Unkomplizierte Visitor Management Software

Mit dem Visitor Management System Flexopus verwalten Unternehmen ihre Besucher schnell und sicher. Die App ermöglicht eine einfache Anmeldung und Vorabregistrierung externer Gäste und sorgt für eine digitale, reibungslose Besucherabwicklung.

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Digitale Besucherregistrierung

Wie funktioniert das Visitor Management mit Flexopus?

Mit dem Visitor Management System von Flexopus können Mitarbeitende Besucher digital anmelden, Gäste sich per E-Mail registrieren oder vor Ort am Kiosk einchecken. Alles erfolgt schnell, unkompliziert und digital – für eine moderne und reibungslose Besucherabwicklung.

Gäste einladen

Der Gastgeber oder Office-Manager kann Gäste vorab anmelden, und die Einladung wird per E-Mail versendet.

Verifizierung von Gästen

Gäste haben die Möglichkeit, ihre Anmeldedaten entweder vorab online oder vor Ort am Besucher-Kiosk zu vervollständigen.

Check-In

Nach der Verifizierung erfolgt der Check-in entweder durch das Empfangspersonal oder den Gastgeber.

Check-out

Beim Verlassen werden Gäste ausgecheckt, und das Protokoll wird datenschutzkonform gespeichert.

Was ist eine Visitor Management App?

Mit einer Visitor Management Software erfassen Sie Gäste im Büro ganz ohne Papier. Die Software digitalisiert den gesamten Prozess der Besucherverwaltung – von der Anmeldung über die Verifizierung bis hin zum Empfang und der Protokollierung vor Ort. Externe Besucher erhalten eine Einladung per E-Mail, können sich vorab verifizieren oder die Schritte direkt am Besucher-Kiosk vor Ort durchführen. Der Empfang erhält eine Echtzeitübersicht aller Besucher, einschließlich aussagekräftiger Statistiken zur Besuchsverwaltung.

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Markus Merkle

Sales Manager

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Besucherregistrierung für Unternehmen in der modernen Arbeitswelt

Besucher im Voraus anmelden

Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie Ihre Gäste vorab über die Flexopus App registrieren. So gewährleisten Sie einen schnellen, reibungslosen Check-in vor Ort, reduzieren Wartezeiten und haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten – für mehr Sicherheit in Ihrem Unternehmen.

Besucherregistrierung für Unternehmen in der modernen Arbeitswelt

Besucher im Voraus anmelden

Einladungen per E-Mail

Digitale Einladung für Besucher

Senden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste, damit diese ihre Daten online überprüfen und gegebenenfalls ergänzen können. Zusätzlich können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibungen oder Sicherheitsrichtlinien vorab bereitstellen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Verifizierung der Identität Ihrer Besucher und beschleunigt den Check-in-Prozess am Empfang.

Einladungen per E-Mail

Digitale Einladung für Besucher

Erfassung von Besucherdaten am Empfang

Visitor Management am Empfang über Kiosk-Terminal

Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie den Besuchereinlass vor Ort über ein Kiosk-Terminal abwickeln. Gäste, die ihre Daten nicht bereits vorab per E-Mail vervollständigt haben, können diese einfach auf einem Tablet überprüfen, ergänzen und bestätigen. Zusätzlich können wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärungen oder Sicherheitshinweise digital unterzeichnet werden.

Erfassung von Besucherdaten am Empfang

Visitor Management am Empfang über Kiosk-Terminal

Flexible Optionen zur BesucherANMELDUNG

Passen Sie Ihre Besuchermanagement Software an!

Konfigurieren Sie in der Besuchermanagement Software von Flexopus individuell, welche Daten die Besucher ausfüllen müssen, um die Verifizierung durchzuführen. Laden Sie Ihre eigenen Dokumente zur Verifizierung hoch und schützen Sie die Daten der Besucher mit entsprechenden Anonymisierungs- und Datenschutzeinstellungen.

Registrierungsfelder auswählen

Konfigurieren Sie die Profilattribute, die Sie während der Verifizierung von Besuchenden abfragen möchten.

Dokumente bereitstellen

Stellen Sie wichtige Dokumente bereit und definieren Sie, welchen davon die Besucher zustimmen müssen.

Datenschutzeinstellungen

Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Besucher durch die Anonymisierung personenbezogener Daten.

Besuchermanagement Software mit Unterschriftenprozess

Digitale Signatur für wichtige Dokumente

Mit dem Visitor Management System können Besucher Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und so ihre Zustimmung erteilen. Die Dokumente werden entweder mit der Einladungs-E-Mail versendet oder sind vor Ort über ein Kiosk-Tablet einsehbar und unterschreibbar. Beispiele hierfür sind Firmenrichtlinien, Besuchervorschriften, Datenschutzerklärungen und Geheimhaltungsvereinbarungen.

Besuchermanagement Software mit Unterschriftenprozess

Digitale Signatur für wichtige Dokumente

Visitor Management Software mit Check-in Funktion

Gäste unkompliziert einchecken

Mit der Visitor Management Software können Rezeptionisten oder Office-Manager den Check-in von Gästen übernehmen oder diesen Prozess an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in erfolgt stets digital durch eine interne Person, sobald die Verifizierung des Besuchers – entweder per E-Mail oder am Besucher-Kiosk – abgeschlossen ist.

