergency as a starting point
“A fire broke out during roof work at night, rendering large parts of our administrative building unusable,” the administration reports. Within a very short time, they had to organize replacement space, set up temporary IT, and distribute all employees across multiple locations.
What followed was high-pressure improvisation: old buildings were hastily wired, additional rooms were rented, VPN access was set up, and new laptops were purchased. “The biggest challenge at first was simply remaining operational,” they recall.
From a traditional office model to flexible working
Before the fire, the work model was clearly defined: fixed desks, a traditional office-based culture, and remote work only in exceptional cases. However, due to the spatial fragmentation and a growing number of employees, flexible office attendance suddenly became a necessity.
“We have since introduced two fixed remote work days and are intentionally working with flexible desk sharing – also in preparation for the renovated administrative building, which is intended to operate almost entirely in flex mode,” the administration explains.
The moment workplace management became essential
A year after the disaster, it was clear: more staff, less space – fixed desks for everyone were no longer realistic in the long term. This brought a digital solution into focus for the first time.
“At that moment, the concept of flexible workspaces emerged for us, and that’s when Flexopus first came into play as a potential solution,” reports project manager Majdi Hamzeh. “After analyzing several tools, the decision was made quickly, especially since Flexopus offered the software free of charge for the first year.”
Rapid implementation thanks to ease of use
The implementation went surprisingly smoothly. The technical integration, in particular, played a major role:
The intuitive interface and seamless Exchange integration made the rollout incredibly easy. Employees were able to get started immediately, without needing extensive training.
Nevertheless, one point remained sensitive: saying goodbye to the fixed desk.
“Long-standing employees, in particular, were initially apprehensive about the change. New colleagues had significantly fewer reservations,” they admit openly. Through transparent communication, guides, and regular updates, the teams were brought on board step by step.
Struktur, Transparenz und Übersicht im Alltag
Heute sorgt Flexopus für klare Abläufe im Arbeitsalltag, trotz weiterhin verteilter Standorte. Besonders geschätzt wird die visuelle Darstellung der Büroflächen.
„Die Live-Plan-Ansicht mit Gebäudeskizzen ist extrem hilfreich. Jeder sieht sofort, wo noch Plätze frei sind“, so das Feedback.
Aktiv genutzt werden aktuell vor allem:
Alle Buchungen erfolgen zentral – über Exchange, Microsoft Teams, Browser oder App.
Spürbarer Mehrwert für Mitarbeitende und Organisation
Die Effekte sind klar messbar: „Alle Reservierungen sind heute zentral gebündelt und deutlich übersichtlicher als früher“, berichtet die Verwaltung. Besonders positiv empfinden die Mitarbeitenden die Selbstständigkeit:
„Viele schätzen es sehr, ihren Arbeitsplatz, ihr Fahrzeug oder den Besprechungsraum eigenständig über verschiedene Kanäle planen zu können. Die einfache Bedienung wird immer wieder gelobt.“
Blick in die Zukunft: Der Neubau als Smart Building
Mit dem geplanten Neubau der Verwaltung wird Flexopus eine noch größere Rolle spielen. Arbeitsplatz-, Raum- und Fahrzeugverwaltung sollen vollständig digital gesteuert werden. Die aktuelle Phase dient bereits als praktische Vorbereitung auf das künftige Flexkonzept.
„Wenn das neue Gebäude steht, können wir den vollen Effekt erst richtig bewerten – aber wir bereiten uns jetzt schon bewusst darauf vor“, heißt es.
Klare Empfehlung aus der Praxis
Für Organisationen, die unerwartet ihre Arbeitsumgebung verlieren oder sich grundlegend neu strukturieren müssen, hat die Verwaltung eine klare Botschaft:
„Handeln, klar kommunizieren und eine Lösung wählen, die sofort einsetzbar ist. Flexopus hat uns sofort Struktur gegeben, Unsicherheit reduziert und alle wichtigen Anbindungen direkt an Bord.“
Auch der Support wird besonders hervorgehoben: „Der Support ist sehr gut und hilft enorm bei Umsetzung und Einführung.“
Fazit
Was als Krisensituation begann, wurde zur Chance für einen grundlegenden Wandel. Die kommunale Verwaltung hat nicht nur organisatorisch auf den Brand reagiert, sondern zugleich den Schritt in eine moderne, flexible Arbeitswelt vollzogen. Flexopus wurde dabei zum zentralen Werkzeug, um Transparenz, Struktur und Planungssicherheit in einer Phase des Umbruchs zu schaffen und bildet heute das Fundament für die Verwaltung der Zukunft.
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