Complément Microsoft Outlook avec Flexopus

Qu'est-ce que le complément Microsoft Outlook ?

Le complément Flexopus pour Outlook est une extension pour Microsoft Outlook qui s'intègre directement au processus de réservation de réunions. Il s'ouvre sous forme de volet latéral lors de la création d'un nouveau rendez-vous et affiche les informations issues de Flexopus – telles que la disponibilité des salles, les équipements et les plans d'étage – directement dans le client Outlook.

Important : le complément ne remplace pas le processus de réservation existant dans Microsoft Outlook, mais le complète. Les réunions continuent d'être gérées via Microsoft Exchange Online. Flexopus fournit les informations complémentaires sur les salles et simplifie considérablement la sélection de la salle de réunion adaptée.

L'utilisation du complément nécessite une connexion existante à Microsoft Exchange Online via l'API Microsoft Graph. Un environnement Exchange purement sur site (On-Premise) n'est actuellement pas pris en charge.

À quoi sert cette intégration ?

Le complément Outlook simplifie l'ensemble du processus de recherche de salles et de planification de réunions. Au lieu de basculer entre différentes applications, les collaborateurs trouvent la salle appropriée directement lors de la création d'une invitation à une réunion.

Les cas d'utilisation typiques sont :

• Filtrer les salles de réunion par bâtiment, étage, capacité et équipement, puis réserver directement
• Vérifier en temps réel la disponibilité des salles pour la période choisie
• Ajouter automatiquement l'adresse e-mail de la salle aux participants de la réunion
• Consulter les détails de la salle tels que le plan, l'équipement et les photos directement dans Outlook
• Commander des services de restauration directement lors de la création d'une réunion
• Enregistrer et inviter des visiteurs – directement via le module Visiteurs de Flexopus dans Outlook

L'intégration est-elle simple ?

Le complément Flexopus pour Outlook est officiellement disponible sur Microsoft AppSource et peut être facilement déployé à l'échelle de l'organisation par les administrateurs informatiques. L'installation s'effectue via le centre d'administration Microsoft 365 sous « Paramètres > Applications intégrées ». Alternativement, le complément peut également être installé via une URL directe.

Après l'installation, les utilisateurs se connectent une seule fois au complément avec leurs identifiants Flexopus et le lient à leur instance d'entreprise. Le complément est ensuite disponible directement lors de la création de nouvelles entrées de calendrier, sans aucune configuration supplémentaire.

Prêt à vous lancer ? Vous trouverez un guide étape par étape complet pour la configuration dans notre centre d'aide.

Quels sont les avantages de cette intégration ?

• Intégration transparente dans Outlook : Plus besoin de basculer entre les applications – recherche de salle, réservation et services additionnels directement dans le calendrier.
• Disponibilité en temps réel : Grâce à la connexion à Microsoft Exchange Online, les utilisateurs voient immédiatement quelles salles sont libres à l'heure choisie.
• Recherche intelligente de salles : Filtrage par bâtiment, capacité, équipement et autres caractéristiques – la salle idéale est trouvée rapidement.
• Automatisation : L'adresse e-mail de la salle est automatiquement ajoutée aux participants de la réunion – aucune recherche manuelle nécessaire.
• Toutes les infos sur les salles en un coup d'œil : Plans, photos, capacité et équipements consultables directement dans le complément.
• Bien plus qu'une simple réservation de salle : Les commandes de restauration et l'enregistrement des visiteurs peuvent être gérés directement via le complément.
• Large compatibilité : Le complément fonctionne avec Outlook pour Windows, Mac et dans le navigateur web.
• Inclus gratuitement : Le complément Outlook fait partie intégrante de Flexopus et n'entraîne aucun coût de licence supplémentaire.