Working from home abroad for a German employer: How it works

In recent years, working from home has become a popular trend. But it doesn't always have to be in Germany: the ability to work from anywhere in the world has inspired many employees to set up their home office in exotic or simply more pleasant environments.

But what are the legal implications of moving your home office abroad, and what needs to be considered? In this article, we will take an in-depth look at the topic of working from abroad and cover all important aspects such as social security, tax law, data protection, and more.

Working from home in the EU: What to keep in mind?

More and more people want to escape the gray daily grind in Germany and envy digital nomads and others who can always move their workplace to wherever they like best at the moment.

But does this also work if you have a permanent position in Germany? The good news is: If you are employed full-time and would like to work in another EU country occasionally or even permanently, it is not impossible in principle. However, there are a few important things to consider.

The biggest hurdle is likely the approval of your employer – unfortunately, it won't work without it, even if you work 100% remotely. First, you should ensure that your German employer agrees to remote work from abroad and that your employment contract allows it. From a labor law perspective, working remotely from abroad can cause several issues that most employers prefer to avoid, which is why many requests are denied.

Many employers are also concerned about not being able to adequately monitor the work of their remote employees when they work from abroad. However, if your boss agrees – wonderful! It is then advisable to record this agreement and any restrictions in writing in advance to avoid misunderstandings. You should also consider the following aspects:

A1 certificate for remote work abroad

If you work partially in another EU country due to remote work arrangements, this affects the applicable legal regulations. According to social security regulations, the law of the country where you are employed usually applies.

However, if you work temporarily in another EU member state, German law should continue to apply to your remote work abroad. To prove this, you need the so-called A1 certificate. This certificate confirms that you remain covered by social security in Germany, even if you are working abroad temporarily.

The A1 certificate is particularly important to avoid having to pay into social security twice. To obtain the A1 certificate, your employer must submit an application. Please note, however, that issuing the A1 certificate can take some time, so ask your boss to apply for it in good time.

Remote work abroad: Social security

In principle, your social security obligation in Germany remains as long as you work for a German employer and your center of life remains in Germany. Your employer is still obliged to pay your social security contributions in Germany – so nothing changes for you regarding your health, pension, and unemployment insurance if you only work occasionally in another EU country.

However, if you want to move your home office abroad for a longer period, further insurance obligations may arise in the destination country, depending on the country and your individual situation. It is worth checking the national regulations here.

Remote work abroad: Tax law

Working from home abroad naturally also raises many questions regarding tax law. In principle, you remain subject to German income tax if you work for a German employer and your residence or habitual abode remains in Germany. Just as with social security contributions, your employer is also obliged to deduct wage tax in Germany if you only occasionally work from a home office in another EU country.

Wenn du allerdings regelmäßig mobil im Ausland arbeitest, bist du möglicherweise auch im jeweiligen Land steuerpflichtig. Das ist in der Regel dann relevant, wenn dein Einsatz im Ausland eine Dauer von 183 Tagen überschreitet. Dann solltest du dich informieren, ob zwischen Deutschland und dem Zielland ein sogenanntes Doppelbesteuerungsabkommen besteht. 

Ist das der Fall und arbeitest du weniger als sechs Monate im Ausland, hat das Zielland normalerweise keine Besteuerungsrechte, da dein Steuersitz weiterhin in Deutschland bleibt.

Homeoffice im Ausland: Datenschutz

Auch der Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt, wenn es um das Arbeiten im Homeoffice im Ausland geht. Als ArbeitnehmerIn bist du weiterhin dazu verpflichtet, die Datenschutzrichtlinien deines Arbeitgebers einzuhalten – ganz unabhängig davon, wo du arbeitest. 

Die Datenverarbeitung muss auch beim Homeoffice im Ausland nach den Standards der DSGVO erfolgen. Die DSGVO ist allerdings in ganz Europa einheitlich, weshalb du beim mobilen Arbeiten im EU-Ausland keine zusätzlichen Bestimmungen beachten musst. 

Mobiles Arbeiten im Ausland: Unfallversicherung

All deine betrieblichen Versicherungen gelten bei einem Notfall in der gesamten EU – nicht nur deine Krankenversicherung, sondern auch die Unfallversicherung deines Arbeitgebers. Wenn du einen Arbeitsunfall im EU-Ausland hast und dafür eine Versicherungsleistung in Anspruch nehmen möchtest, ist die A1-Bescheinigung das A und O. 

Denn nur so kannst du bestätigen, dass du berechtigt bist, deine Tätigkeit auch im Ausland auszuführen. Natürlich musst du genau wie bei einem Arbeitsunfall in Deutschland nachweisen, dass der Unfall in Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit passiert ist.

