7 tips voor succesvolle digitale onboarding

Of het nu gaat om het onboarden van nieuwe medewerkers, het volgen van trainingen of het managen van projecten: mobiel werken is onderdeel geworden van het dagelijks leven. Het onboarden van nieuwe medewerkers in het thuiskantoor, ook wel digitale onboarding genoemd, wint aan populariteit en wordt steeds onmisbaarder, zeker in de context van werken op afstand. Een succesvol en soepel onboardingproces zorgt ervoor dat nieuwe teamleden zich welkom en gewaardeerd voelen en dat ze bereid zijn om hun best te doen. Maar wat kenmerkt een goed digitaal onboardingproces?

Wat is digitale onboarding precies?

Digitale onboarding is het proces waarbij nieuwe teamleden met behulp van digitale hulpmiddelen en technologieën in het bedrijf worden geïntegreerd. Onlineplatformen, software en virtuele communicatiekanalen kunnen worden gebruikt om het onboardingproces te automatiseren en daarmee efficiënter te maken. In tegenstelling tot traditionele onboarding omvat digitale onboarding taken zoals het invullen van documenten en samenwerken met collega's, ongeacht de locatie.

‍

Millennials en Generatie Z zijn opgegroeid in een digitale omgeving en verwachten daarom dat het wervingsproces deze moderne manier van leven weerspiegelt. Een sterk gedigitaliseerd onboardingproces wekt vanaf het begin het gevoel dat het bedrijf toekomstgericht is en weet wat zijn medewerkers willen.

Deze 7 tips helpen bij een digitaal onboardingproces

De uitdagingen van werken op afstand vereisen innovatieve benaderingen om de overgang naar de virtuele werkomgeving naadloos te laten verlopen. In dit verband geven we je zeven waardevolle tips die je kunnen helpen om een soepel en positief digitaal onboardingproces op te zetten:

Gebruik van een onboardingplatform

Om een soepel digitaal onboardingproces te garanderen, is het belangrijk om een uitgebreid onboardingplatform te gebruiken. Dergelijke platforms bieden een reeks hulpmiddelen en functies die kunnen helpen het proces te automatiseren, zoals: het ondertekenen van documenten, e-learningmodules en interactieve checklists en moet bovendien aanpasbaar zijn aan de specifieke behoeften van het bedrijf en zijn werknemers.

‍

Videoconferentiesoftware zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet zijn superhandig voor remote onboarding. Op deze manier kan niet alleen de directe leidinggevende de nieuwe medewerkers persoonlijk verwelkomen op hun eerste werkdag, maar kan het hele team zich ook meteen voorstellen. Videoconferenties overbruggen virtueel de fysieke afstand en maken het zo mogelijk om ondanks alles saamhorigheid en teamspirit te creëren.

Stel een duidelijke routekaart op

Digitale onboarding kan overweldigend zijn voor nieuwe medewerkers, vooral als ze niet bekend zijn met de processen en procedures van het bedrijf. Een duidelijk stappenplan voor het onboardingproces kan deze stress verminderen en ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers weten wat ze kunnen verwachten.

‍

Het plan moet de verschillende fasen van het onboardingproces beschrijven, inclusief alle deadlines en verwachtingen voor nieuwe medewerkers. Het moet ook informatie bevatten over de cultuur, waarden en missie van het bedrijf, zodat het nieuwe teamlid de algemene doelen van het bedrijf begrijpt.

Mentoren begeleiden de nieuwe medewerkers vanaf dag één

Mentoren die nieuwe medewerkers ondersteunen, zijn van groot nut. Ze dienen als gids en informatiebron voor nieuwe teamleden en bieden ondersteuning, begeleiding, advies en inzicht in de bedrijfscultuur, processen en verwachtingen. Deze mentorrelatie bevordert het gevoel van verbondenheid, versnelt het leerproces en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers soepeler aan de slag kunnen.

Regelmatige en transparante communicatie

Eén van de grootste uitdagingen bij digitale onboarding is het gebrek aan persoonlijke interactie. Om dit probleem op te lossen, is regelmatige en transparante communicatie met nieuwe medewerkers gedurende het hele onboardingproces essentieel.