Visitor Management Software mit Check-in Funktion

Gäste unkompliziert einchecken

Elektronisches Besucherprotokoll für Administratoren

Elektronische Besucherliste

Mit einer Visitor Management Software haben Administratoren jederzeit den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können einsehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Im Gegensatz zu normalen Benutzern, die nur ihre eigenen eingeladenen Gäste sehen können, haben Administratoren die Möglichkeit, Einladungen im Namen anderer zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.

Elektronisches Besucherprotokoll für Administratoren

Elektronische Besucherliste

Unkomplizierte und sichere Besucherverwaltung

Wieso braucht man eine Visitor Management Software?

Eine Visitor Management Software wie Flexopus ist für Unternehmen jeder Größe unerlässlich. Sie optimiert die Besucherorganisation, erhöht die Sicherheit und vereinfacht die Dokumentation. Zudem sorgt sie für einen professionellen Empfang und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Besuchern.

Effizientes Besuchermanagement

Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.

Professionelles Besuchererlebnis

Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Mehrere Standorte verwalten

Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.

Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten

Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.

Sammelliste für Brandschutz

Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.

Besuchsdaten im Überblick

Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.

Häufig gestellte Fragen zum Visitor Management System

Fragen und Antworten zum Visitor Management

Was ist Besuchermanagement?

Besuchermanagement geht über die Begrüßung hinaus und umfasst die Voranmeldung, Einladung, Erfassung, Verifizierung und Protokollierung von Besuchenden inkl. Check-in und Check-out sowie die Verwaltung von erforderlichen Dokumenten zur Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien. Es steuert den gesamten Prozess – von der Einladung bis zur Verabschiedung – und dient als Verwaltungs- und Kontrollinstrument. Eine der führenden Softwarelösungen für modernes Besuchermanagement ist Flexopus.

Welche Funktionen sollte eine Besuchermanagement App haben?

Eine Besuchermanagement-App wie Flexopus sollte neben einer Online-Registrierung von Besuchern auch eine smarte Einladung (zur Vervollständigung persönlicher Daten, der Bestätigung von Datenschutzhinweisen, Informationen zur Uhrzeit des Besuchs, dem Anfahrtsweg oder Parkmöglichkeiten), eine moderne digitale Begrüßung am Empfang sowie eine nahtlose Check-in / Check-out Funktion besitzen. Die Daten sollten dabei individuell - je nach Zweck - datenschutzkonform dokumentiert werden.

Woran erkenne ich ein gutes System zur Besucherregistrierung?

Ein gutes System zum Besuchermanagement sollte den Prozess von der Einladung eines Gastes, über den Empfang bis hin zum Check-out nutzerfreundlich und selbsterklärend abbilden. Es sollte viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten bieten, um individuelle Prozesse bestmöglich abbilden zu können. Achten Sie insbesondere auf die Datenschutz- und Privatsphäre-Einstellungsmöglichkeiten sowie den Speicherort der Daten.

Wie sorgt ein digitales Besuchermanagement für mehr Sicherheit?

Ein Besuchermanagement ist für die Informations- und Besuchersicherheit ein wichtiges Werkzeug. ‍ ‍Informationssicherheit: Besuchende müssen Unternehmensrichtlinien kennen und einhalten, z. B. Verbot von Videoaufnahmen oder Zutrittsbeschränkung zu sensiblen Bereichen. Zertifizierungen wie ISO27001 oder TISAX können solche Prozesse vorschreiben, um den Schutz von Informationen zu gewährleisten. ‍ Besuchersicherheit: Ein effizientes Besuchermanagement unterstützt auch den Brandschutz. Im Notfall hilft es, eine vollständige Liste evakuierter Personen parat zu haben. Zudem können Evakuierungspläne und Sicherheitshinweise können in die Besucherregistrierung integriert werden.

Wie dokumentiere ich Besucher nach ISO 27001 / TISAX rechtskonform?

Einige Dokumente müssen von Besuchern unterschrieben, andere lediglich zur Kenntnis genommen werden. Für einen effektiven Besuchermanagementprozess sind folgende Dokumente häufig im Einsatz. All diese und noch mehr Dokumente können mit der digitalen Besucherregistrierung von Flexopus bereits vorab per E-Mail bestätigt oder unterschrieben werden, alternativ vor Ort über ein Kiosk-Terminal am Empfang. ‍ Datenschutzerklärung: Gemäß DSGVO müssen Besuchende über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden, einschließlich Zweck, Dauer, Rechte und Verantwortliche der Datenverarbeitung sowie Widerrufsrechte. ‍ Besucherrichtlinie: Eine Richtlinie, die die Verhaltensregeln beim Besuch im Büro festlegt, etwa das Verbot von Foto- und Videoaufnahmen oder den Zugang zu Sicherheitsbereichen. ‍ Sicherheitsanweisungen: Informationen zum Brandschutz, Unfallvermeidung und Evakuierungsplan. ‍ Geheimhaltungsvereinbarung: Zum Schutz sensibler Informationen, da Besuchende möglicherweise Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten oder Gespräche mithören könnten.

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