Google Calendar-werklocatie: boekingen synchroniseren met Flexopus
Flexopus verbindt uw werkplekboekingen direct met Google Calendar – volledig automatisch en in realtime. Medewerkers zien hun werklocatie (kantoor, verdieping, werkplek) direct in hun Google-agenda, zonder dat ze iets handmatig hoeven in te voeren.
Wat is de Google Calendar-werklocatiesynchronisatie?
De Google Calendar-werklocatiesynchronisatie is een koppeling tussen Flexopus en Google Workspace. Zodra een medewerker in Flexopus een werkplek boekt, wordt deze boeking automatisch als „Work Location”-item naar de persoonlijke Google-agenda overgezet.
Naast de boekingsstatus worden ook de naam van het gebouw, de verdieping en het geboekte object (bijv. bureau of ruimte) gesynchroniseerd. De verbinding verloopt via de Google Management API, die Flexopus als geautoriseerde applicatie gebruikt.
Waarvoor dient de integratie?
In een hybride werkomgeving is transparantie cruciaal: teams willen weten wie wanneer op kantoor is – en waar precies. De Google Calendar-werklocatie-integratie maakt dit mogelijk, zonder extra werk voor de medewerkers.
Typische toepassingen:
- Collega's zien direct in Google Calendar of iemand op kantoor of thuis werkt.
- Vergaderingen zijn beter te plannen omdat de locatie van deelnemers bekend is.
- Medewerkers vinden elkaar sneller dankzij de gebouw- en verdiepinggegevens in de agenda.
- Geen handmatig agendabeheer meer: Flexopus regelt de synchronisatie automatisch.
Hoe eenvoudig is de integratie?
De configuratie wordt eenmalig door een beheerder uitgevoerd en is in enkele stappen voltooid. Eerst wordt Flexopus in de Google Admin Console als geautoriseerde applicatie toegevoegd. Daarna wordt de verbinding direct in het Flexopus-dashboard geactiveerd.
Er zijn twee configuratieopties: een vereenvoudigde variant waarbij werklocaties voor de hele dag worden aangemaakt, en een gedetailleerde variant met exacte begin- en eindtijden per boeking. Wij raden de vereenvoudigde variant aan om mee te beginnen.
Klaar om te beginnen? Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Automatische synchronisatie: boekingen uit Flexopus verschijnen direct als werklocatie in Google Calendar – zonder handmatige actie.
- Meer transparantie in het team: iedereen ziet wie wanneer waar werkt – ideaal voor hybride teams.
- Gedetailleerde locatiegegevens: gebouw, verdieping en objectnaam worden direct in de agenda getoond.
- Realtime wijzigingen: als een boeking in Flexopus wordt gewijzigd of verwijderd, wordt het agenda-item automatisch bijgewerkt.
- Privacyconform: er worden alleen noodzakelijke agendarechten gevraagd – geen toegang tot privé-agenda-inhoud.
- Gratis inbegrepen: de integratie is onderdeel van Flexopus en vereist geen extra licentie.
- Flexibele configuratie: keuze tussen vereenvoudigde (hele dag) en gedetailleerde (met tijdstip) synchronisatie.
Ontwikkeld door
Flexopus GmbHVerdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Wat gebeurt er als ik een boeking in Flexopus verwijder?
Wanneer een boeking in Flexopus wordt verwijderd, verwijdert Flexopus automatisch het bijbehorende werklocatie-item uit Google Calendar. U hoeft niets handmatig op te schonen.
Wat gebeurt er als ik het agenda-item handmatig in Google wijzig of verwijder?
Flexopus wordt niet op de hoogte gesteld van handmatige wijzigingen of verwijderingen in Google Calendar en kan deze niet ongedaan maken. Als u de boeking echter achteraf in Flexopus bewerkt, wordt het item opnieuw correct in Google Calendar geplaatst.
Welke gegevens worden naar Google Calendar verzonden?
Flexopus verzendt uitsluitend boekingsgerelateerde informatie: datum, tijdsduur (bij gedetailleerde configuratie) en de naam van het gebouw, de verdieping en het object. Persoonlijke of gevoelige gegevens worden niet verzonden. Flexopus heeft enkel toestemming nodig om agenda-items te schrijven.