Google Groups met Flexopus: groepen automatisch synchroniseren
Wer Google Workspace als zentrale IT-Plattform nutzt, verwaltet Benutzergruppen meist direkt dort. Mit der Google Groups Integration von Flexopus lassen sich diese Gruppen automatisch in Flexopus einlesen – inklusive aller Mitglieder. So bleibt die Gruppenverwaltung dort, wo sie hingehört: in Ihrem bestehenden System.
Wat is de Google Groups-synchronisatie?
De Google Groups-synchronisatie verbindt Flexopus via de Google Directory API met uw Google Workspace. Hierbij worden geselecteerde Google-groepen inclusief hun leden als externe groepen in Flexopus aangemaakt.
De verbinding wordt via een domeinbrede delegatie (Domain-wide Delegation) in de Google Admin Console ingesteld. Flexopus krijgt hierbij uitsluitend leestoegang tot de groepsstructuur – er zijn geen schrijfrechten nodig. De synchronisatie verloopt automatisch op de achtergrond, maar kan ook handmatig worden gestart.
Belangrijk: alleen de groepen die u expliciet in Flexopus heeft geselecteerd, worden gesynchroniseerd – niet alle groepen uit uw Google Workspace. Geneste groepen (Nested Groups) worden als platte groepen overgedragen, zodat alle leden op het eerste niveau in Flexopus terechtkomen.
Waarvoor dient de integratie?
De integratie slaat de brug tussen uw bestaande groepsstructuur in Google Workspace en het toegangsbeheer in Flexopus. In plaats van groepen dubbel te beheren, gebruikt u eenvoudig wat er al aanwezig is.
Een typische toepassing: u heeft in Google Workspace twee groepen – bijvoorbeeld TEAM-A en TEAM-B. Na de synchronisatie kunt u in Flexopus vastleggen dat TEAM-A bepaalde werkplekken of ruimtes mag boeken, terwijl TEAM-B toegang krijgt tot andere bronnen. Het lidmaatschap beheert u nog steeds in Google Workspace – Flexopus verwerkt de wijzigingen automatisch.
Ook het onboarden van nieuwe medewerkers wordt eenvoudiger: zodra iemand aan een gesynchroniseerde Google-groep wordt toegevoegd, kan Flexopus automatisch een gebruikersprofiel aanmaken – nog voordat de persoon voor de eerste keer inlogt.
Hoe eenvoudig is de integratie?
De installatie is in enkele stappen voltooid en vereist geen programmeerkennis. In de Google Admin Console wordt eenmalig een domeinbrede delegatie voor Flexopus ingesteld. Vervolgens voert u uw Google-admin-e-mailadres in Flexopus in en selecteert u de groepen die gesynchroniseerd moeten worden.
Daarna verloopt de synchronisatie volledig automatisch. U hoeft niets meer te doen – wijzigingen in uw Google-groepen worden regelmatig in Flexopus overgenomen.
Een volledige stapsgewijze handleiding voor de installatie vindt u in ons Helpcentrum.
Wat zijn de voordelen van de integratie?
- Geen dubbel beheer: Groepen worden direct uit Google Workspace overgenomen – geen handmatig dubbel beheer in Flexopus.
- Automatische update: Wijzigingen in Google-groepen (nieuwe leden, verwijderde leden) worden regelmatig in Flexopus gesynchroniseerd.
- Doelgericht toegangsbeheer: Wijs gesynchroniseerde groepen in Flexopus gericht bronnen toe – voor een overzichtelijke, op rollen gebaseerde boekingscontrole.
- Minimale rechten: Flexopus heeft alleen leestoegang tot uw groepsstructuur nodig – geen schrijfrechten, geen overbodige datatoegang.
- Snel onboarden: Nieuwe medewerkers worden automatisch in Flexopus aangemaakt zodra ze aan de betreffende Google-groep worden toegevoegd.
- Flexibel en selectief: U bepaalt welke groepen worden gesynchroniseerd – niet alle Google-groepen hoeven te worden overgedragen.
- Inbegrepen in het pakket: De Google Groups-integratie is onderdeel van Flexopus – zonder extra kosten (afhankelijk van het gekozen abonnement).
Over Google Groepen
Google Groepen is een service waarmee u discussieforums en groepen kunt maken en beheren. Gebruikers kunnen groepen opzetten voor e-mailgebaseerde communicatie en gedeelde toegang tot documenten en agenda's, wat de samenwerking en informatieverspreiding binnen organisaties en communities vergemakkelijkt.
Categorieën
Ontwikkeld door
Flexopus GmbHVerdere integraties
.svg)
Vragen en antwoorden
Worden al mijn Google-groepen automatisch gesynchroniseerd?
Nee. Flexopus synchroniseert alleen de groepen die u expliciet in de instellingen heeft geselecteerd. Alle andere groepen in uw Google Workspace blijven ongewijzigd en worden niet naar Flexopus overgedragen.
Wat gebeurt er als ik een lid uit een Google-groep verwijder?
Bij de volgende synchronisatie wordt het lid ook in Flexopus uit de betreffende groep verwijderd. Het gebruikersaccount zelf blijft in Flexopus bestaan – alleen het groepslidmaatschap wordt bijgewerkt.
Welke gegevens draagt Flexopus over vanuit Google Workspace?
Flexopus leest uitsluitend groepsinformatie en de bijbehorende leden via de Google Directory API. Er worden alleen gegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de synchronisatie van de geselecteerde groepen. Flexopus krijgt hierbij alleen leestoegang – er worden geen gegevens in Google Workspace geschreven of gewijzigd.
Wat gebeurt er als ik de integratie verbreek?
Als u de verbinding in Flexopus verbreekt, stopt de automatische synchronisatie. De tot dan toe gesynchroniseerde groepen blijven in Flexopus behouden, maar worden omgezet in interne groepen. Dit betekent dat u ze daarna weer lokaal in Flexopus kunt bewerken. Daarnaast is het raadzaam om de domeinbrede delegatie in de Google Admin Console te verwijderen om de API-toegang volledig in te trekken.
Kunnen groepen uit Google Workspace in Flexopus worden bewerkt?
Nee. Gesynchroniseerde groepen zijn in Flexopus gemarkeerd als externe groepen en kunnen daar niet handmatig worden bewerkt. Namen, leden en structuur worden uitsluitend via Google Workspace beheerd. Zo blijft Google Workspace de enige bron van waarheid voor deze groepen.