Condivisione del posto di lavoro: modelli, regole e strumenti per la pratica

Scopri come implementare la condivisione del posto di lavoro nella tua azienda con Flexopus!

La condivisione del posto di lavoro è stata a lungo più di una semplice tendenza della nuova bolla del lavoro. Sempre più aziende utilizzano concetti di ufficio flessibili per sfruttare in modo ottimale lo spazio, promuovere la collaborazione e rendere praticabili modelli di lavoro ibridi. Tuttavia, affinché la condivisione del posto di lavoro funzioni nella vita quotidiana, sono necessari modelli chiari, strumenti adeguati e regole ben comunicate, altrimenti la flessibilità può trasformarsi rapidamente in caos.

Cos'è la condivisione del posto di lavoro?

La condivisione del posto di lavoro è un concetto di luogo di lavoro in cui i dipendenti non hanno una scrivania fissa permanente, ma utilizzano i luoghi di lavoro in modo orientato alla domanda. Chiunque si rechi in ufficio prenota il posto giusto: ad esempio, un posto di lavoro focalizzato, uno spazio con attrezzature speciali (ad esempio con un doppio monitor) o un posto vicino a determinati colleghi.

È importante capire che condividere il posto di lavoro non significa «sedersi da qualche parte ogni giorno». È un approccio strutturato che tiene conto dell'uso dello spazio, della frequenza e dei metodi di lavoro. Affinché le aziende possano trarne vantaggio, deve essere chiaro:

• Quante postazioni di lavoro sono disponibili?
• Chi può prenotare o utilizzare quando?
• Quali aree sono destinate a cosa (focus, bandi, project work)?
• Come si crea la trasparenza (occupazione, frequenza, regole)?

In pratica, la condivisione del posto di lavoro è spesso strettamente legata alla condivisione della scrivania, al lavoro ibrido e pianificazione efficiente degli spazi per uffici.

Quali sono i modelli di condivisione del posto di lavoro?

La condivisione del posto di lavoro può essere implementata in vari modelli. Il modello giusto per l'azienda dipende dalla struttura del team, dai tempi di presenza e dalle attività.

1. Condivisione della scrivania (luoghi di lavoro flessibili)

Il modello classico: ci sono più dipendenti che scrivanie perché non tutti sono mai in ufficio contemporaneamente. Le postazioni di lavoro possono essere selezionate liberamente o prenotate in anticipo. L'obiettivo è un migliore utilizzo dello spazio e una cooperazione flessibile.

2. Hot desking (uso aggiornato e spontaneo)

Hot Desking è la forma più «spontanea»: i posti vengono spesso utilizzati senza prenotazione anticipata, secondo il principio «primo arrivato, primo servito». Questo può funzionare, ma richiede regole particolarmente chiare (ad esempio Clean Desk) e spesso una panoramica dell'occupazione per evitare frustrazioni.

3. Scrivanie condivise nei team (zone o spazi di squadra)

Qui, i team condividono un numero definito di lavori nella propria area, tra cui «Zona iniziale» chiamato. Questo crea orientamento e riduce la sensazione di «movimento costante». Allo stesso tempo, rimane la flessibilità, particolarmente utile per i reparti con esigenze di collaborazione fisse.

4. Lavoro basato sulle attività (modello basato sulle attività lavorative)

L'attenzione non è rivolta al «proprio spazio», ma all'ambiente appropriato per l'attività: zona di interesse, area di collaborazione, cabina telefonica, sale di progetto, spazi creativi. La condivisione del posto di lavoro fa parte di un concetto olistico di spazio in questo caso.

5. Modelli ibridi (mix di postazioni fisse e flessibili)

Molte aziende iniziano con un modello misto: alcuni ruoli richiedono posizioni fisse (ad esempio video cutter), altri lavorano nell'ambiente di condivisione. È fondamentale che il modello sia trasparente ed equo, altrimenti si possono creare rapidamente «posti A e B».

