Unkomplizierte Visitor Management Software
Mit dem Visitor Management System Flexopus verwalten Unternehmen ihre Besucher schnell und sicher. Die App ermöglicht eine einfache Anmeldung und Vorabregistrierung externer Gäste und sorgt für eine digitale, reibungslose Besucherabwicklung.
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Wie funktioniert das Visitor Management mit Flexopus?
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Gäste einladen
Der Gastgeber oder Office-Manager kann Gäste vorab anmelden, und die Einladung wird per E-Mail versendet.
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Verifizierung von Gästen
Gäste haben die Möglichkeit, ihre Anmeldedaten entweder vorab online oder vor Ort am Besucher-Kiosk zu vervollständigen.
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Check-In
Nach der Verifizierung erfolgt der Check-in entweder durch das Empfangspersonal oder den Gastgeber.
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Check-out
Beim Verlassen werden Gäste ausgecheckt, und das Protokoll wird datenschutzkonform gespeichert.
Was ist eine Visitor Management App?
Mit einer Visitor Management Software erfassen Sie Gäste im Büro ganz ohne Papier. Die Software digitalisiert den gesamten Prozess der Besucherverwaltung – von der Anmeldung über die Verifizierung bis hin zum Empfang und der Protokollierung vor Ort. Externe Besucher erhalten eine Einladung per E-Mail, können sich vorab verifizieren oder die Schritte direkt am Besucher-Kiosk vor Ort durchführen. Der Empfang erhält eine Echtzeitübersicht aller Besucher, einschließlich aussagekräftiger Statistiken zur Besuchsverwaltung.
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Besucher im Voraus anmelden
Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie Ihre Gäste vorab über die Flexopus App registrieren. So gewährleisten Sie einen schnellen, reibungslosen Check-in vor Ort, reduzieren Wartezeiten und haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten – für mehr Sicherheit in Ihrem Unternehmen.
Besucher im Voraus anmelden
Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie Ihre Gäste vorab über die Flexopus App registrieren. So gewährleisten Sie einen schnellen, reibungslosen Check-in vor Ort, reduzieren Wartezeiten und haben jederzeit die Kontrolle darüber, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten – für mehr Sicherheit in Ihrem Unternehmen.
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Digitale Einladung für Besucher
Senden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste, damit diese ihre Daten online überprüfen und gegebenenfalls ergänzen können. Zusätzlich können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibungen oder Sicherheitsrichtlinien vorab bereitstellen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Verifizierung der Identität Ihrer Besucher und beschleunigt den Check-in-Prozess am Empfang.
Digitale Einladung für Besucher
Senden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste, damit diese ihre Daten online überprüfen und gegebenenfalls ergänzen können. Zusätzlich können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibungen oder Sicherheitsrichtlinien vorab bereitstellen. Dies ermöglicht eine frühzeitige Verifizierung der Identität Ihrer Besucher und beschleunigt den Check-in-Prozess am Empfang.
Visitor Management am Empfang über Kiosk-Terminal
Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie den Besuchereinlass vor Ort über ein Kiosk-Terminal abwickeln. Gäste, die ihre Daten nicht bereits vorab per E-Mail vervollständigt haben, können diese einfach auf einem Tablet überprüfen, ergänzen und bestätigen. Zusätzlich können wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärungen oder Sicherheitshinweise digital unterzeichnet werden.
Visitor Management am Empfang über Kiosk-Terminal
Optimieren Sie Ihr Visitor Management, indem Sie den Besuchereinlass vor Ort über ein Kiosk-Terminal abwickeln. Gäste, die ihre Daten nicht bereits vorab per E-Mail vervollständigt haben, können diese einfach auf einem Tablet überprüfen, ergänzen und bestätigen. Zusätzlich können wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärungen oder Sicherheitshinweise digital unterzeichnet werden.
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Select registration fields
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privacy settings
Digitale Signatur für wichtige Dokumente
Mit dem Visitor Management System können Besucher Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und so ihre Zustimmung erteilen. Die Dokumente werden entweder mit der Einladungs-E-Mail versendet oder sind vor Ort über ein Kiosk-Tablet einsehbar und unterschreibbar. Beispiele hierfür sind Firmenrichtlinien, Besuchervorschriften, Datenschutzerklärungen und Geheimhaltungsvereinbarungen.
