Comment une compagnie d'assurance a organisé efficacement un événement de plusieurs jours grâce à Flexopus

Une grande compagnie d'assurance, souhaitant rester anonyme, a dû relever le défi d'organiser un événement de plusieurs jours pour environ 200 participants. Elle recherchait une solution numérique capable de gérer centralement toutes les phases de l'événement, de la préparation au démontage, en passant par le déroulement.

Avec Flexopus, l'entreprise a trouvé la solution idéale pour organiser son événement de manière structurée et fluide, en combinant intelligemment les modules « Planification d'événements », « Réservation de salles » et « Restauration & Services » :

1. Événement : Module dédié à l'organisation d'événements avec réservation de plusieurs espaces, invitation des participants et intégration directe des prestataires de services.

2. Réservation de salles : Module permettant de réserver facilement les salles de réunion disponibles.

3. Restauration & Services : Gestion et réservation de prestataires – par exemple pour la restauration, la technique ou le nettoyage – incluant des créneaux horaires précis, des salles associées et des tâches clairement définies.

Le défi

Les événements sur plusieurs jours exigent une coordination minutieuse de la disponibilité des salles, la planification opportune des prestataires tels que la restauration et les services généraux, ainsi que la prise en compte des temps de montage et de démontage. Il est également crucial de garder une vue d'ensemble sur les responsabilités et les créneaux horaires pour éviter tout chaos inutile.

La solution avec Flexopus

1. Planification centralisée avec intégration des salles et services

L'événement a été configuré sur plusieurs jours via le module Événement. Pour chaque journée, il était possible de réserver directement des salles et d'intégrer des commandes de services comme la restauration, la technique ou le mobilier. La vue d'ensemble des salles, des horaires, des tâches et des intervenants était ainsi centralisée en un seul endroit.

2. Préparation structurée

Pour la préparation, les salles étaient réservées selon les besoins, soit directement via la réservation de salles (par exemple pour des travaux de montage simples), soit via le module Événement lorsque plusieurs salles ou services devaient être coordonnés simultanément. Des commandes de services individuelles, comme l'installation de bannières ou le remplissage des réfrigérateurs, pouvaient également être créées indépendamment.

3. Déroulement fluide

Le jour de l'événement, tous les modules ont fonctionné en synergie : la planification a coordonné les processus et les horaires, tandis que le module intégré Services & Restauration a permis d'impliquer directement les prestataires tels que le nettoyage, la technique ou le traiteur. Grâce à Flexopus, tous les acteurs avaient une visibilité transparente sur leurs tâches et leurs créneaux horaires.

4. Démontage planifié

Pour le démontage, des salles ont été bloquées à nouveau, soit via la réservation de salles pour des besoins simples, soit via le module Événement lorsque plusieurs services et espaces étaient concernés. Des tâches telles que le démontage technique ou le nettoyage final ont été réparties efficacement via le module Restauration & Services.

Le résultat

Grâce à Flexopus, l'entreprise a pu :

• centraliser toutes les phases de l'événement
• combiner harmonieusement la planification des espaces et des services
• répartir clairement les responsabilités
• simplifier l'organisation au maximum

Fazit

Avec Flexopus, un événement complexe s'est transformé en un processus clairement structuré : numérique, transparent et intuitif.