Strumenti per una condivisione efficace del posto di lavoro

La condivisione del posto di lavoro dipende dall'organizzazione nella vita quotidiana. Quanto più flessibile è il concetto, tanto più importanti sono gli strumenti digitali che rappresentano prenotazioni, trasparenza e regole.

1. Software per la condivisione della scrivania

Una soluzione centralizzata per la prenotazione dei luoghi di lavoro aiuta a gestire l'occupazione, evitare i colli di bottiglia e creare sicurezza nella pianificazione. Le caratteristiche tipiche includono:

• Seleziona e prenota un posto di lavoro (per sede, piano, attrezzatura)
• Preferiti (colleghi e posti) e facile prenotazione
• Regole e quote (ad es. squadre, sedi, finestre temporali)
• Panoramica dell'occupazione e della disponibilità tramite un piano live
  

2. Presenza e panoramica del team

Soprattutto nel lavoro ibrido, è importante sapere: chi è in ufficio e quando? Uno Indicatore di frequenza facilita il coordinamento, riduce i viaggi non necessari e supporta le giornate di squadra.

3. Integrazioni nella vita lavorativa quotidiana

Affinché i dipendenti utilizzino realmente gli strumenti, dovrebbero integrarsi perfettamente nei processi esistenti (ad esempio calendario, SSO, Microsoft 365 o Google Workspace ecc.). In questo modo, la condivisione sul posto di lavoro non diventa un'ulteriore «app aggiuntiva», ma parte del flusso di lavoro.

4. Prenotazione di camere e risorse come supplemento

La condivisione del posto di lavoro funziona meglio quando, oltre a scrivanie, sale riunioni, cabine telefoniche, parcheggi o altre risorse, può essere prenotata in modo strutturato. Questo crea una gestione coerente del posto di lavoro.

5. Dati e valutazione per l'ottimizzazione dello spazio

Uno dei principali potenziali della condivisione del posto di lavoro risiede nella domanda: come viene realmente utilizzato lo spazio? Analisi e valutazioni del carico di lavoro in ufficio aiutano a sviluppare concetti spaziali in modo realistico, senza istinto.

Regole per la condivisione del posto

Le regole non sono «belle da avere» quando si tratta di condividere il posto di lavoro, ma un prerequisito per l'equità, l'igiene e la fluidità dei processi. Le buone regole sono concise, comprensibili e comunicate in modo coerente. Ingredienti comuni:

• Politica sulla pulizia della scrivania: lasciare il posto di lavoro pulito dopo l'uso, nessuna «prenotazione» permanente con oggetti.
• Regole di prenotazione: con quanto anticipo posso prenotare? Ci sono limiti settimanali o giornalieri?
• Regole per il check-in e la mancata presentazione: cosa succede se qualcuno prenota ma non si presenta?
• Regole delle zone: le aree di interesse sono silenziose, la telefonia è solo nelle aree designate, le zone di squadra per gli scambi.
• Caratteristiche e standard: monitor, docking, ergonomia: più chiara è la base, minore è l'attrito nella vita quotidiana
• Equità e prioritizzazione: chi ha la priorità quando i posti sono scarsi (ad esempio ruoli specifici, fasi del progetto, team di localizzazione)?
• Comunicazione: dove sono le regole, come vengono annunciate le modifiche, a chi rivolgersi in caso di problemi?
  
  

In pratica, tuttavia, la chiara raccomandazione: meglio poche regole che funzionano piuttosto che un insieme di regole che nessuno legge.

Conclusione sulla condivisione dell'ambiente

La condivisione del posto di lavoro è un concetto efficace per combinare lavoro ibrido, efficienza degli spazi e collaborazione moderna. È fondamentale che le aziende non solo «rendano flessibili le scrivanie», ma creino anche un'interazione coerente di modelli, strumenti e regole. Chiunque organizzi in modo chiaro la condivisione del luogo di lavoro rende l'ufficio un luogo in cui i dipendenti amano recarsi perché può essere pianificato, funzionante e integrato con il lavoro.