Complemento de Microsoft Outlook

Was ist das Microsoft Outlook Add-In?

Das Flexopus Outlook Add-In ist eine Erweiterung für Microsoft Outlook, die direkt in den Buchungsprozess für Besprechungen eingebettet wird. Es öffnet sich als Seitenbereich beim Erstellen eines neuen Termins und stellt Informationen aus Flexopus – wie Raumverfügbarkeit, Ausstattungsmerkmale und Lagepläne – direkt im Outlook-Client bereit.

Wichtig: Das Add-In ersetzt nicht den bestehenden Buchungsprozess in Microsoft Outlook, sondern ergänzt ihn. Meetings werden weiterhin über Microsoft Exchange Online verwaltet. Flexopus liefert dabei die zusätzlichen Rauminformationen und vereinfacht die Auswahl des passenden Besprechungsraums erheblich.

Voraussetzung für die Nutzung des Add-Ins ist eine bestehende Verbindung zu Microsoft Exchange Online über die Microsoft Graph API. Eine reine On-Premise-Exchange-Umgebung wird derzeit nicht unterstützt.

Wozu dient die Integration?

Das Outlook Add-In vereinfacht den gesamten Prozess rund um die Raumsuche und Meetingplanung. Anstatt zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln, finden Mitarbeitende den passenden Raum direkt beim Erstellen einer Besprechungseinladung.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Besprechungsräume nach Gebäude, Etage, Kapazität und Ausstattung filtern und direkt buchen
• Verfügbarkeit von Räumen für den gewählten Zeitraum in Echtzeit prüfen
• Automatisches Hinzufügen der Raum-E-Mail-Adresse zu den Meetingteilnehmern
• Raumdetails wie Grundriss, Ausstattung und Fotos direkt in Outlook einsehen
• Catering-Services direkt beim Erstellen eines Meetings bestellen
• Besucher registrieren und einladen – direkt über das Flexopus Visitor-Modul in Outlook

Wie einfach ist die Integration?

Das Flexopus Outlook Add-In ist offiziell im Microsoft AppSource verfügbar und kann von IT-Administratoren unkompliziert organisationsweit ausgerollt werden. Die Installation erfolgt über das Microsoft 365 Admin Center unter „Einstellungen > Integrierte Apps“. Alternativ kann das Add-In auch über eine direkte URL installiert werden.

Nach der Installation melden sich Nutzerinnen und Nutzer einmalig mit ihren Flexopus-Zugangsdaten im Add-In an und verknüpfen es mit ihrer Unternehmensinstanz. Danach steht das Add-In direkt beim Erstellen neuer Kalendereinträge zur Verfügung – ganz ohne zusätzliche Konfiguration.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Nahtlose Integration in Outlook: Kein Wechsel zwischen Anwendungen – Raumsuche, Buchung und Zusatzservices direkt im Kalender.
• Echtzeit-Verfügbarkeit: Dank der Anbindung an Microsoft Exchange Online sehen Nutzer sofort, welche Räume zum gewählten Zeitpunkt frei sind.
• Intelligente Raumsuche: Filtern nach Gebäude, Kapazität, Ausstattung und weiteren Merkmalen – der passende Raum wird schnell gefunden.
• Automatisierung: Die Raum-E-Mail-Adresse wird automatisch zu den Meetingteilnehmern hinzugefügt – kein manuelles Nachschlagen notwendig.
• Alle Rauminfos auf einen Blick: Grundrisse, Fotos, Kapazität und Ausstattungsmerkmale direkt im Add-In einsehbar.
• Mehr als nur Raumbuchung: Catering-Bestellungen und Besucherregistrierungen lassen sich direkt über das Add-In abwickeln.
• Breite Kompatibilität: Das Add-In funktioniert mit Outlook für Windows, Mac und im Web-Browser.
• Kostenlos inklusive: Das Outlook Add-In ist Bestandteil von Flexopus und verursacht keine zusätzlichen Lizenzkosten.