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Componente aggiuntivo Microsoft Outlook con Flexopus
Il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook porta i punti di forza di Flexopus direttamente nel tuo lavoro quotidiano in Microsoft Outlook. Trova sale riunioni, visualizza i dettagli, ordina il catering e invita i visitatori, tutto senza mai uscire da Outlook.
Cos'è il componente aggiuntivo Microsoft Outlook?
Il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook è un'estensione per Microsoft Outlook che si integra direttamente nel processo di prenotazione delle riunioni. Si apre come pannello laterale durante la creazione di un nuovo appuntamento e fornisce informazioni da Flexopus – come disponibilità delle sale, dotazioni e planimetrie – direttamente nel client Outlook.
Importante: il componente aggiuntivo non sostituisce il processo di prenotazione esistente in Microsoft Outlook, ma lo integra. Le riunioni continuano a essere gestite tramite Microsoft Exchange Online. Flexopus fornisce le informazioni aggiuntive sulle sale e semplifica notevolmente la scelta dello spazio riunioni più adatto.
Il prerequisito per l'utilizzo del componente aggiuntivo è una connessione esistente a Microsoft Exchange Online tramite l'API Microsoft Graph. Un ambiente Exchange puramente on-premise non è attualmente supportato.
A cosa serve l'integrazione?
Il componente aggiuntivo per Outlook semplifica l'intero processo di ricerca delle sale e pianificazione delle riunioni. Invece di passare da un'applicazione all'altra, i dipendenti trovano la sala adatta direttamente durante la creazione di un invito alla riunione.
I casi d'uso tipici sono:
- Filtrare le sale riunioni per edificio, piano, capacità e dotazioni e prenotarle direttamente
- Verificare in tempo reale la disponibilità delle sale per il periodo selezionato
- Aggiungere automaticamente l'indirizzo e-mail della sala ai partecipanti alla riunione
- Visualizzare i dettagli della sala come planimetria, dotazioni e foto direttamente in Outlook
- Ordinare servizi di catering direttamente durante la creazione di una riunione
- Registrare e invitare visitatori direttamente tramite il modulo Flexopus Visitor in Outlook
Quanto è semplice l'integrazione?
Il componente aggiuntivo Flexopus per Outlook è disponibile ufficialmente in Microsoft AppSource e può essere distribuito facilmente dagli amministratori IT a livello aziendale. L'installazione avviene tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 alla voce "Impostazioni > App integrate". In alternativa, il componente aggiuntivo può essere installato tramite un URL diretto.
Dopo l'installazione, gli utenti accedono al componente aggiuntivo una sola volta con le proprie credenziali Flexopus e lo collegano alla propria istanza aziendale. Successivamente, il componente aggiuntivo sarà disponibile direttamente durante la creazione di nuove voci di calendario, senza alcuna configurazione aggiuntiva.
Pronti a iniziare? Una guida completa passo dopo passo per la configurazione è disponibile nel nostro Centro assistenza.
Quali sono i vantaggi dell'integrazione?
- Integrazione perfetta in Outlook: Nessun passaggio tra applicazioni: ricerca sale, prenotazione e servizi aggiuntivi direttamente nel calendario.
- Disponibilità in tempo reale: Grazie al collegamento con Microsoft Exchange Online, gli utenti vedono immediatamente quali sale sono libere nell'orario selezionato.
- Ricerca intelligente delle sale: Filtri per edificio, capacità, dotazioni e altre caratteristiche: la sala giusta si trova rapidamente.
- Automazione: L'indirizzo e-mail della sala viene aggiunto automaticamente ai partecipanti alla riunione: nessuna ricerca manuale necessaria.
- Tutte le informazioni sulle sale a colpo d'occhio: Planimetrie, foto, capacità e dotazioni visibili direttamente nel componente aggiuntivo.
- Più che una semplice prenotazione di sale: Gli ordini di catering e le registrazioni dei visitatori possono essere gestiti direttamente tramite il componente aggiuntivo.
- Ampia compatibilità: Il componente aggiuntivo funziona con Outlook per Windows, Mac e nel browser web.
- Incluso gratuitamente: Il componente aggiuntivo per Outlook è parte integrante di Flexopus e non comporta costi di licenza aggiuntivi.
Ulteriori integrazioni
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Domande e risposte
Il componente aggiuntivo Outlook sostituisce la prenotazione stanze esistente?
No. Il componente aggiuntivo integra il processo di prenotazione esistente in Microsoft Outlook, ma non lo sostituisce. Le riunioni continuano a essere gestite tramite Microsoft Exchange Online. Flexopus fornisce informazioni aggiuntive e semplifica la selezione della stanza, mentre la prenotazione effettiva rimane in Microsoft.
Quali dati vengono elaborati dal componente aggiuntivo?
Il componente aggiuntivo elabora esclusivamente i dati necessari per la sua funzionalità. Il contenuto dei tuoi appuntamenti non viene salvato. Vengono recuperate solo le informazioni sulle stanze da Flexopus e i dati di disponibilità da Microsoft Exchange Online.
Il componente aggiuntivo funziona anche con Microsoft Exchange On-Premise?
No, al momento non è possibile. Il componente aggiuntivo richiede una connessione a Microsoft Exchange Online tramite l'API Microsoft Graph. Un ambiente esclusivamente on-premise non è supportato.
Il componente aggiuntivo deve essere installato singolarmente da ogni utente?
No. Gli amministratori IT possono distribuire il componente aggiuntivo a livello aziendale tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. In questo modo, è automaticamente disponibile per tutti i dipendenti senza che ogni persona debba procedere all'installazione.
Con quali versioni di Outlook è compatibile il componente aggiuntivo?
Il componente aggiuntivo è stato testato con Outlook 2016, 2019 e 2021 per Windows, Outlook per Mac e Outlook Web App. La compatibilità con altre versioni non può essere esclusa, ma non è stata verificata ufficialmente. Per un'esperienza ottimale, Flexopus consiglia l'utilizzo di versioni di Outlook aggiornate.