Personio mit Flexopus: Abwesenheiten automatisch synchronisieren

Was ist die Personio-Synchronisation?

Die Personio-Integration ist eine einseitige Datensynchronisation: Flexopus liest regelmäßig die genehmigten Abwesenheitseinträge aus Personio aus und überträgt sie in das Flexopus-System. Die Verbindung erfolgt über eine standardisierte API-Schnittstelle.

Folgende Abwesenheitsdaten werden synchronisiert:

• Mitarbeiter-ID und Genehmigungs-ID
• Start- und Enddatum der Abwesenheit
• Status der Abwesenheit (z. B. genehmigt)
• Abwesenheitstyp (z. B. Urlaub, Krankheit, Elternzeit)
• Optionaler Hinweis zur Abwesenheit

Es handelt sich um eine reine Leseverbindung: Abwesenheitsdaten können über Flexopus nicht verändert werden. Änderungen erfolgen ausschließlich in Personio.

Wozu dient die Integration?

Die Integration verbindet HR-Daten mit der täglichen Arbeitsplatzorganisation. Sobald eine Abwesenheit in Personio genehmigt ist, ist sie auch in Flexopus sichtbar – automatisch und ohne zusätzlichen Aufwand.

Das ermöglicht konkret folgende Anwendungsfälle:

• Abwesenheitsstatus auf einen Blick: Mitarbeitende sehen direkt auf der Startseite, ob sie als abwesend eingetragen sind.
• Verfügbarkeit der Kolleginnen und Kollegen: Teams sehen in Flexopus, wer im Büro ist, remote arbeitet oder abwesend ist. Das erleichtert die Planung von Präsenztagen erheblich.
• Automatische Buchungslöschung (demnächst verfügbar): Flexopus kann künftig Reservierungen abwesender Personen automatisch stornieren, damit Arbeitsplätze und Räume für andere zur Verfügung stehen.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung der Personio-Integration ist unkompliziert. Als Administrator navigieren Sie in Flexopus zu den Integrationseinstellungen, wählen Personio als HRIS-System aus und erteilen die benötigten API-Berechtigungen in Personio. Danach läuft die Synchronisation vollautomatisch.

Bereit zum Start? Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

• Automatische Synchronisation: Abwesenheiten aus Personio erscheinen ohne manuellen Aufwand direkt in Flexopus.
• Bessere Transparenz im Team: Alle sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist – ideal für die Planung hybrider Arbeitstage.
• Weniger Fehler: Doppelte Datenpflege entfällt, Informationen sind stets konsistent.
• Datenschutzkonform: Es werden nur die notwendigen Abwesenheitsdaten übertragen. Sensible Details können auf Wunsch ausgeblendet werden – z. B. wird statt „Krankheit“ nur „abwesend“ angezeigt.
• Nahtlose Einbindung: Personio ist eines von über 30 unterstützten HRIS-Systemen – Flexopus fügt sich in Ihre bestehende HR-Infrastruktur ein.
• Zukunftssicher: Mit der geplanten Funktion zur automatischen Buchungslöschung bei Abwesenheit wird die Integration noch leistungsfähiger.