‍

Dit kan via verschillende kanalen, bijvoorbeeld: Videoconferenties, instant messaging en e-mail. Regelmatige bijeenkomsten met nieuwe teamleden kunnen ervoor zorgen dat zij zich gesteund en verbonden voelen met het bedrijf, zelfs wanneer ze op afstand werken.

Bied virtuele training aan

Een van de voordelen van onboarding op afstand is de mogelijkheid om nieuwe medewerkers virtuele trainingsmogelijkheden te bieden. Dit kunnen e-learningmodules, webinars en onlinecursussen zijn waarmee nieuwe medewerkers de vaardigheden kunnen ontwikkelen die zij nodig hebben om hun functie succesvol uit te voeren.

‍

Digitale trainingen zijn om meerdere redenen nuttig. Ten eerste biedt het flexibiliteit omdat werknemers op hun eigen tempo toegang hebben tot trainingsmaterialen en -bronnen. Hierdoor is het niet nodig om persoonlijke trainingssessies te plannen. Ten tweede kunnen virtuele trainingen eenvoudig worden bijgewerkt en uitgebreid om te voldoen aan nieuwe en groeiende behoeften. Ten slotte bieden online of digitale trainingen vaak interactieve en boeiende elementen, zoals video's, quizzen en simulaties, die het leersucces kunnen vergroten en de kennisoverdracht kunnen verbeteren.

Bevorder persoonlijke ontwikkeling

Zodra het bedrijf uitstekend talent heeft gevonden en aan boord heeft gehaald, zijn training en persoonlijke ontwikkeling essentieel om hen te behouden. Een uitgebreid programma voor het behoud van werknemers is een must om het personeelsverloop te verminderen. Bovendien geven interne promoties werknemers een gevoel van waardering en laten ze zien dat ze een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van het bedrijf. Ontwikkelingsstrategieën moeten worden afgestemd op de specifieke behoeften en wensen van nieuwe teamleden. Dit kan ertoe bijdragen dat zij zich meer betrokken voelen bij hun rol.

Verzamel feedback en optimaliseer

Ten slotte is het belangrijk om feedback te verzamelen van nieuwe medewerkers tijdens het onboardingproces en deze feedback te gebruiken om het proces in de loop van de tijd te verbeteren. Dit kan gedaan worden door middel van enquêtes, focusgroepen of persoonlijke gesprekken met de nieuwe medewerkers.

‍

Door feedback te verzamelen, kunnen bedrijven identificeren waar het onboardingproces verbeterd kan worden en veranderingen doorvoeren om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers in de toekomst een betere ervaring hebben. Dit kan leiden tot meer betrokkenheid, productiviteit en behoud van werknemers.

‍

Medewerkersontwikkeling bij Flexopus

Bij Flexopus nemen we persoonlijke ontwikkeling zeer serieus. Alle medewerkers bij Flexopus hebben per jaar een budget in de vorm van tijd en geld dat kan en moet worden besteed aan bijscholing. Daarnaast organiseren we interne trainingen over actuele onderwerpen, betrekken we coaches en zijn we aanwezig op beurzen en vakevenementen.

‍

Ook door onze betrokkenheid als opleidingspartner van de IU - Internationale Hogeschool en als officieel IHK-opleidingsbedrijf maken we ruimte voor nieuw talent dat bij Flexopus de volgende stappen kan zetten op weg naar een carrière ( ).

‍

Conclusie

Digitale onboarding kan bedrijven veel voordelen bieden, maar om succesvol te zijn, is een zorgvuldige planning en uitvoering vereist. Bedrijven kunnen ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers een positieve onboarding-ervaring op afstand hebben en goed zijn voorbereid op hun nieuwe rol door gebruik te maken van een uitgebreid onboardingplatform, regelmatige en transparante communicatie, een duidelijk stappenplan, virtuele training en ontwikkeling en het verzamelen van feedback.

‍