Google Calendar Arbeitsort: Buchungen mit Flexopus synchronisieren

‍Was ist die Google Calendar Arbeitsort-Synchronisation?

Die Google Calendar Arbeitsort-Synchronisation ist eine Schnittstelle zwischen Flexopus und Google Workspace. Sobald ein Mitarbeitender in Flexopus einen Arbeitsplatz bucht, wird diese Buchung automatisch als „Work Location“-Eintrag in den persönlichen Google Kalender übertragen.

Dabei werden neben dem Buchungsstatus auch Gebäudename, Etagenname und der Name des gebuchten Objekts (z. B. Schreibtisch oder Raum) synchronisiert. Die Verbindung erfolgt über die Google Management API, die Flexopus als autorisierte Anwendung nutzt.

Wozu dient die Integration?

Im hybriden Arbeitsalltag ist Transparenz entscheidend: Teams möchten wissen, wer wann im Büro ist – und wo genau. Die Google Calendar Arbeitsort-Integration macht genau das möglich, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden.

Typische Anwendungsfälle:

• Kolleginnen und Kollegen sehen im Google Kalender direkt, ob jemand im Büro oder im Homeoffice arbeitet.
• Meetings lassen sich besser planen, weil der Aufenthaltsort der Teilnehmenden bekannt ist.
• Mitarbeitende finden sich gegenseitig schneller – dank Gebäude- und Etagenangabe direkt im Kalender.
• Kein manuelles Pflegen von Kalendereinträgen mehr: Flexopus übernimmt die Synchronisation automatisch.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung erfolgt einmalig durch einen Administrator und ist in wenigen Schritten abgeschlossen. Zunächst wird Flexopus in der Google Admin Console als autorisierte Anwendung hinterlegt. Anschließend wird die Verbindung direkt im Flexopus-Dashboard aktiviert.

Es gibt zwei Konfigurationsoptionen: eine vereinfachte Variante, bei der ganztägige Arbeitsort-Einträge erstellt werden, und eine detaillierte Variante mit genauen Start- und Endzeiten je Buchung. Wir empfehlen die vereinfachte Variante für den Einstieg.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Automatische Synchronisation: Buchungen aus Flexopus erscheinen sofort als Arbeitsort-Eintrag im Google Kalender – ohne manuellen Aufwand.
• Mehr Transparenz im Team: Alle sehen, wer wann wo arbeitet – ideal für hybride Teams.
• Detaillierte Standortangaben: Gebäude, Etage und Objektname werden direkt im Kalender angezeigt.
• Änderungen in Echtzeit: Wird eine Buchung in Flexopus geändert oder gelöscht, wird der Kalendereintrag automatisch aktualisiert.
• Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Kalenderberechtigungen angefordert – kein Zugriff auf private Kalenderinhalte.
• Kostenlos inklusive: Die Integration ist Bestandteil von Flexopus und erfordert keine zusätzliche Lizenz.
• Flexible Konfiguration: Wahl zwischen vereinfachter (ganztägig) und detaillierter (mit Uhrzeit) Synchronisation.