Of het nu gaat om het onboarden van nieuwe medewerkers, het volgen van trainingen of het voltooien van projecten — mobiel werken maakt nu deel uit van het dagelijks leven. Het onboarden van nieuwe medewerkers die vanuit huis werken, ook wel digitale onboarding genoemd, wordt steeds populairder en is steeds onontbeerlijker, met name in de context van werken op afstand. Een succesvol en naadloos onboardingproces helpt nieuwe teamleden zich welkom, gewaardeerd en klaar om hun best te doen. Maar wat kenmerkt een goed digitaal onboardingproces?

Wat is digitale onboarding precies?

Digitale onboarding is het proces waarbij nieuwe teamleden in het bedrijf worden geïntegreerd met behulp van digitale tools en technologieën. Online platforms, software en virtuele communicatiekanalen kunnen worden gebruikt om het onboardingproces te automatiseren en zo efficiënter te maken. In tegenstelling tot traditionele onboarding voert digitale onboarding taken uit zoals het invullen van documenten en het werken met collega's vanaf elke locatie.

‍

Millennials en Generatie Z zijn opgegroeid in een digitale omgeving en verwachten daarom dat het wervingsproces een afspiegeling is van deze moderne manier van leven. Een sterk gedigitaliseerd onboardingproces geeft vanaf het begin het gevoel dat het bedrijf toekomstgericht is en weet wat werknemers willen.

Deze 5 tips helpen bij een digitaal onboardingproces

De uitdagingen van werken op afstand vereisen innovatieve benaderingen om mee te beginnen virtuele werkomgeving om naadloos te ontwerpen. In dit verband presenteren we vijf waardevolle tips die u kunnen helpen om een soepel en positief digitaal onboardingproces tot stand te brengen:

1. Met behulp van een onboardingplatform

Om een naadloos digitaal onboardingproces te garanderen, is het belangrijk om een uitgebreid onboardingplatform te gebruiken. Dergelijke platforms bieden een scala aan hulpmiddelen en functies die kunnen helpen bij het automatiseren van het proces, zoals het ondertekenen van documenten, e-learningmodules en interactieve checklists, en moeten ook kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van het bedrijf en zijn werknemers.

‍

software voor videoconferenties, zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet zijn bijzonder geschikt voor onboarding op afstand. Niet alleen kan de directe manager de nieuwe medewerkers persoonlijk begroeten op hun eerste werkdag, maar ze kunnen zich ook meteen voorstellen aan het hele team. Videoconferenties overbruggen de fysieke afstand virtueel en maken het zo mogelijk om ondanks alles samenhang en teamgeest op te bouwen.

2. Stel een duidelijk tijdschema op

Digitale onboarding kan overweldigend zijn voor nieuwe werknemers, vooral als ze niet bekend zijn met de processen en procedures van het bedrijf. Een duidelijk stappenplan voor het onboardingproces kan deze stress verminderen en ervoor zorgen dat nieuwe werknemers weten wat ze kunnen verwachten.

‍

Het plan moet de verschillende fasen van het onboardingproces uitleggen, inclusief alle deadlines en verwachtingen voor nieuwe werknemers. Het moet ook informatie bevatten over de cultuur, waarden en missie van het bedrijf, zodat het nieuwe teamlid de algemene doelstellingen van het bedrijf begrijpt.

3. Mentoren ondersteunen nieuwe medewerkers vanaf dag één

Mentoren die nieuwe medewerkers ondersteunen, zijn van groot nut. Deze dienen als advies en hulpmiddelen voor nieuwe teamleden en bieden ondersteuning, begeleiding, advies en inzichten in de bedrijfscultuur, -processen en -verwachtingen. Deze mentorrelatie bevordert het gevoel van verbondenheid, versnelt de leercurve en zorgt voor een vlottere onboarding van nieuwe medewerkers.

3. Regelmatige en transparante communicatie

Een van de grootste uitdagingen bij digitale onboarding is het gebrek aan persoonlijke interactie. Om dit te ondervangen is regelmatige en transparante communicatie met nieuwe medewerkers gedurende het hele onboardingproces essentieel.

‍

Dit kan via verschillende kanalen, zoals videoconferenties, instant messaging en e-mail. Regelmatige ontmoetingen met nieuwe teamleden kunnen hen helpen zich gesteund en verbonden te voelen met het bedrijf, zelfs wanneer ze op afstand werken.

4. Virtuele training aanbieden

Een van de voordelen van onboarding op afstand is de mogelijkheid om nieuwe werknemers virtuele opleidingsmogelijkheden te bieden. Dit kunnen e-learningmodules, webinars en online cursussen zijn die nieuwe werknemers helpen de vaardigheden te ontwikkelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun functie.

‍

Digitale training is om verschillende redenen nuttig: ten eerste biedt het flexibiliteit omdat werknemers in hun eigen tempo toegang hebben tot trainingsmateriaal en -bronnen, waardoor het niet nodig is om persoonlijke trainingssessies te plannen. Aan de andere kant is virtuele training eenvoudig te updaten en uit te breiden om aan nieuwe en groeiende behoeften te voldoen. En tot slot bieden online of digitale trainingen vaak interactieve en boeiende elementen, zoals video's, quizzen en simulaties, die het leersucces kunnen vergroten en de kennisoverdracht kunnen verbeteren.

5. Persoonlijke ontwikkeling stimuleren

Als het bedrijf eenmaal uitstekend talent heeft gevonden en aan boord heeft gehaald, zijn training en persoonlijke ontwikkeling van cruciaal belang om ze te behouden. Een uitgebreide Programma voor het behoud van werknemers is een must om de omzet te verminderen. Daarnaast geven interne promoties werknemers een gevoel van waardering en laten ze zien dat ze een belangrijk onderdeel zijn van het succes van het bedrijf. Ontwikkelingsstrategieën moeten worden afgestemd op de specifieke behoeften en wensen van nieuwe teamleden, waardoor ze zich meer betrokken kunnen voelen bij hun rol.

5. Feedback verzamelen en optimaliseren

Tot slot is het belangrijk om tijdens het onboardingproces feedback te krijgen van nieuwe medewerkers en deze te gebruiken om het proces in de loop van de tijd te verbeteren. Dit kan worden gedaan door middel van enquêtes, focusgroepen of persoonlijke gesprekken met nieuwe medewerkers.

‍

Door om feedback te vragen, kunnen bedrijven gebieden identificeren waar het onboardingproces kan worden verbeterd en wijzigingen aanbrengen om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers in de toekomst een betere ervaring hebben. Dit kan resulteren in meer betrokkenheid, productiviteit en behoud van werknemers.

Conclusie

Digitale onboarding kan bedrijven veel voordelen bieden, maar het vereist een zorgvuldige planning en uitvoering om succesvol te zijn. Door gebruik te maken van een uitgebreid onboardingplatform, frequente en transparante communicatie, een duidelijk stappenplan, virtuele training en permanente educatie, en door feedback te verkrijgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat nieuwe werknemers een positieve onboarding-ervaring op afstand hebben en goed voorbereid zijn op hun nieuwe taken.

‍

Met Flexopus Laten we persoonlijke ontwikkeling heel serieus nemen. Alle medewerkers van Flexopus hebben een budget — in de vorm van tijd en geld — per jaar dat besteed kan en moet worden aan permanente educatie. Daarnaast organiseren we interne trainingen over actuele onderwerpen, huren we coaches in en bezoeken we beurzen en gespecialiseerde evenementen.