Leidinggeven op afstand: 5 tips voor remote managers

Remote leadership is een vaardigheid die managers en teamleiders meer dan ooit nodig hebben. Volgens Statista vindt 38% van alle Duitse werknemers werken op afstand praktisch en zou 51% bereid zijn om in 2021 minstens één keer per week vanuit huis te werken. Een ander onderzoek toonde aan dat 41% van de Oostenrijkse werknemers werken op afstand verkiest boven elke andere vorm van werk. In het nabijgelegen Zwitserland voerde de Universiteit van St. Gallen een onderzoek uit waaruit bleek dat, hoewel slechts 25,8% van de werknemers op afstand werkt, bijna 50% van alle banen in de Zwitserse economie buiten kantoor zou kunnen worden uitgevoerd.

Hieronder beantwoorden we de vraag "Wat is remote leadership?" en laten we zien hoe u teams kunt aansturen die verspreid zijn over het hele land of zelfs de hele wereld.

Wat is remote leadership?

‍Eenvoudig gezegd betekent remote leadership het aansturen van teams op verschillende locaties. In tegenstelling tot een traditioneel kantoor, waar teamleden op elk moment van de dag even kunnen overleggen, wordt bij leidinggeven op afstand gebruikgemaakt van online tools, software en platforms om taken te delegeren, prestaties te volgen en doelen te bereiken.

Leidinggeven op afstand met Flexopus - het platform voor workplace management

‍

Bij het aansturen van remote medewerkers moet u een balans vinden tussen de behoeften van remote teams, de hybride werkomgeving en de teamleden die nog wel op kantoor werken. In dergelijke complexe situaties kan desk sharing-software zoals Flexopus een onmisbare hulp zijn.

Met Flexopus kunt u werkplekbronnen eenvoudig en efficiënt beheren, of het nu gaat om bureaus, vergaderruimtes of parkeerplaatsen. Door intuïtieve en gestroomlijnde processen maakt Flexopus een naadloze coördinatie en benutting van beschikbare middelen mogelijk, wat leidinggeven op afstand aanzienlijk vergemakkelijkt.

Hieronder bekijken we enkele van de meest voorkomende uitdagingen bij het aansturen van virtuele teams.

Uitdagingen bij leidinggeven op afstand

Hoe stuur je remote teams aan met maximale efficiëntie? Dat kan behoorlijk lastig zijn, want bij leidinggeven op afstand draait alles om het overwinnen van uitdagingen zoals:

• Gebrek aan vertrouwen door het ontbreken van persoonlijk contact.
  
• Ontbrekende doelen, standaarden en verwachtingen.
  
• Inefficiënt timemanagement.
  
• Veelvuldig micromanagement.
  
• Gebrek aan betrokkenheid van teamleden.

Hoe kun je virtuele teams op afstand aansturen?

Nu dit duidelijk is, kijken we naar enkele van de populairste voorbeelden die momenteel worden toegepast. Om u hierbij te helpen, heeft ons team enkele ideeën verzameld, rekening houdend met de best practices voor het aansturen van virtuele teams:

1. Communiceer meer wanneer u op afstand leidinggeeft

Het Zwitserse Federale Bureau voor de Statistiek heeft gegevens gepubliceerd waaruit blijkt dat slechts 39,6% van alle Zwitserse werknemers die op afstand werken, daadwerkelijk telewerken. Met andere woorden: de meerderheid van de telewerkers gebruikt geen chats, telefonische vergaderingen of andere kanalen om met de rest van het team te communiceren.

Het is de verantwoordelijkheid van leidinggevenden om communicatie prioriteit te geven boven het afvinken van dagelijkse taken. Zelfs een korte online briefing in de ochtend kan wonderen verrichten, omdat het de transparantie vergroot en teamleden voorziet van belangrijke informatie die ze anders zouden vergeten.

Het adviesbureau Fierce, Inc. ontdekte dat 86% van de medewerkers gebrekkige communicatie en samenwerking de schuld geeft van mislukkingen op de werkvloer, terwijl 92% van hen van mening is dat de neiging van het bedrijf om deadlines te overschrijden of te missen, de algehele resultaten negatief beïnvloedt.

