Google Groups con Flexopus: sincronice grupos automáticamente
Quienes utilizan Google Workspace como plataforma de TI centralizada suelen gestionar los grupos de usuarios directamente allí. Con la integración de Google Groups de Flexopus, estos grupos se importan automáticamente a Flexopus, incluidos todos sus miembros. De este modo, la gestión de grupos permanece donde debe estar: en su sistema actual.
¿Qué es la sincronización de Google Groups?
La sincronización de Google Groups conecta Flexopus con su Google Workspace a través de la API de Google Directory. Los grupos de Google seleccionados, junto con sus miembros, se crean como grupos externos en Flexopus.
La conexión se establece mediante una delegación a nivel de dominio en la consola de administración de Google. Flexopus solo obtiene acceso de lectura a la estructura de grupos; no se requieren permisos de escritura. La sincronización se ejecuta automáticamente en segundo plano, aunque también puede iniciarse de forma manual.
Importante: solo se sincronizan los grupos que usted haya seleccionado explícitamente en Flexopus, no todos los grupos de su Google Workspace. Los grupos anidados se transfieren como grupos planos, por lo que todos los miembros del primer nivel se importan a Flexopus.
¿Para qué sirve esta integración?
Esta integración tiende un puente entre su estructura de grupos existente en Google Workspace y la gestión de accesos en Flexopus. En lugar de mantener los grupos por duplicado, simplemente aproveche lo que ya tiene.
Un caso de uso típico: usted tiene dos grupos en Google Workspace, por ejemplo, EQUIPO-A y EQUIPO-B. Tras la sincronización, puede definir en Flexopus que el EQUIPO-A pueda reservar determinados puestos o salas, mientras que el EQUIPO-B obtiene acceso a otros recursos. Usted sigue gestionando la pertenencia en Google Workspace y Flexopus aplica los cambios automáticamente.
La incorporación de nuevos empleados también resulta más sencilla: en cuanto alguien se añade a un grupo de Google sincronizado, Flexopus puede crear automáticamente un perfil de usuario, incluso antes de que la persona inicie sesión por primera vez.
¿Qué tan sencilla es la integración?
La configuración se realiza en pocos pasos y no requiere conocimientos de programación. En la consola de administración de Google, se configura una delegación a nivel de dominio para Flexopus. A continuación, introduzca su dirección de correo electrónico de administrador de Google en Flexopus y seleccione los grupos que desea sincronizar.
Después, la sincronización se ejecuta de forma totalmente automática. No tiene que hacer nada más: los cambios en sus grupos de Google se aplican periódicamente en Flexopus.
Encontrará una guía paso a paso completa para la configuración en nuestro Centro de ayuda.
¿Qué ventajas ofrece la integración?
- Sin duplicidad de tareas: Los grupos se importan directamente desde Google Workspace; no es necesario mantenerlos manualmente en Flexopus.
- Actualización automática: Los cambios en los grupos de Google (nuevos miembros, miembros eliminados) se sincronizan periódicamente en Flexopus.
- Gestión de accesos dirigida: Asigne recursos a grupos sincronizados en Flexopus para un control de reservas basado en roles.
- Permisos mínimos: Flexopus solo requiere acceso de lectura a su estructura de grupos; sin permisos de escritura ni acceso innecesario a datos.
- Incorporación rápida: Los nuevos empleados se crean automáticamente en Flexopus al añadirlos al grupo de Google correspondiente.
- Flexible y selectivo: Usted decide qué grupos sincronizar; no es necesario transferir todos los grupos de Google.
- Incluido en el servicio: La integración de Google Groups forma parte de Flexopus, sin costes adicionales (según el plan elegido).
Acerca de los Grupos de Google
Google Groups es un servicio que te permite crear y administrar foros y grupos de discusión. Los usuarios pueden configurar grupos para comunicación basada en correo electrónico, acceso compartido a documentos y calendarios, lo que facilita la colaboración y la distribución de información dentro de organizaciones y comunidades.
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Preguntas y respuestas
¿Se sincronizan automáticamente todos mis grupos de Google?
No. Flexopus solo sincroniza los grupos que usted haya seleccionado explícitamente en la configuración. El resto de los grupos de su Google Workspace permanecen intactos y no se transfieren a Flexopus.
¿Qué sucede si elimino a un miembro de un grupo de Google?
En la siguiente sincronización, el miembro también será eliminado del grupo correspondiente en Flexopus. La cuenta de usuario en sí permanece en Flexopus; solo se actualiza la pertenencia al grupo.
¿Qué datos transfiere Flexopus desde Google Workspace?
Flexopus lee exclusivamente la información de los grupos y sus miembros a través de la API de Google Directory. Solo se procesan los datos necesarios para la sincronización de los grupos seleccionados. Flexopus solo obtiene acceso de lectura; no se escribe ni modifica ningún dato en Google Workspace.
¿Qué sucede si desconecto la integración?
Si desconecta la conexión en Flexopus, la sincronización automática se detiene. Los grupos sincronizados hasta el momento permanecen en Flexopus, pero se convierten en grupos internos. Esto significa que podrá editarlos localmente en Flexopus. Además, debería eliminar la delegación a nivel de dominio en la consola de administración de Google para revocar completamente el acceso a la API.
¿Se pueden editar en Flexopus los grupos provenientes de Google Workspace?
No. Los grupos sincronizados están marcados en Flexopus como grupos externos y no pueden editarse manualmente allí. Los nombres, los miembros y la estructura se gestionan exclusivamente a través de Google Workspace. De este modo, Google Workspace sigue siendo la única fuente de información veraz para estos grupos.