Wie Flexopus Homeoffice im Ausland erleichtert 

Mit der Flexopus Desk-Sharing-App kann in nur drei Klicks direkt sichtbar gemacht werden, wer sich im Homeoffice und wer sich im Büro befindet. Herbei ist es egal, ob du am Strand liegst oder während deines Auslandsaufenthalts im Zug sitzt.

Lass deine Kolleg*innen zuhause schnell wissen, dass du verfügbar bist und dein Platz im Büro von anderen gebucht werden kann. Praktisch, oder?

Homeoffice im Nicht-EU-Ausland: Gibt es Unterschiede?

Homeoffice in Thailand, Bali oder Australien – das hört sich zwar paradiesisch und verlockend an, ist jedoch auch nicht so einfach, wie es sich anhört. Nicht nur die Zeitverschiebung macht das Homeoffice für deinen deutschen Arbeitgeber kompliziert, sondern auch die vielen rechtlichen Besonderheiten. Denn während du deinen Arbeitsplatz in der EU relativ frei bestimmen kannst, solange du die A1 Bescheinigung hast, ist das in Ländern außerhalb unseres Kontinents anders. Auch hier solltest du zunächst mit deinem Arbeitgeber abklären, ob er deiner Remote Work zustimmt. 

Als nächsten Schritt solltest du dich über die geltenden Gesetze im Zielland informieren. Aller Wahrscheinlichkeit nach brauchst du neben deinem Visum auch eine Arbeitserlaubnis – und die ist in den meisten Ländern alles andere als einfach zu bekommen. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Arbeiten im Homeoffice im Nicht-EU-Ausland ohne Arbeitserlaubnis oder ein entsprechendes Business-Visum illegal ist und weitreichende Konsequenzen haben kann.

Auch hierfür gibt es jedoch Ausnahmen: Wenn deine Firma eine Tochtergesellschaft vor Ort hat, kann mit einer konzerninternen Entsendung argumentiert werden, was die Genehmigung einer Arbeitserlaubnis deutlich erleichtert. 

Heimlich Homeoffice im Ausland: Eine gute Idee?

Wie du siehst, ist das legale Arbeiten im Homeoffice im Nicht-EU-Ausland nicht gerade unkompliziert. Zudem weigern sich viele Arbeitgeber, ihren MitarbeiterInnen das mobile Arbeiten aus dem Ausland zu genehmigen. Aus diesem Grund spielen viele Deutsche mit dem Gedanken, ihr Homeoffice einfach heimlich ins Ausland zu verlegen. Klar, gerade wenn du zu 100% remote angestellt bist, ist die Idee, für ein paar Wochen vom Strand aus zu arbeiten, sehr verlockend – egal ob dein Arbeitgeber zustimmt oder nicht. Doch lohnt sich das? 

Wenn dein heimliches Homeoffice aus dem Ausland auffliegt, kann das gravierende Konsequenzen haben. Wenn du ohne Erlaubnis aus dem Ausland arbeitest, gilt das als Regelverstoß und kann zu ärgerlichen Maßnahmen wie Abmahnungen oder sogar zur Kündigung führen. Ob deine Workation dieses Risiko wert ist, steht zur Debatte. Zweifelsohne belastet ein heimliches Homeoffice im Ausland dein Verhältnis zum Arbeitgeber und kann im schlimmsten Fall auch deine berufliche Reputation schädigen. Andere Arbeitgeber könnten bei der Überprüfung deiner Referenzen Zweifel bekommen, wenn sie von einem Vorfall mit heimlichem Homeoffice erfahren. 

Um solche Probleme zu vermeiden, empfehlen wir dir, offen mit dem Arbeitgeber zu kommunizieren. Falls dein Chef sich vehement gegen das Homeoffice im Ausland wehrt, kannst du auch versuchen, einen Sabbatical zu verhandeln, sodass du trotzdem einen längeren Urlaub im Ausland antreten kannst.

Ist dauerhaftes Homeoffice im Ausland möglich?

If your employer agrees, there is nothing standing in the way of working permanently from home abroad – though this does come with fundamental changes to your tax liability and social security.

Regarding taxes for working from home abroad, there is a clear guideline: the aforementioned 183-day rule. If you spend more than six months a year outside of Germany, your tax residence changes. You must then pay income tax in your destination country – and if Germany does not have a double taxation agreement with that country, you may also be liable for income tax in Germany.

Working permanently from home abroad also has implications for social security. However, these depend on the specific country – so be sure to find out which regulations apply in your destination country.

Can working students work from home abroad?

Are you studying abroad and still want to continue working from home for your German employer? In principle, similar regulations apply to working students as to regular employees working from home abroad. However, posting an employee abroad involves a great deal of effort for your employer, which is why most companies do not approve working from home abroad for working students.

Zusammenfassung

For many Germans, working from home abroad sounds like a dream. Working remotely from another country offers many opportunities, but it also comes with several challenges. Mobile work abroad requires thorough research and an understanding of the legal, tax, and insurance-related aspects.