Google Groups mit Flexopus: Gruppen automatisch synchronisieren

Wer Google Workspace als zentrale IT-Plattform nutzt, verwaltet Benutzergruppen meist direkt dort. Mit der Google Groups Integration von Flexopus lassen sich diese Gruppen automatisch in Flexopus einlesen – inklusive aller Mitglieder. So bleibt die Gruppenverwaltung dort, wo sie hingehört: in Ihrem bestehenden System.

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Was ist die Google Groups Synchronisation?

Die Google Groups Synchronisation verbindet Flexopus über die Google Directory API mit Ihrem Google Workspace. Dabei werden ausgewählte Google-Gruppen samt ihren Mitgliedern als externe Gruppen in Flexopus angelegt.

Die Verbindung wird über eine domain-weite Delegation (Domain-wide Delegation) in der Google Admin Console eingerichtet. Flexopus erhält dabei ausschließlich Lesezugriff auf die Gruppenstruktur – es werden keine Schreibrechte benötigt. Die Synchronisation läuft automatisch im Hintergrund, kann aber auch manuell angestossen werden.

Wichtig: Es werden nur die Gruppen synchronisiert, die Sie in Flexopus explizit ausgewählt haben – nicht alle Gruppen aus Ihrem Google Workspace. Verschachtelte Gruppen (Nested Groups) werden dabei als flache Gruppen übertragen, sodass alle Mitglieder auf der ersten Ebene in Flexopus ankommen.

Wozu dient die Integration?

Die Integration schlägt die Brücke zwischen Ihrer bestehenden Gruppenstruktur in Google Workspace und dem Zugriffsmanagement in Flexopus. Anstatt Gruppen doppelt zu pflegen, nutzen Sie einfach das, was bereits vorhanden ist.

Ein typischer Anwendungsfall: Sie haben in Google Workspace zwei Gruppen – etwa TEAM-A und TEAM-B. Nach der Synchronisation können Sie in Flexopus festlegen, dass TEAM-A bestimmte Arbeitsplatze oder Räume buchen darf, während TEAM-B Zugriff auf andere Ressourcen erhält. Die Mitgliedschaft steuern Sie weiterhin in Google Workspace – Flexopus übernimmt die Änderungen automatisch.

Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter wird einfacher: Sobald jemand einer synchronisierten Google-Gruppe hinzugefügt wird, kann Flexopus automatisch ein Benutzerprofil anlegen – noch bevor sich die Person zum ersten Mal einloggt.

Wie einfach ist die Integration?

Die Einrichtung ist in wenigen Schritten erledigt und erfordert keine Programmierkenntnisse. In der Google Admin Console wird einmalig eine domain-weite Delegation für Flexopus eingerichtet. Anschließend tragen Sie Ihre Google-Admin-E-Mail-Adresse in Flexopus ein und wählen die Gruppen aus, die synchronisiert werden sollen.

Danach läuft die Synchronisation vollautomatisch. Sie müssen nichts weiter tun – Änderungen in Ihren Google-Gruppen werden regelmäßig in Flexopus übernommen.

Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserem Hilfe-Zentrum.

Welche Vorteile hat die Integration?

Kein doppelter Pflegeaufwand: Gruppen werden direkt aus Google Workspace übernommen – keine manuelle Doppelpflege in Flexopus.
Automatische Aktualisierung: Änderungen in Google-Gruppen (neue Mitglieder, entfernte Mitglieder) werden regelmäßig in Flexopus synchronisiert.
Gezieltes Zugriffsmanagement: Weisen Sie synchronisierten Gruppen in Flexopus gezielt Ressourcen zu – für eine saubere, rollenbasierte Buchungssteuerung.
Minimale Berechtigungen: Flexopus benötigt nur Lesezugriff auf Ihre Gruppenstruktur – keine Schreibrechte, keine überflüssigen Datenzugriffe.
Schnelles Onboarding: Neue Mitarbeiter werden automatisch in Flexopus angelegt, sobald sie der entsprechenden Google-Gruppe hinzugefügt werden.
Flexibel und selektiv: Sie entscheiden, welche Gruppen synchronisiert werden – nicht alle Google-Gruppen müssen übertragen werden.
Im Leistungsumfang enthalten: Die Google Groups Integration ist Bestandteil von Flexopus – ohne zusätzliche Kosten (abhängig vom gewählten Plan).