Une compagnie d'assurance a pu organiser efficacement un événement de plusieurs jours grâce à Flexopus

Une grande compagnie d'assurance, souhaitant garder l'anonymat, a été confrontée au défi d'organiser un événement de plusieurs jours pour environ 200 collaborateurs. Pour ce faire, elle recherchait une solution numérique capable de centraliser toutes les phases de l'événement, de la préparation à la réalisation, jusqu'au démontage.

Avec Flexopus, l'entreprise a trouvé la solution idéale pour organiser son événement de manière structurée et fluide, en combinant judicieusement les modules « Planification d'événements », « Réservation de salles » et « Restauration & Services » :

1. Événement : Module dédié à l'organisation d'événements permettant la réservation de plusieurs espaces, l'invitation des participants ainsi que l'intégration directe des prestataires de services.

2. Réservation de salles : Module permettant de réserver facilement les salles de réunion disponibles.

3. Restauration & Services : Réservation et gestion des prestataires de services – par exemple pour la restauration, la technique ou le nettoyage – incluant des créneaux horaires précis, des salles associées et des postes clairement définis.

Le défi

Les événements sur plusieurs jours exigent une coordination minutieuse de la disponibilité des salles, une planification rigoureuse des prestataires tels que le service traiteur et la gestion des installations, ainsi que la prise en compte des temps de montage et de démontage. Il est également essentiel de garder une vue d'ensemble sur les responsabilités et les créneaux horaires afin d'éviter toute confusion inutile.

La solution avec Flexopus

1. Planification centralisée des événements avec intégration des salles et des services

L'événement a été configuré sur plusieurs jours via le module Événement . Pour chaque journée, il était possible de réserver directement les salles adaptées et d'intégrer des commandes de services telles que la restauration, la technique ou l'aménagement des sièges. La vue d'ensemble des salles, des horaires, des tâches et des intervenants était ainsi centralisée en un seul endroit.

2. Préparation structurée

Pour les préparatifs, les salles étaient réservées au besoin soit directement via la simple réservation de salles (par exemple pour des travaux de montage simples), soit via le module Événement, lorsque plusieurs salles ou services devaient être coordonnés simultanément. Des demandes de services individuelles, comme la pose de bannières ou le remplissage des réfrigérateurs, pouvaient également être créées indépendamment.

3. Une exécution fluide

Le jour de l'événement, tous les modules s'articulaient parfaitement : la planification événementielle coordonnait les processus et les horaires, tandis que le module intégré Service & Traiteur permettait d'impliquer directement les prestataires tels que le nettoyage, la technique ou le traiteur. Grâce à Flexopus, tous les intervenants avaient une vision transparente de leurs tâches et de leurs créneaux horaires.

4. Démontage planifié

Pour le démontage, des salles ont de nouveau été bloquées, soit via la réservation de salles pour des besoins simples, soit via le module Événementlorsque plusieurs services et espaces étaient concernés. Les tâches telles que le démontage technique ou le nettoyage final ont été réparties efficacement via le module Traiteur & Services .

Le résultat

Grâce à Flexopus, l'entreprise a pu :

• centraliser la gestion de toutes les phases de l'événement
• combiner harmonieusement la planification des espaces et des services
• définir clairement les responsabilités
• simplifier au maximum l'organisation

Conclusion

Avec Flexopus, un événement complexe s'est transformé en un processus clairement structuré : numérique, transparent et convivial.