Compartir el lugar de trabajo: modelos, reglas y herramientas para la práctica

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El trabajo compartido ha sido durante mucho tiempo algo más que una tendencia de la nueva burbuja laboral. Cada vez son más las empresas que utilizan conceptos de oficina flexibles para aprovechar al máximo el espacio, promover la colaboración y hacer que los modelos de trabajo híbridos sean factibles. Sin embargo, para que compartir el lugar de trabajo funcione en la vida cotidiana, se necesitan modelos claros, herramientas adecuadas y normas bien comunicadas; de lo contrario, la flexibilidad puede convertirse rápidamente en un caos.

¿Qué es compartir el lugar de trabajo?

El espacio de trabajo compartido es un concepto de lugar de trabajo en el que los empleados no tienen un escritorio fijo permanente, sino que utilizan los lugares de trabajo de manera orientada a la demanda. Cualquier persona que acude a la oficina reserva el lugar correcto: por ejemplo, un lugar de trabajo centrado, un espacio con un equipo especial (por ejemplo, con un monitor doble) o un asiento cerca de determinados compañeros.

Es importante entender que compartir el lugar de trabajo no significa «sentarse en algún lugar todos los días». Es un enfoque estructurado que tiene en cuenta el uso del espacio, la asistencia y los métodos de trabajo. Para que las empresas se beneficien de esto, debe quedar claro:

• ¿Cuántas estaciones de trabajo hay disponibles?
• ¿Quién puede reservar o usar cuándo?
• ¿Qué áreas están destinadas a qué (enfoque, convocatorias, trabajo en proyectos)?
• ¿Cómo se crea la transparencia (ocupación, asistencia, reglas)?

En la práctica, el trabajo compartido en el lugar de trabajo suele estar estrechamente relacionado con el uso compartido del escritorio, el trabajo híbrido y planificación eficiente del espacio de oficina.

¿Qué modelos de trabajo compartido existen?

El uso compartido del lugar de trabajo se puede implementar en varios modelos. El modelo adecuado para la empresa depende de la estructura del equipo, los tiempos de asistencia y las actividades.

1. Escritorio compartido (lugares de trabajo flexibles)

El modelo clásico: hay más empleados que escritorios porque nunca todos están en la oficina al mismo tiempo. Las estaciones de trabajo se seleccionan libremente o se reservan con antelación. El objetivo es una mejor utilización del espacio y una cooperación flexible.

2. Escritorio compartido (uso actualizado y espontáneo)

Escritorio compartido es la forma más «espontánea»: los asientos se suelen utilizar sin reserva previa, según el principio de «el primero en llegar es el primero en ser servido». Esto puede funcionar, pero requiere reglas particularmente claras (por ejemplo, un escritorio limpio) y, a menudo, un resumen de la ocupación para evitar frustraciones.

3. Escritorios compartidos en equipos (zonas o espacios para equipos)

Aquí, los equipos comparten un número definido de puestos de trabajo en su propia área, que incluye «Zona de origen» llamado. Esto crea orientación y reduce la sensación de «movimiento constante». Al mismo tiempo, se mantiene la flexibilidad, algo especialmente útil para los departamentos con necesidades de colaboración fijas.

4º Trabajo basado en actividades (modelo basado en la actividad laboral)

La atención no se centra en «su propio espacio», sino en el entorno apropiado para la tarea: zona de enfoque, área de colaboración, cabina telefónica, salas de proyectos, espacios creativos. En este caso, compartir el lugar de trabajo forma parte de un concepto holístico de habitación.

5. Modelos híbridos (combinación de lugares fijos y flexibles)

Muchas empresas comienzan con un modelo mixto: algunas funciones requieren puestos fijos (por ejemplo, grabadora de vídeos), mientras que otras trabajan en un lugar de trabajo compartido. Es crucial que el modelo sea transparente y justo, ya que, de lo contrario, se pueden crear rápidamente «puestos A y B».

