Microsoft Outlook-invoegtoepassing met Flexopus

Wat is de Microsoft Outlook-add-in?

De Flexopus Outlook-add-in is een uitbreiding voor Microsoft Outlook die direct in het boekingsproces voor vergaderingen wordt geïntegreerd. Het opent als een zijpaneel bij het aanmaken van een nieuwe afspraak en biedt informatie uit Flexopus – zoals beschikbaarheid van ruimtes, faciliteiten en plattegronden – direct in de Outlook-client.

Belangrijk: de add-in vervangt het bestaande boekingsproces in Microsoft Outlook niet, maar vormt een aanvulling daarop. Vergaderingen worden nog steeds beheerd via Microsoft Exchange Online. Flexopus levert hierbij de aanvullende ruimte-informatie en vereenvoudigt de keuze voor de juiste vergaderruimte aanzienlijk.

Een vereiste voor het gebruik van de add-in is een bestaande verbinding met Microsoft Exchange Online via de Microsoft Graph API. Een pure on-premise Exchange-omgeving wordt momenteel niet ondersteund.

Waarvoor dient de integratie?

De Outlook-add-in vereenvoudigt het volledige proces rondom het zoeken naar ruimtes en het plannen van vergaderingen. In plaats van te schakelen tussen verschillende applicaties, vinden medewerkers de juiste ruimte direct bij het aanmaken van een vergaderuitnodiging.

Typische toepassingen zijn:

• Vergaderruimtes filteren op gebouw, verdieping, capaciteit en faciliteiten en direct boeken
• Realtime de beschikbaarheid van ruimtes voor de gekozen periode controleren
• Automatisch het e-mailadres van de ruimte toevoegen aan de vergaderdeelnemers
• Ruimtedetails zoals plattegronden, faciliteiten en foto's direct in Outlook bekijken
• Cateringdiensten bestellen direct bij het aanmaken van een vergadering
• Bezoekers registreren en uitnodigen – direct via de Flexopus Visitor-module in Outlook

Hoe eenvoudig is de integratie?

De Flexopus Outlook-add-in is officieel beschikbaar in Microsoft AppSource en kan door IT-beheerders eenvoudig organisatiebreed worden uitgerold. De installatie verloopt via het Microsoft 365-beheercentrum onder "Instellingen > Geïntegreerde apps". Als alternatief kan de add-in ook via een directe URL worden geïnstalleerd.

Na de installatie loggen gebruikers eenmalig in op de add-in met hun Flexopus-inloggegevens en koppelen deze aan hun bedrijfsinstantie. Daarna is de add-in direct beschikbaar bij het aanmaken van nieuwe agenda-items – zonder dat er extra configuratie nodig is.

Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.

Wat zijn de voordelen van de integratie?

• Naadloze integratie in Outlook: Geen schakelen tussen applicaties – ruimte zoeken, boeken en aanvullende diensten direct in de agenda.
• Realtime beschikbaarheid: Dankzij de koppeling met Microsoft Exchange Online zien gebruikers direct welke ruimtes op het gekozen tijdstip vrij zijn.
• Slimme ruimtezoeker: Filteren op gebouw, capaciteit, faciliteiten en andere kenmerken – de juiste ruimte is snel gevonden.
• Automatisering: Het e-mailadres van de ruimte wordt automatisch toegevoegd aan de vergaderdeelnemers – handmatig opzoeken is niet nodig.
• Alle ruimte-informatie in één oogopslag: Plattegronden, foto's, capaciteit en faciliteiten direct in de add-in inzichtelijk.
• Meer dan alleen ruimte boeken: Cateringbestellingen en bezoekersregistraties kunnen direct via de add-in worden afgehandeld.
• Brede compatibiliteit: De add-in werkt met Outlook voor Windows, Mac en in de webbrowser.
• Gratis inbegrepen: De Outlook-add-in is onderdeel van Flexopus en brengt geen extra licentiekosten met zich mee.