Personio met Flexopus: Automatisch afwezigheden synchroniseren
Wie hybride teams efficiënt wil organiseren, heeft actuele informatie nodig over wie beschikbaar is en wie niet. Met de Personio-integratie van Flexopus worden afwezigheidsgegevens uit uw HR-systeem automatisch naar uw werkplekbeheersysteem overgezet – zonder handmatige aanpassingen en zonder dubbele gegevensinvoer.
Wat is Personio-synchronisatie?
De Personio-integratie is eenrichtingsverkeer wat betreft gegevenssynchronisatie: Flexopus leest regelmatig de goedgekeurde afwezigheidsmeldingen van Personio en stuurt deze door naar het Flexopus-systeem. De verbinding wordt tot stand gebracht via een gestandaardiseerde API-interface.
De volgende afwezigheidsgegevens worden gesynchroniseerd:
- Werknemers-ID en goedkeurings-ID
- Begin- en einddatum van afwezigheid
- Afwezigheidsstatus (bijv. goedgekeurd)
- Soort afwezigheid (bijv. Vakantie, ziekte, ouderschapsverlof)
- Optionele opmerking betreffende afwezigheid
Dit is een alleen-lezen verbinding: afwezigheidsgegevens kunnen niet via Flexopus worden gewijzigd. Wijzigingen worden uitsluitend in Personio aangebracht.
Wat is het doel van integratie?
De integratie koppelt HR-gegevens aan de dagelijkse organisatie op de werkplek. Zodra een afwezigheid in Personio is goedgekeurd, is deze ook zichtbaar in Flexopus – automatisch en zonder extra inspanning.
Dit maakt de volgende specifieke gebruiksscenario's mogelijk:
- Afwezigheidsstatus in één oogopslag: Medewerkers kunnen direct op de homepage zien of ze als afwezig geregistreerd staan.
- Beschikbaarheid van collega's: Teams kunnen in Flexopus zien wie op kantoor is, op afstand werkt of afwezig is. Dit vereenvoudigt de planning van dagen waarop fysieke aanwezigheid vereist is aanzienlijk.
- Automatische annulering van boekingen (binnenkort beschikbaar): In de toekomst kan Flexopus reserveringen van afwezige personen automatisch annuleren, zodat werkplekken en ruimtes beschikbaar komen voor anderen.
Hoe eenvoudig is de integratie?
Het instellen van de Personio-integratie is eenvoudig. Ga als beheerder naar de integratie-instellingen in Flexopus, selecteer Personio als HRIS-systeem en verleen de benodigde API-machtigingen in Personio. Daarna verloopt de synchronisatie volledig automatisch.
Klaar om te beginnen? Voor volledige stapsgewijze installatie-instructies kunt u terecht in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van integratie?
- Automatische synchronisatie: Afwezigheden uit Personio verschijnen direct in Flexopus zonder handmatige tussenkomst.
- Betere transparantie in het team: Iedereen kan in één oogopslag zien wie beschikbaar is – ideaal voor het plannen van hybride werkdagen.
- Minder fouten: Dubbele gegevens worden geëlimineerd, informatie is altijd consistent.
- Voldoet aan de gegevensbeschermingsvoorschriften: Alleen de noodzakelijke afwezigheidsgegevens worden verzonden. Gevoelige details kunnen desgewenst verborgen worden – bijvoorbeeld: In plaats van "ziekte" wordt alleen "afwezig" weergegeven.
- Naadloze integratie: Personio is een van de meer dan 30 ondersteunde HRIS-systemen – Flexopus integreert naadloos in uw bestaande HR-infrastructuur.
- Toekomstbestendig: De geplande functie voor het automatisch verwijderen van boekingen bij afwezigheid zal de integratie nog krachtiger maken.
Verdere integraties
.svg)
vragen en antwoorden
Zullen gevoelige redenen voor afwezigheid, zoals ziekte, openbaar worden gemaakt?
Nee, niet per se. Flexopus kan zo worden geconfigureerd dat in plaats van het specifieke afwezigheidstype (bijv. In geval van ziekte of ouderschapsverlof wordt alleen de algemene status "afwezig" weergegeven. Op deze manier behoudt u de controle over welke informatie zichtbaar is voor uw collega's.
Wat gebeurt er als een afwezigheid in Personio wordt gewijzigd of verwijderd?
Flexopus synchroniseert regelmatig afwezigheidsgegevens vanuit Personio. Wanneer een item in Personio wordt gewijzigd of verwijderd, wordt deze wijziging automatisch overgezet naar Flexopus tijdens de volgende synchronisatieronde.
Kan ik afwezigheden in Personio invoeren of wijzigen via Flexopus?
Nee. De integratie betreft een alleen-lezen verbinding. Afwezigheden worden uitsluitend van Personio naar Flexopus overgedragen. Aanpassingen aan afwezigheidsdata moeten nog steeds rechtstreeks in Personio worden gedaan.
Welke machtigingen zijn vereist voor de installatie?
Voor de configuratie zijn beheerdersrechten in beide systemen vereist: in Flexopus om de integratie te activeren en in Personio om de benodigde API-rechten te verlenen. De synchronisatie vindt vervolgens plaats via het e-mailadres van de medewerker als unieke identificatiecode.
Is de Personio-integratie inbegrepen in de prijs van Flexopus?
De HRIS-integratiemodule is een afzonderlijk verkrijgbare add-on en is niet inbegrepen in het standaardpakket. Het is doorgaans op aanvraag beschikbaar voor alle klanten. Neem contact met ons op voor meer informatie over beschikbaarheid en voorwaarden.