Herramientas para compartir con éxito el lugar de trabajo

Compartir el lugar de trabajo depende de la organización en la vida diaria. Cuanto más flexible sea el concepto, más importantes serán las herramientas digitales que representan la reserva, la transparencia y las normas.

1. Software para compartir escritorios

Una solución central para reservar lugares de trabajo ayuda a gestionar la ocupación, evitar los cuellos de botella y crear seguridad en la planificación. Entre las características típicas se incluyen:

• Seleccione y reserve un lugar de trabajo (por ubicación, planta, equipo)
• Favoritos (compañeros y asientos) y reserva sencilla
• Reglas y cuotas (por ejemplo, equipos, ubicaciones, intervalos de tiempo)
• Descripción general de la ocupación y la disponibilidad a través de un plan en vivo
  

2. Descripción general de la asistencia y el equipo

Especialmente en el trabajo híbrido, es importante saber: ¿Quién está en la oficina y cuándo? ¿Uno Indicador de asistencia facilita la coordinación, reduce los viajes innecesarios y apoya los días del equipo.

3. Integraciones en la vida laboral diaria

Para que los empleados utilicen realmente las herramientas, deben integrarse sin problemas en los procesos existentes (por ejemplo, el calendario, el inicio de sesión único, Microsoft 365 o Espacio de trabajo de Google etc.). De esta forma, compartir el lugar de trabajo no se convierte en una «aplicación adicional» adicional, sino en parte del flujo de trabajo.

4. Reserva de habitaciones y recursos como suplemento

El espacio de trabajo compartido funciona mejor cuando, además de escritorios, salas de reuniones, cabinas telefónicas, plazas de aparcamiento u otros recursos, se pueden reservar de forma estructurada. Esto crea una gestión coherente del lugar de trabajo.

5. Datos y evaluación para la optimización del espacio

Una de las principales posibilidades de compartir el lugar de trabajo reside en la pregunta: ¿cómo se utiliza realmente el espacio? Análisis y evaluaciones de la carga de trabajo de la oficina ayudan a desarrollar conceptos espaciales de manera realista, sin instintos.

Reglas para compartir el lugar de trabajo

No es «bueno tener reglas» cuando se trata de compartir el lugar de trabajo, sino un requisito previo para la equidad, la higiene y los procesos sin problemas. Las buenas normas son concisas, comprensibles y se comunican de forma coherente. Ingredientes comunes:

• Política de limpieza del escritorio: Deje el lugar de trabajo limpio después de su uso, sin «reserva» permanente con objetos.
• Normas de reserva: ¿Con cuánto tiempo de antelación puedo reservar? ¿Hay límites por semana y día?
• Normas de registro y no presentación: ¿Qué ocurre si alguien reserva pero no se presenta?
• Reglas de zona: las áreas de enfoque son silenciosas, la telefonía solo en las áreas designadas y las zonas de equipo son para el intercambio.
• Características y estándares: monitor, acoplamiento, ergonomía: cuanto más clara sea la base, menor será la fricción en la vida diaria
• Equidad y priorización: ¿Quién tiene prioridad cuando las plazas son escasas (por ejemplo, funciones específicas, fases del proyecto, equipos de ubicación)?
• Comunicación: ¿Dónde están las reglas, cómo se anuncian los cambios, con quién se contacta en caso de problemas?
  
  

Sin embargo, en la práctica, la recomendación es clara: es mejor tener unas cuantas reglas que funcionen que un conjunto de reglas que nadie lea.

Conclusión sobre el intercambio de lugares

Compartir el lugar de trabajo es un concepto eficaz para combinar el trabajo híbrido, la eficiencia del espacio y la colaboración moderna. Es crucial que las empresas no solo «flexibilicen los escritorios», sino que también creen una interacción coherente de modelos, herramientas y reglas. Cualquier persona que organice claramente el espacio de trabajo compartido convierte la oficina en un lugar al que los empleados les gusta ir porque se puede planificar, funciona y se adapta al trabajo.