Complemento de Microsoft Outlook con Flexopus

¿Qué es el complemento de Microsoft Outlook?

El complemento de Outlook de Flexopus es una extensión para Microsoft Outlook que se integra directamente en el proceso de reserva de reuniones. Se abre como un panel lateral al crear una nueva cita y proporciona información de Flexopus, como la disponibilidad de salas, características del equipamiento y planos, directamente en el cliente de Outlook.

Importante: El complemento no sustituye al proceso de reserva existente en Microsoft Outlook, sino que lo complementa. Las reuniones se siguen gestionando a través de Microsoft Exchange Online. Flexopus aporta la información adicional sobre las salas y simplifica considerablemente la selección del espacio de reunión adecuado.

Para utilizar el complemento es necesario disponer de una conexión a Microsoft Exchange Online a través de la API de Microsoft Graph. Actualmente no se admite un entorno de Exchange exclusivamente local (on-premise).

¿Para qué sirve esta integración?

El complemento de Outlook simplifica todo el proceso de búsqueda de salas y planificación de reuniones. En lugar de cambiar entre diferentes aplicaciones, los empleados encuentran la sala adecuada directamente al crear una invitación a una reunión.

Los casos de uso típicos son:

• Filtrar salas de reuniones por edificio, planta, capacidad y equipamiento, y reservarlas directamente
• Comprobar la disponibilidad de las salas para el periodo seleccionado en tiempo real
• Añadir automáticamente la dirección de correo electrónico de la sala a los asistentes a la reunión
• Consultar detalles de la sala como planos, equipamiento y fotos directamente en Outlook
• Solicitar servicios de catering directamente al crear una reunión
• Registrar e invitar a visitantes directamente a través del módulo de visitantes de Flexopus en Outlook

¿Qué tan sencilla es la integración?

El complemento de Outlook de Flexopus está disponible oficialmente en Microsoft AppSource y puede ser implementado fácilmente por los administradores de TI en toda la organización. La instalación se realiza a través del Centro de administración de Microsoft 365 en "Configuración > Aplicaciones integradas". Alternativamente, el complemento también puede instalarse mediante una URL directa.

Tras la instalación, los usuarios inician sesión en el complemento una sola vez con sus credenciales de Flexopus y lo vinculan a su instancia corporativa. A partir de ese momento, el complemento estará disponible directamente al crear nuevas entradas en el calendario, sin necesidad de configuración adicional.

¿Listo para empezar? Encontrará una guía paso a paso completa para la configuración en nuestro Centro de ayuda.

¿Qué ventajas ofrece la integración?

• Integración perfecta en Outlook: Sin necesidad de cambiar de aplicación: búsqueda de salas, reservas y servicios adicionales directamente en el calendario.
• Disponibilidad en tiempo real: Gracias a la conexión con Microsoft Exchange Online, los usuarios ven al instante qué salas están libres en el momento elegido.
• Búsqueda inteligente de salas: Filtrado por edificio, capacidad, equipamiento y otras características: encuentre rápidamente la sala adecuada.
• Automatización: La dirección de correo electrónico de la sala se añade automáticamente a los asistentes a la reunión; no es necesario buscarla manualmente.
• Toda la información de la sala de un vistazo: Planos, fotos, capacidad y características del equipamiento visibles directamente en el complemento.
• Más que una simple reserva de salas: Los pedidos de catering y los registros de visitantes pueden gestionarse directamente a través del complemento.
• Amplia compatibilidad: El complemento funciona con Outlook para Windows, Mac y en el navegador web.
• Incluido sin coste adicional: El complemento de Outlook es parte integrante de Flexopus y no conlleva costes de licencia adicionales.