Une compagnie d'assurance a pu organiser efficacement un événement de plusieurs jours grâce à Flexopus

Une grande compagnie d'assurance, qui souhaitait garder l'anonymat, a dû relever le défi d'organiser un événement de plusieurs jours pour ses employés avec environ 200 participants. Pour ce faire, ils recherchaient une solution numérique capable de cartographier de manière centralisée toutes les phases de l'événement, de la préparation à la mise en œuvre et au démontage.

Grâce à Flexopus, l'entreprise a trouvé ce qu'elle recherchait et a pu organiser son événement de manière structurée et fluide, en combinant efficacement les modules « Planification d'événements », « Réservation de salles » et « Restauration et service » :

1er événement : Module d'organisation d'événements avec réservation de plusieurs salles, invitation de participants et intégration directe des prestataires de services.

2. Réservation de chambre : Module permettant de réserver facilement les salles de réunion disponibles.

3. Restauration et services : Réservation et administration de prestataires de services, tels que la restauration, la technologie ou le nettoyage, y compris des délais clairs, des chambres connectées et des positions clairement définies.

Le défi

Les événements de plusieurs jours nécessitent une coordination minutieuse de la disponibilité des chambres, une planification en temps opportun des prestataires de services tels que la restauration et la gestion des installations, et la prise en compte des délais de montage et de démontage. Dans le même temps, il est important de suivre les responsabilités et les délais respectifs afin d'éviter un chaos inutile.

La solution avec Flexopus

1. Planification centralisée des événements avec intégration des salles et des services

L'événement était organisé par module événementiel Aménagé sur plusieurs jours. Pour tous les jours, adapté Chambres réservées et commandes de service Comment intégrer la restauration, la technologie ou les sièges. L'aperçu des salles, des horaires, des tâches et des participants était ainsi centralisé en un seul endroit.

2. Préparation structurée

Pour les préparatifs, les chambres se faisaient soit directement via le simple Réservation de chambre réservé (par exemple pour de simples travaux de montage) ou via le module événementiel, lorsque plusieurs salles ou services devaient être coordonnés en même temps. Même individuel commandes de service tels que des banderoles suspendues ou le remplissage de réfrigérateurs, pourraient être installés indépendamment.

3. Mise en œuvre fluide

Le jour de l'événement, tous les modules étaient étroitement liés : la planification de l'événement a coordonné les processus et les calendriers, tandis que via le Service et restauration Les prestataires de services modulaires tels que le nettoyage, la technologie ou la restauration étaient directement impliqués. Tous les participants ont eu un aperçu transparent de leurs tâches et de leurs délais via Flexopus.

4. Démantèlement planifié

Les chambres ont de nouveau été bloquées pour être démantelées, soit via le Réservation de chambre pour des exigences simples ou via le module événementiellorsque de multiples services et zones ont été touchés. Des tâches telles que la technologie de démontage ou le nettoyage final ont été effectuées via le Module Restauration et services distribué efficacement.

Le résultat

Grâce à Flexopus, l'entreprise a pu :

• Cartographiez de manière centralisée toutes les phases de
• Combinez en toute simplicité la planification de l'espace et des services
• Répartissez clairement les responsabilités
• Faciliter au maximum l'organisation

conclusion

Flexopus a transformé un événement complexe en un processus clairement structuré, numérique, clair et convivial.