2. Remote leadership vereist duidelijke regels en doelen

Zonder persoonlijk contact kan het lastig zijn om een team aan te sturen. Leidinggeven op afstand vraagt het volgende van managers:

• De verschillende persoonlijkheden in het team en de werkwijzen die zij hanteren erkennen.
  
• Grote doelen opdelen in kleinere stappen die haalbaar zijn zonder micromanagement en constante telefoontjes. Als het team moet deelnemen aan lange en zinloze online vergaderingen, is de kans groot dat ze hun aandacht verliezen.
  
• Balans tussen werk en privé. Niemand wil om 18.00 uur nog een Zoom-call hebben, ook al vindt de leidinggevende dat zelf erg praktisch.
  
• Focus op het resultaat, niet op de methode.
  
• Gebruik bij het vaststellen van doelen de SMART-techniek. Doelen moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdsgebonden zijn.

3. Leidinggeven op afstand en prestatienormen

Een van de grootste uitdagingen bij leidinggeven op afstand is het beoordelen van individuele prestaties. Hoe weet je immers of een medewerker echt aan het werk is als je hem of haar niet kunt zien? Ook hier moet de focus liggen op doelen in plaats van methoden. De toename van werken op afstand heeft aangetoond dat de locatie van de medewerker geen invloed heeft op de productiviteit.

Een rapport van Owl Labs laat zien:

• 70% van de werknemers zegt dat online vergaderingen minder stressvol zijn.
  
• 64% van de werknemers geeft de voorkeur aan een hybride werkplek.
  
• 83% geeft aan dat hun productiviteit is gestegen.
  
• 55% geeft toe meer uren te werken.
  
• 75% zegt dat thuiswerken hen gelukkiger maakt.

Met dit in gedachten hoeven leidinggevenden zich over medewerkers die thuiswerken weinig zorgen te maken. Het is echter de verantwoordelijkheid van de leidinggevende om verwachtingen duidelijk te formuleren, grenzen te stellen en dezelfde standaarden te handhaven als op kantoor. Vergeet niet dat 46% van de werknemers niet weet wat het management van hen verwacht, en dat is niet de schuld van de werknemers!

4. Bij het aansturen van remote teams draait het om coaching, niet om micromanagement

Laten we het hebben over hoe je medewerkers op afstand aanstuurt. Hoe verleidelijk het ook is: micromanagement is geen oplossing. In plaats van elke stap in het proces te controleren, moeten leidinggevenden van remote teams vertrouwen schenken en hun team laten doen waar ze goed in zijn.

Met de opkomst van telewerken is coaching een populaire aanpak geworden voor managers en teamleiders. In tegenstelling tot een micromanager is een coach iemand die:

1. Medewerkers helpt hun prestaties te verbeteren, in plaats van hen het gevoel te geven dat ze beoordeeld worden.

2. De betrokkenheid, creativiteit en innovatie van medewerkers vergroot.

3. De zaken onder controle houdt zonder zich druk te maken over bijzaken.

4. De productiviteit verhoogt in plaats van steeds hetzelfde te blijven doen.

5. De communicatie in beide richtingen verbetert.

5. Resultaten vs. "online zijn": Een balans vinden in het aansturen van remote teams

Werken met remote teams vereist een hoge mate van vertrouwen. Leidinggevenden die gewend zijn hun teamleden acht uur per dag te zien, kunnen het lastig vinden als deze offline gaan of werken vanuit een huis aan het strand in plaats van in de grijze voorsteden.

Het is dan ook tijd om afscheid te nemen van het ouderwetse idee dat aanwezigheid belangrijker is dan resultaten. Het MIT Sloan stelt dat werknemers die zich vertrouwd voelen, 260% gemotiveerder zijn, minder vaak verzuimen en minder snel op zoek gaan naar een andere baan. Gezien het feit dat mobiele telefoons iedereen in staat stellen om altijd online te zijn, is het tijd om andere maatstaven te vinden om resultaten correct te beoordelen.