Gestion des équipes à distance : Meilleures pratiques pour les leaders à distance

Le leadership à distance est une compétence dont les managers et les chefs d'équipe ont plus que jamais besoin. Selon Statista, 38 % des travailleurs allemands trouvent le travail à distance pratique et 51 % d'entre eux sont prêts à travailler à domicile au moins une fois par semaine en 2021. Une autre enquête a montré que 41 % des travailleurs autrichiens préfèrent le travail à distance à toute autre forme d'organisation. En Suisse, l'université de Saint-Gall a réalisé une étude qui révèle que si seulement 25,8 % des travailleurs effectuent leur travail à distance, près de 50 % de tous les emplois de l'économie suisse actuelle pourraient être exercés en dehors du bureau.

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Nous répondrons ci-dessous à la question « Qu'est-ce que le leadership à distance ? » et nous vous montrerons comment gérer des équipes dispersées dans tout le pays et même dans le monde entier.

Qu'est-ce que le leadership à distance ?

En termes simples, le leadership à distance consiste à diriger des équipes situées dans des lieux différents. Contrairement au bureau traditionnel, où les membres de l'équipe peuvent se réunir rapidement à tout moment de la journée, le leadership à distance utilise des outils, des logiciels et des plateformes en ligne pour déléguer des tâches, suivre les performances et atteindre les objectifs.

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La supervision des employés à distance nécessite de jongler entre les travailleurs à distance, le lieu de travail hybride et les membres de l'équipe qui se rendent toujours sur le lieu de travail physique. Dans ces situations complexes, un logiciel de partage de bureau tel que Flexopus peut être d'une grande aide, car il favorise une administration intuitive et rationalisée.

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Nous allons maintenant examiner quelques-uns des défis les plus fréquents du leadership à distance.

Défis typiques de la gestion d'équipes à distance

Comment gérer des équipes à distance avec un maximum d'efficacité ? Cela peut s'avérer assez délicat car le leadership à distance consiste à faire face aux défis tels que :

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• Le manque de confiance dû à l'absence de communication en face à face.
  
• L'absence d'objectifs, de normes et d'attentes.
  
• Gestion inefficace du temps.
  
• La microgestion fréquente.
  
• Manque d'engagement et d'implication des membres de l'équipe.

Comment gérer les équipes à distance ?

Ceci étant dit, nous allons nous pencher sur certains des exemples les plus populaires mis en œuvre à l'heure actuelle. Pour vous aider, notre équipe a rassemblé quelques idées tout en tenant compte des meilleures pratiques de gestion des équipes à distance :

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1. Quand on dirige à distance, il faut maintenir la communication

L'Office fédérale de la statistique suisse a publié des données indiquant que seuls 39,6 % des travailleurs suisses qui exercent leur activité à distance pratiquent le télétravail. En d'autres termes, la majorité des travailleurs à distance n'utilisent pas les chats, les conférences téléphoniques ou d'autres canaux pour communiquer avec le reste de l'équipe.

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C’est la responsabilité des chefs à distance de donner la priorité à la communication plutôt qu'à l'accomplissement des tâches quotidiennes. Même un simple briefing en ligne le matin peut faire des merveilles, en augmentant la transparence et en fournissant des informations nécessaires que les membres de l'équipe oublieraient autrement de partager.

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Le conseil en leadership Fierce, Inc. a constaté que 86 % des employés attribuent au manque de communication et de collaboration la responsabilité des échecs sur le lieu de travail, tandis que 92 % d'entre eux reconnaissent que la tendance de l'entreprise à respecter ou à ne pas respecter les délais a une incidence sur les résultats globaux.

2. Le leadership à distance exige des règles et des objectifs clairs

Sans interaction en face à face, il peut être difficile de gérer une équipe. Le leadership à distance exige des managers qu'ils :

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• reconnaissent les différentes personnalités de l'équipe et les méthodes de travail qu'elles utilisent.
• décomposent les objectifs les plus importants en étapes plus petites qui peuvent être réalisées sans microgestion et sans appels constants. Si l'équipe doit assister aux réunions en ligne longues et inutiles, elle aura tendance à se déconnecter.
• équilibrent entre vie professionnelle et vie privée. Personne n'a envie d'avoir un appel Zoom à 18 heures, même si le responsable trouve cela très pratique.
• se concentrent sur le résultat plutôt que sur la méthode.
• utilisent la technique SMART, lorsqu'ils fixent des objectifs. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (en anglais: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)

3. Diriger à distance et des normes de performance

L'un des principaux défis du leadership à distance est de décider des performances de certaines personnes. Après tout, comment savoir si un employé travaille vraiment s'il ne peut pas le voir ? Une fois de plus, il s'agit d'objectifs et non de méthodes, et avec l'essor du travail à distance, il est devenu évident que le lieu où se trouve l'employé n'a pas d'incidence sur sa productivité.

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Un rapport d'Owl Labs indique que :

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• 70 % des travailleurs affirment que les réunions en ligne sont moins stressantes.
• 64 % des employés préfèrent un lieu de travail hybride.
• 83 % affirment que leur productivité a augmenté.
• 55 % admettent travailler plus d'heures.
  
• 75 % affirment que le travail à domicile les rend plus heureux.

Compte tenu de ces éléments, les dirigeants à distance n'ont pas à s'inquiéter. Toutefois, il appartient aux dirigeants d'exprimer clairement leurs attentes, de fixer des limites et d'imposer toutes les normes qu'ils auraient à respecter dans les bureaux traditionnels. N'oubliez pas que 46 % des travailleurs ne sont pas sûrs de ce que la direction attend d'eux, et les employés ne sont pas à blâmer !

4. Le leadership à distance est une question de coaching et non de microgestion

Voyons maintenant comment gérer les employés à distance. Aussi tentant soit-il, le micromanagement n'est pas une solution. Au lieu de scruter chaque étape du processus, les dirigeants à distance doivent faire un acte de foi et laisser leur équipe faire ce qu'elle sait faire le mieux.

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Avec l'essor du travail à distance, le coaching est devenu une approche très populaire parmi les managers et les chefs d'équipe de toutes sortes. Contrairement à un micro-manager, un coach :

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1. Aide l'employé à améliorer ses performances au lieu de se sentir jugé.

2. Augmente l'engagement, la créativité et l'innovation des employés.

3. Permet de garder les choses sous contrôle sans se préoccuper des petits détails.

4. Accroît la productivité au lieu de répéter les mêmes choses encore et encore.

5. Améliore la communication dans les deux sens.

5. Résultats ou maintien en ligne : Trouver un équilibre dans la gestion des travailleurs à distance

Travailler avec des équipes à distance exige un haut niveau de confiance. Les dirigeants qui ont l'habitude de voir les membres de leur équipe pendant 8 heures d'affilée peuvent avoir du mal à tolérer qu'ils soient déconnectés ou qu'ils travaillent depuis leur maison sur la plage au lieu de la banlieue grise.

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Il est donc clairement temps d'abandonner l'ancienne idée qui s'appuyait davantage sur la présence que sur les résultats. Le MIT Sloan affirme qu'un travailleur qui se sent en confiance sera 260 % plus motivé à travailler, sera rarement absent et sera également moins susceptible de chercher un autre emploi. Étant donné que les téléphones portables permettent à tout le monde de rester en ligne en permanence, il est temps de trouver d'autres mesures pour évaluer correctement les résultats.