Delen van de werkplek: modellen, regels en hulpmiddelen om te oefenen

Ontdek hoe het delen van werkplekken in uw bedrijf kan worden geïmplementeerd met Flexopus!

Het delen van werkplekken is al lang meer dan alleen een trend uit de nieuwe werkbubbel. Steeds meer bedrijven maken gebruik van flexibele kantoorconcepten om optimaal gebruik te maken van de ruimte, samenwerking te bevorderen en hybride werkmodellen uitvoerbaar te maken. Om het delen van de werkplek in het dagelijks leven te laten werken, zijn echter duidelijke modellen, geschikte hulpmiddelen en goed gecommuniceerde regels nodig, anders kan flexibiliteit snel omslaan in chaos.

Wat is het delen van de werkplek?

Workplace sharing is een werkplekconcept waarbij werknemers geen vast vast bureau hebben, maar werkplekken op een vraaggerichte manier gebruiken. Iedereen die naar kantoor komt, boekt de juiste plek: bijvoorbeeld een focuswerkplek, een ruimte met speciale apparatuur (bijvoorbeeld met een dubbele monitor) of een stoel dicht bij bepaalde collega's.

Het is belangrijk om te begrijpen dat delen van de werkplek niet betekent dat je „elke dag ergens moet zitten”. Het is een gestructureerde aanpak waarbij rekening wordt gehouden met ruimtegebruik, aanwezigheid en werkmethoden. Om bedrijven hiervan te laten profiteren, moet het duidelijk zijn:

• Hoeveel werkstations zijn er beschikbaar?
• Wie kan wanneer boeken of gebruiken?
• Welke gebieden zijn waarvoor bedoeld (focus, calls, projectwerk)?
• Hoe wordt transparantie gecreëerd (bezetting, aanwezigheid, regels)?

In de praktijk is het delen van werkplekken vaak nauw verbonden met het delen van bureaus, hybride werken en efficiënte planning van kantoorruimte.

Welke modellen voor het delen van werkplekken zijn er?

Het delen van werkplekken kan in verschillende modellen worden geïmplementeerd. Welk model geschikt is voor het bedrijf hangt af van de teamstructuur, de presentietijden en de activiteiten.

1. Bureaus delen (flexibele werkplekken)

Het klassieke model: er zijn meer werknemers dan bureaus omdat nooit iedereen tegelijkertijd op kantoor is. Werkstations worden vrij geselecteerd of vooraf geboekt. Het doel is een beter ruimtegebruik en flexibele samenwerking.

2. Hotdesking (actueel, spontaan gebruik)

Hotdesking is de meest „spontane” vorm: stoelen worden vaak gebruikt zonder vooraf te reserveren — volgens het principe „wie het eerst komt, het eerst maalt”. Dit kan werken, maar vereist bijzonder duidelijke regels (bijvoorbeeld Clean Desk) en vaak een bezettingsoverzicht om frustratie te voorkomen.

3. Gedeelde bureaus in teams (zones of teamruimten)

Hier delen teams een bepaald aantal functies in hun eigen regio, waaronder „Thuiszone” genoemd. Dit zorgt voor oriëntatie en vermindert het gevoel van 'constant bewegen'. Tegelijkertijd blijft er flexibiliteit bestaan — vooral handig voor afdelingen met vaste samenwerkingsbehoeften.

4. Op activiteiten gebaseerd werken (model gebaseerd op werkactiviteiten)

De focus ligt niet op „je eigen ruimte”, maar op de geschikte omgeving voor de taak: focuszone, samenwerkingsruimte, telefooncel, projectruimten, creatieve ruimtes. Het delen van de werkplek maakt hier deel uit van een holistisch ruimteconcept.

5. Hybride modellen (mix van vaste en flexibele plekken)

Veel bedrijven beginnen met een gemengd model: voor sommige functies zijn vaste functies vereist (bijvoorbeeld videosnijder), andere werken op de gedeelde werkplek. Het is cruciaal dat het model transparant en eerlijk is, omdat anders snel „A- en B-plaatsen” kunnen worden gecreëerd.

