Thuiswerken in het buitenland voor een Duitse werkgever: zo werkt het

De afgelopen jaren is thuiswerken uitgegroeid tot een populaire trend. Maar dat hoeft niet altijd in Duitsland te zijn: de mogelijkheid om overal ter wereld te werken, heeft veel werknemers geïnspireerd om hun thuiskantoor op te zetten in exotische of simpelweg aangenamere omgevingen.

Maar hoe zit het juridisch als je je thuiskantoor naar het buitenland verplaatst en waar moet je op letten? In dit artikel gaan we dieper in op het onderwerp thuiswerken in het buitenland en belichten we alle belangrijke aspecten zoals sociale zekerheid, belastingrecht, privacy en meer.

Thuiswerken in de EU: waar moet je op letten?

Steeds meer mensen willen ontsnappen aan de dagelijkse sleur in Duitsland en benijden digital nomads en anderen die hun werkplek altijd kunnen verplaatsen naar waar ze maar willen.

Maar werkt dat ook als je een vaste baan in Duitsland hebt? Het goede nieuws is: als je voltijds in dienst bent en af en toe of zelfs permanent in een ander EU-land wilt werken, is dat niet onmogelijk. Toch zijn er een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden.

De grootste hindernis is waarschijnlijk de toestemming van je werkgever – zonder die lukt het helaas niet, zelfs niet als je 100% op afstand werkt. Zorg er dus eerst voor dat je Duitse werkgever akkoord gaat met thuiswerken vanuit het buitenland en dat je arbeidscontract dit toestaat. Vanuit arbeidsrechtelijk oogpunt kan mobiel werken vanuit het buitenland namelijk problemen opleveren waar de meeste werkgevers niet op zitten te wachten, waardoor veel verzoeken worden afgewezen.

Veel werkgevers maken zich bij thuiswerken in het buitenland bovendien zorgen dat ze het werk van hun remote medewerkers niet voldoende kunnen controleren. Maar als je leidinggevende akkoord gaat – geweldig! Dan is het raadzaam om deze afspraak en eventuele beperkingen vooraf schriftelijk vast te leggen om misverstanden te voorkomen. Daarnaast moet je op de volgende aspecten letten:

A1-verklaring bij thuiswerken in het buitenland

Als je vanwege thuiswerkregelingen gedeeltelijk in een ander EU-land werkt, heeft dit invloed op de toepasselijke wetgeving. Volgens de regels voor sociale zekerheid geldt normaal gesproken het recht van het land waar je in dienst bent.

Als je echter tijdelijk in een andere EU-lidstaat werkt, moet het Duitse recht van toepassing blijven op je thuiswerkzaamheden in het buitenland. Om dit aan te tonen, heb je de zogenaamde A1-verklaring nodig. Dit document bevestigt dat je in Duitsland sociaal verzekerd blijft, ook als je tijdelijk in het buitenland werkt.

De A1-verklaring is vooral belangrijk om te voorkomen dat je dubbel premie voor de sociale zekerheid moet betalen. Om de A1-verklaring te verkrijgen, moet je werkgever een aanvraag indienen. Houd er echter rekening mee dat de afgifte van de A1-verklaring enige tijd in beslag kan nemen, dus vraag je leidinggevende tijdig om de aanvraag te regelen.

Thuiswerken in het buitenland: sociale zekerheid

In principe blijft je sociale verzekeringsplicht in Duitsland bestaan zolang je voor een Duitse werkgever werkt en je woonplaats in Duitsland blijft. Je werkgever is verplicht om je sociale premies in Duitsland af te dragen – voor je zorg-, pensioen- en werkloosheidsverzekering verandert er dus niets als je slechts af en toe in een ander EU-land werkt.

Als je je thuiskantoor echter voor langere tijd naar het buitenland wilt verplaatsen, kunnen er afhankelijk van het land en je persoonlijke situatie ook andere verzekeringsplichten in het doelland ontstaan. Het is de moeite waard om de nationale regelgeving te controleren.

Thuiswerken in het buitenland: belastingrecht

Thuiswerken in het buitenland roept natuurlijk ook veel vragen op over het belastingrecht. In principe blijf je onderworpen aan de Duitse inkomstenbelasting als je voor een Duitse werkgever werkt en je woonplaats of gewone verblijfplaats in Duitsland blijft. Net als bij de sociale premies is je werkgever verplicht om de loonbelasting in Duitsland af te dragen als je slechts af en toe vanuit het buitenland in de EU thuiswerkt.

Als je echter regelmatig mobiel in het buitenland werkt, ben je mogelijk ook in dat land belastingplichtig. Dit is doorgaans relevant wanneer je verblijf in het buitenland langer dan 183 dagen duurt. In dat geval is het verstandig om te controleren of er tussen Duitsland en het land van bestemming een zogeheten dubbelbelastingverdrag bestaat.

Is dat het geval en werk je minder dan zes maanden in het buitenland, dan heeft het land van bestemming meestal geen heffingsbevoegdheid, aangezien je fiscale woonplaats in Duitsland blijft.

Thuiswerken in het buitenland: gegevensbescherming

Ook gegevensbescherming is een belangrijk aspect bij thuiswerken in het buitenland. Als werknemer ben je verplicht om de privacyrichtlijnen van je werkgever na te leven – ongeacht waar je werkt.

De gegevensverwerking moet ook bij thuiswerken in het buitenland voldoen aan de normen van de AVG. De AVG is echter in heel Europa uniform, waardoor je bij mobiel werken binnen de EU geen extra regels in acht hoeft te nemen.

