Une grande compagnie d'assurance était confrontée au défi d'organiser un événement de plusieurs jours pour ses employés, réunissant environ 200 participants. Pour ce faire, ils ont recherché une solution numérique permettant de cartographier de manière centralisée toutes les phases de l'événement – de la préparation à l'exécution jusqu'au démantèlement.
Grâce à Flexopus, l'entreprise a trouvé une solution et a pu organiser son événement de manière structurée et fluide, en combinant judicieusement les modules de planification d'événements, de réservation de salles et de service & traiteur.
Le défi
Les événements de plusieurs jours nécessitent :
- Coordination de la disponibilité des chambres
- Planifier des prestataires tels que la restauration & le facility management
- Il faut tenir compte des temps d'installation et de démontage.
- Suivi des responsabilités et des échéances
La solution avec Flexopus
Planification centralisée des événements avec intégration des salles et des services
L'événement a été configuré pour plusieurs jours à l'aide du module de gestion d'événements . Pour chaque jour, des salles appropriées ont pu être réservées directement et des ordres de service tels que la restauration, la technique ou l'aménagement ont pu être intégrés. L'aperçu des salles, des horaires, des tâches et des participants était ainsi centralisé en un seul endroit.
2. Préparation structurée
Pour les préparatifs, les chambres étaient réservées selon les besoins, soit directement via la simple réservation de chambre (par exemple, pour un travail de configuration simple) ou via le module d'événement , si plusieurs salles ou services devaient être coordonnés simultanément. Des ordres de service individuels, tels que l'accrochage de bannières ou le remplissage de réfrigérateurs, pouvaient également être créés indépendamment.
3. Déroulement fluide
Le jour de l'événement, tous les modules s'imbriquaient: la planification de l'événement coordonnait les processus et les horaires, tandis que les prestataires tels que le nettoyage, la technique ou le traiteur étaient directement intégrés via le module de service & traiteur intégré. Grâce à Flexopus, tous les participants avaient une visibilité totale sur leurs tâches et leurs échéances.
4. Démantèlement planifié
Les salles ont de nouveau été bloquées pour le démantèlement – soit via le réservation de salle pour les besoins simples, soit via le module de gestion d'événementslorsque plusieurs services et zones étaient affectés. Les tâches telles que le démontage des équipements ou le nettoyage final ont été efficacement distribuées via le module de restauration Service & .
Le résultat
Grâce à Flexopus, l'entreprise a pu :
✅ cartographier de manière centralisée toutes les phases de l'événement
✅ combiner harmonieusement la planification des salles et des services
✅ répartir clairement les responsabilités
✅ rendre l'organisation plus efficace et transparente
Conclusion :
Avec Flexopus, un événement complexe est devenu un processus clairement structuré – numérique, transparent et efficace.
Option 2
Témoignage de réussite : Voici comment une compagnie d’assurance a pu organiser efficacement un événement de plusieurs jours avec Flexopus.
Planification d'événements, coordination des salles et services – tout est centralisé dans un seul outil
Une grande compagnie d'assurance était confrontée au défi d'organiser un événement de plusieurs jours pour ses employés, réunissant environ 200 participants. Pour cela, ils cherchaient une solution numérique qui représente de manière centralisée toutes les phases de l'événement – de la préparation à l'exécution et au démontage.
Avec Flexopus , l'entreprise a trouvé ce qu'elle cherchait et a pu organiser son événement de manière structurée et fluide, grâce à la combinaison judicieuse des modules Planification d'événements, Réservation de salles et Service & Restauration .
Planification d'événements : Module pour l'organisation d'événements avec réservation de plusieurs salles, invitation des participants et intégration directe des prestataires de services.
Réservation de salles : Module pour la réservation facile de salles de réunion disponibles.
Service & Restauration : Réservation et gestion des prestataires de services – par exemple Restauration, technologie ou nettoyage – avec des créneaux horaires clairement définis, des pièces communicantes et des postes clairement définis.
Le défi
Les événements de plusieurs jours nécessitent :
- Coordination de la disponibilité des chambres
- Planifier des prestataires tels que la restauration & le facility management
- Il faut tenir compte des temps d'installation et de démontage.
- Suivi des responsabilités et des échéances
La solution avec Flexopus
1. Planification centralisée des événements avec intégration des salles et des services
Chaque jour d'événement a été planifié via le module de gestion des événements . Chambres et services requis (par exemple, La restauration, la technologie et les places assises pourraient être attribuées directement – le tout clairement organisé au même endroit.
2. Préparation structurée
Pour la mise en place et les préparatifs, les salles et les tâches de service ont été spécifiquement planifiées avant le début de l'événement – comme accrocher des bannières ou remplir les réfrigérateurs à boissons.
3. Exécution sans accroc
Pendant l'événement, tous les participants internes et externes avaient une vue claire de leurs tâches. Les services tels que la restauration, le nettoyage ou les rénovations ont été coordonnés et réalisés dans les délais impartis.
4. Démontage planifié
Le démontage a également été coordonné via Flexopus : avec des créneaux horaires réservés et des tâches clairement définies – du démontage technique au nettoyage final.
Le résultat
Grâce à Flexopus, l'entreprise a pu :
✅ cartographier de manière centralisée toutes les phases de l'événement
✅ combiner harmonieusement la planification des salles et des services
✅ répartir clairement les responsabilités
✅ rendre l'organisation plus efficace et transparente
Conclusion :
Avec Flexopus, un événement complexe est devenu un processus clairement structuré – numérique, transparent et efficace.
.svg)
.svg)
.svg)
.png)
.jpg)
