Google Agenda Werkplek: synchroniseer boekingen met Flexopus

‍Wat is de synchronisatie van werkplekken in Google Agenda?

De synchronisatie van Google Agenda met de werkplek is een interface tussen Flexopus en Google Workspace. Zodra een medewerker een werkplek boekt in Flexopus, wordt deze boeking automatisch als een "Werklocatie"-item overgezet naar zijn of haar persoonlijke Google Agenda.

Naast de boekingsstatus, de gebouwnaam, de verdiepingsnaam en de naam van het geboekte object (bijv. gesynchroniseerd (bureau of kamer). De verbinding wordt tot stand gebracht via de Google Management API, die Flexopus gebruikt als geautoriseerde applicatie.

Wat is het doel van integratie?

In een hybride werkomgeving is transparantie cruciaal: teams willen weten wie er op kantoor is en wanneer – en waar precies. De integratie van Google Calendar met de werkomgeving maakt dat precies mogelijk, zonder extra inspanning van de medewerkers.

Typische gebruiksscenario's:

• Collega's kunnen in Google Agenda direct zien of iemand op kantoor of thuis aan het werk is.
• Vergaderingen kunnen beter worden gepland omdat de locatie van de deelnemers bekend is.
• Medewerkers kunnen elkaar sneller vinden dankzij de gebouw- en verdiepingsinformatie die direct in de agenda staat.
• Geen handmatig onderhoud van agenda-items meer: Flexopus regelt de synchronisatie automatisch.

Hoe eenvoudig is de integratie?

De installatie wordt eenmalig door een beheerder uitgevoerd en is in slechts enkele stappen voltooid. Ten eerste is Flexopus geregistreerd als een geautoriseerde applicatie in de Google Admin Console. De verbinding wordt vervolgens direct in het Flexopus-dashboard geactiveerd.

Er zijn twee configuratieopties: een vereenvoudigde versie waarbij werktijden voor de hele dag worden geregistreerd, en een gedetailleerde versie met exacte begin- en eindtijden voor elke boeking. Voor beginners raden we de vereenvoudigde versie aan.

Klaar om te beginnen? Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.

Wat zijn de voordelen van integratie?

• Automatische synchronisatie: boekingen vanuit Flexopus verschijnen direct als werklocatie in Google Agenda – zonder dat u daar iets voor hoeft te doen.
• Meer transparantie binnen het team: iedereen kan zien wie waar en wanneer werkt – ideaal voor hybride teams.
• Gedetailleerde locatiegegevens: Gebouw, verdieping en objectnaam worden direct in de kalender weergegeven.
• Realtime wijzigingen: Als een boeking in Flexopus wordt gewijzigd of verwijderd, wordt de agenda-item automatisch bijgewerkt.
• Voldoet aan de privacywetgeving: alleen de noodzakelijke agendatoegangsrechten worden gevraagd – geen toegang tot privé-agenda-inhoud.
• Gratis inbegrepen: De integratie maakt deel uit van Flexopus en vereist geen extra licentie.
• Flexibele configuratie: keuze tussen vereenvoudigde (hele dag) en gedetailleerde (met tijd) synchronisatie.