Hulpmiddelen voor succesvol delen van werkplekken

De verdeling van de werkplek is afhankelijk van de organisatie in het dagelijks leven. Hoe flexibeler het concept, des te belangrijker zijn digitale hulpmiddelen die de boeking, transparantie en regels vertegenwoordigen.

1. Software voor het delen van bureaus

Een centrale oplossing voor het boeken van werkplekken helpt de bezetting te beheren, knelpunten te vermijden en planningszekerheid te creëren. Typische kenmerken zijn onder meer:

• Selecteer en boek een werkplek (per locatie, verdieping, uitrusting)
• Favorieten (collega's en stoelen) en eenvoudig boeken
• Regels en quota (bijv. teams, locaties, tijdvensters)
• Overzicht van bezetting en beschikbaarheid via een live-abonnement
  

2. Aanwezigheid en teamoverzicht

Vooral bij hybride werken is het belangrijk om te weten: Wie is wanneer op kantoor? Een Aanwezigheidsindicator vergemakkelijkt de coördinatie, vermindert onnodige reizen en ondersteunt teamdagen.

3. Integraties in het dagelijkse beroepsleven

Om ervoor te zorgen dat werknemers echt gebruik kunnen maken van tools, moeten ze naadloos integreren in bestaande processen (bijv. agenda, SSO, Microsoft 365 of Google Workspace enz.). Op deze manier wordt het delen van de werkplek geen extra „app”, maar onderdeel van de workflow.

4. Kamer- en materiaalboeking als toeslag

Het delen van werkplekken werkt het beste wanneer, naast bureaus, vergaderruimten, telefooncellen, parkeerplaatsen of andere middelen, op een gestructureerde manier geboekt kunnen worden. Dit zorgt voor een consistent werkplekbeheer.

5. Gegevens en evaluatie voor ruimteoptimalisatie

Een belangrijk potentieel van het delen van werkplekken ligt in de vraag: hoe wordt de ruimte echt gebruikt? Analyses en evaluaties van de werkbelasting op helpen om ruimteconcepten realistisch te ontwikkelen, zonder onderbuikgevoel.

Regels voor het delen van de werkplek

Regels zijn niet „leuk om te hebben” als het gaat om het delen van de werkplek, maar een voorwaarde voor eerlijkheid, hygiëne en soepele processen. Goede regels zijn beknopt, begrijpelijk en consistent gecommuniceerd. Veel voorkomende ingrediënten:

• Clean Desk-beleid: Laat de werkplek schoon achter na gebruik, geen permanente „reservering” met voorwerpen.
• Boekingsregels: Hoe ver van tevoren kan ik boeken? Zijn er limieten per week/dag?
• Regels voor inchecken en niet komen opdagen: Wat gebeurt er als iemand boekt maar niet komt opdagen?
• Zoneregels: De aandachtsgebieden zijn stil, telefonie alleen in aangewezen gebieden, teamzones voor uitwisseling.
• Kenmerken en standaarden: Monitor, docking, ergonomie — hoe duidelijker de basis, hoe minder wrijving in het dagelijks leven
• Eerlijkheid en prioritering: Wie heeft prioriteit als plaatsen schaars zijn (bijv. specifieke rollen, projectfasen, locatieteams)?
• Communicatie: Waar zijn de regels, hoe worden wijzigingen aangekondigd, met wie neem je contact op in geval van problemen?
  
  

Praktisch gezien echter de duidelijke aanbeveling: beter een paar regels die werken dan een set regels die niemand leest.

Conclusie over delen van de werkplek

Werkplekdeling is een effectief concept om hybride werken, ruimtebesparing en moderne samenwerking te combineren. Het is cruciaal dat bedrijven niet alleen „bureaus flexibel maken”, maar ook een samenhangend samenspel van modellen, hulpmiddelen en regels creëren. Iedereen die het delen van de werkplek duidelijk structureert, maakt van het kantoor een plek waar werknemers graag naartoe komen omdat het kan worden gepland, werkt en past bij het werk.