Mobiel werken in het buitenland: ongevallenverzekering

Al je bedrijfsverzekeringen zijn bij een noodgeval in de gehele EU geldig – niet alleen je zorgverzekering, maar ook de ongevallenverzekering van je werkgever. Als je een arbeidsongeval in het EU-buitenland krijgt en daarvoor een verzekeringsuitkering wilt claimen, is het A1-certificaat essentieel.

Alleen zo kun je namelijk aantonen dat je gerechtigd bent om je werkzaamheden ook in het buitenland uit te voeren. Uiteraard moet je, net als bij een arbeidsongeval in Duitsland, aantonen dat het ongeval verband hield met je beroepsmatige activiteiten.

Hoe Flexopus thuiswerken in het buitenland makkelijker maakt

Met de Flexopus desk-sharing-app kun je in slechts drie klikken direct zien wie er thuiswerkt en wie er op kantoor is. Het maakt daarbij niet uit of je op het strand ligt of tijdens je verblijf in het buitenland in de trein zit.

Laat je collega's thuis snel weten dat je beschikbaar bent en dat je plek op kantoor door anderen geboekt kan worden. Handig, toch?

Thuiswerken buiten de EU: zijn er verschillen?

Thuiswerken in Thailand, Bali of Australië – dat klinkt paradijselijk en verleidelijk, maar het is minder eenvoudig dan het lijkt. Niet alleen het tijdsverschil maakt thuiswerken voor je Duitse werkgever ingewikkeld, maar ook de vele juridische bijzonderheden. Waar je je werkplek binnen de EU relatief vrij kunt bepalen zolang je het A1-certificaat hebt, is dat in landen buiten ons continent anders. Ook hier moet je eerst met je werkgever afstemmen of deze akkoord gaat met je remote work.

De volgende stap is om je te informeren over de geldende wetgeving in het land van bestemming. De kans is groot dat je naast je visum ook een werkvergunning nodig hebt – en die is in de meeste landen allesbehalve eenvoudig te verkrijgen. Het is belangrijk om te begrijpen dat thuiswerken buiten de EU zonder werkvergunning of een passend zakelijk visum illegaal is en verstrekkende gevolgen kan hebben.

Ook hiervoor zijn echter uitzonderingen: als je bedrijf een dochteronderneming ter plaatse heeft, kan er worden gekozen voor een intra-company transfer, wat het verkrijgen van een werkvergunning aanzienlijk vergemakkelijkt.

Stiekem thuiswerken in het buitenland: een goed idee?

Zoals je ziet, is legaal thuiswerken buiten de EU niet bepaald eenvoudig. Bovendien weigeren veel werkgevers hun werknemers toestemming te geven voor mobiel werken vanuit het buitenland. Daarom spelen veel Duitsers met de gedachte om hun thuiswerkplek simpelweg stiekem naar het buitenland te verplaatsen. Natuurlijk, zeker als je 100% remote in dienst bent, is het idee om een paar weken vanaf het strand te werken erg verleidelijk – of je werkgever nu akkoord gaat of niet. Maar is het dat waard?

Als je stiekeme thuiswerkplek in het buitenland aan het licht komt, kan dat ernstige gevolgen hebben. Werken vanuit het buitenland zonder toestemming wordt beschouwd als een overtreding en kan leiden tot vervelende maatregelen zoals een officiële waarschuwing of zelfs ontslag. Of je 'workation' dat risico waard is, is de vraag. Zonder twijfel schaadt stiekem thuiswerken in het buitenland je relatie met je werkgever en kan het in het ergste geval je professionele reputatie schaden. Andere werkgevers zouden bij het controleren van je referenties kunnen gaan twijfelen als ze horen over een incident met stiekem thuiswerken.

Om dergelijke problemen te voorkomen, raden we je aan om open te communiceren met je werkgever. Mocht je leidinggevende zich fel verzetten tegen thuiswerken in het buitenland, dan kun je ook proberen een sabbatical te onderhandelen, zodat je alsnog een langere vakantie in het buitenland kunt opnemen.

Is permanent thuiswerken in het buitenland mogelijk?

Als je werkgever akkoord gaat, staat niets een permanent thuiswerkadres in het buitenland in de weg – al brengt dit wel fundamentele veranderingen met zich mee voor je belastingplicht en sociale verzekeringen.

Wat betreft belastingen voor thuiswerken in het buitenland is er een duidelijke richtlijn: de eerder genoemde 183-dagenregeling. Als je meer dan zes maanden per jaar buiten Duitsland verblijft, wijzigt je fiscale woonplaats. Je moet je inkomen dan in het land van bestemming belasten – en als Duitsland geen verdrag ter voorkoming van dubbele belasting heeft met dat land, ben je in Duitsland ook nog loonbelasting verschuldigd.

Ook voor de sociale verzekeringen heeft permanent thuiswerken in het buitenland gevolgen. Deze hangen echter af van het betreffende land – informeer jezelf dus over de regels die in jouw land van bestemming gelden.

Kun je als werkstudent vanuit het buitenland thuiswerken?

Studeer je in het buitenland en wil je toch voor je Duitse werkgever blijven thuiswerken? In principe gelden voor werkstudenten vergelijkbare regels als voor reguliere werknemers die in het buitenland thuiswerken. Omdat detachering voor je werkgever echter veel administratieve rompslomp met zich meebrengt, stemmen de meeste bedrijven niet in met thuiswerken vanuit het buitenland voor werkstudenten.

Samenvatting

Thuiswerken in het buitenland klinkt voor veel Duitsers als een droom. Mobiel werken in het buitenland biedt veel mogelijkheden, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Mobiel werken in het buitenland vereist grondig onderzoek en inzicht in de juridische, fiscale en verzekeringstechnische aspecten.