Personio mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren
Wer hybride Teams effizient organisieren möchte, braucht aktuelle Informationen darüber, wer verfügbar ist und wer nicht. Mit der Personio-Integration von Flexopus fließen Abwesenheitsdaten aus Ihrem HR-System automatisch in Ihre Arbeitsplatzverwaltung – ohne manuelle Pflege, ohne doppelte Dateneingabe.
Was ist die Personio-Synchronisation?
Die Personio-Integration ist eine einseitige Datensynchronisation: Flexopus liest regelmäßig die genehmigten Abwesenheitseinträge aus Personio aus und überträgt sie in das Flexopus-System. Die Verbindung erfolgt über eine standardisierte API-Schnittstelle.
Folgende Abwesenheitsdaten werden synchronisiert:
- Mitarbeiter-ID und Genehmigungs-ID
- Start- und Enddatum der Abwesenheit
- Status der Abwesenheit (z. B. genehmigt)
- Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
- Optionaler Hinweis zur Abwesenheit
Es handelt sich um eine reine Leseverbindung: Abwesenheitsdaten können über Flexopus nicht verändert werden. Änderungen erfolgen ausschließlich in Personio.
Wozu dient die Integration?
Die Integration verbindet HR-Daten mit der täglichen Arbeitsplatzorganisation. Sobald eine Abwesenheit in Personio genehmigt ist, ist sie auch in Flexopus sichtbar – automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand.
Das ermöglicht konkret folgende Anwendungsfälle:
- Abwesenheitsstatus auf einen Blick: Mitarbeitende sehen direkt auf der Startseite, ob sie als abwesend eingetragen sind.
- Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen: Teams sehen in Flexopus, wer im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist. Das erleichtert die Planung von Präsenztagen erheblich.
- Automatische Buchungslöschung (demnächst verfügbar): Flexopus kann künftig Reservierungen abwesender Personen automatisch stornieren, damit Arbeitsplätze und Räume für andere zur Verfügung stehen.
Wie einfach ist die Integration?
Die Einrichtung der Personio-Integration ist unkompliziert. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Personio als HRIS-System aus und erteilen die benötigten API-Berechtigungen in Personio. Danach läuft die Synchronisation vollautomatisch.
Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.
Welche Vorteile hat die Integration?
- Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus Personio erscheinen ohne manuellen Aufwand direkt in Flexopus.
- Bessere Transparenz im Team: Alle sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – ideal für die Planung hybrider Arbeitstage.
- Weniger Fehler: Doppelte Datenpflege entfällt, Informationen sind stets konsistent.
- Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible Details können auf Wunsch ausgeblendet werden – z. B. wird statt „Krankheit“ nur „abwesend“ angezeigt.
- Nahtlose Einbindung: Personio ist eines von über 30 unterstützten HRIS-Systemen – Flexopus fügt sich in Ihre bestehende HR-Infrastruktur ein.
- Zukunftssicher: Mit der geplanten Funktion zur automatischen Buchungslöschung bei Abwesenheit wird die Integration noch leistungsfähiger.
Weitere Integrationen
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Fragen und Antworten
Werden sensible Abwesenheitsgründe wie Krankheit öffentlich sichtbar?
Nein, nicht zwingend. Flexopus kann so konfiguriert werden, dass anstelle des konkreten Abwesenheitstyps (z. B. Krankheit oder Elternzeit) nur der allgemeine Status „abwesend“ angezeigt wird. So behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Informationen für Kolleginnen und Kollegen sichtbar sind.
Was passiert, wenn eine Abwesenheit in Personio geändert oder gelöscht wird?
Flexopus synchronisiert die Abwesenheitsdaten regelmäßig aus Personio. Wenn ein Eintrag in Personio geändert oder gelöscht wird, wird diese Änderung beim nächsten Synchronisationslauf automatisch in Flexopus übernommen.
Kann ich über Flexopus Abwesenheiten in Personio eintragen oder verändern?
Nein. Die Integration ist eine reine Leseverbindung. Abwesenheiten werden ausschließlich aus Personio in Flexopus übertragen. Anpassungen an Abwesenheitsdaten müssen weiterhin direkt in Personio vorgenommen werden.
Welche Berechtigungen sind für die Einrichtung erforderlich?
Die Einrichtung erfordert Administratorrechte in beiden Systemen: in Flexopus, um die Integration zu aktivieren, und in Personio, um die notwendigen API-Berechtigungen zu vergeben. Die Synchronisation erfolgt anschließend über die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden als eindeutiges Zuordnungsmerkmal.
Ist die Personio-Integration im Flexopus-Preis enthalten?
Das HRIS-Integrationsmodul ist ein separat erhältliches Add-on und nicht im Standardpaket enthalten. Es steht grundsätzlich allen Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über Verfügbarkeit und Konditionen zu erfahren.