Digitale Signatur für wichtige Dokumente
Mit dem Visitor Management System können Besucher Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und so ihre Zustimmung erteilen. Die Dokumente werden entweder mit der Einladungs-E-Mail versendet oder sind vor Ort über ein Kiosk-Tablet einsehbar und unterschreibbar. Beispiele hierfür sind Firmenrichtlinien, Besuchervorschriften, Datenschutzerklärungen und Geheimhaltungsvereinbarungen.
Gäste unkompliziert einchecken
Mit der Visitor Management Software können Rezeptionisten oder Office-Manager den Check-in von Gästen übernehmen oder diesen Prozess an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in erfolgt stets digital durch eine interne Person, sobald die Verifizierung des Besuchers – entweder per E-Mail oder am Besucher-Kiosk – abgeschlossen ist.
Gäste unkompliziert einchecken
Mit der Visitor Management Software können Rezeptionisten oder Office-Manager den Check-in von Gästen übernehmen oder diesen Prozess an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in erfolgt stets digital durch eine interne Person, sobald die Verifizierung des Besuchers – entweder per E-Mail oder am Besucher-Kiosk – abgeschlossen ist.
Elektronische Besucherliste
Mit einer Visitor Management Software haben Administratoren jederzeit den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können einsehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Im Gegensatz zu normalen Benutzern, die nur ihre eigenen eingeladenen Gäste sehen können, haben Administratoren die Möglichkeit, Einladungen im Namen anderer zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.
Elektronische Besucherliste
Mit einer Visitor Management Software haben Administratoren jederzeit den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können einsehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Im Gegensatz zu normalen Benutzern, die nur ihre eigenen eingeladenen Gäste sehen können, haben Administratoren die Möglichkeit, Einladungen im Namen anderer zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.
Wieso braucht man eine Visitor Management Software?
Efficient visitor management
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Professional visitor experience
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Managing multiple locations
Process visitor data securely according to GDPR
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fire protection collection list
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visit data at a glance
Was ist eine Visitor Management Software?
Eine Visitor Management Software wie Flexopus hilft Unternehmen, den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu optimieren. Sie ermöglicht die schnelle und sichere Anmeldung, die Dokumentation von Besucherdaten und sorgt für eine unkomplizierte Koordination während des gesamten Besuchsprozesses.
Welche Funktionen sollte ein gutes Visitor Management System bieten?
Ein gutes Visitor Management System sollte u.a. eine einfache Anmeldung, die Möglichkeit zur Vorabregistrierung, Sicherheitsüberprüfungen, digitale Unterschriften, eine Check-In Funktion und die Ausgabe von Namensschildern bieten.
Auf welche Weise hilft eine Visitor Management Software bei der Erstellung und Verwaltung von Besucherlisten?
Eine digitale Visitor Management App wie Flexopus ermöglicht eine einfache Verwaltung von Besucherlisten. Zunächst werden die Besucherdaten erfasst und, falls erforderlich, digital verifiziert und ergänzt. Vor Ort erfolgt eine dokumentierte Anmeldung (Zutrittskontrolle), und nach dem Besuch wird der Check-out durchgeführt. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick darüber, wer sich auf ihrem Gelände aufhält.
Welche Vorteile bietet Flexopus für die Besucherverwaltung?
Flexopus bietet eine einfache Möglichkeit, Besucher zu registrieren und zu verfolgen. Es automatisiert den Check-in-Prozess, sendet Benachrichtigungen und verbessert so den Ablauf der Besucherverwaltung, was zu einer besseren Organisation und einem reibungsloseren Empfang führt. Außerdem können eigene Dokumente zur Unterschrift hochgeladen und Besucher können sich vorab per E-Mail registrieren oder vor Ort an einem Kiosk anmelden.
Wie stelle ich sicher, dass die Besucherregistrierung gemäß ISO 27001 / TISAX rechtssicher erfolgt?
Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder TISAX anstreben, belegen damit die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Eine wichtige Anforderung dieser Normen ist die ordnungsgemäße Dokumentation von externen Besuchern auf dem Unternehmensgelände, um den Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden. Mit einer Besuchermanagementsoftware wie Flexopus können Besucher digital erfasst und gemäß den Vorgaben des ISMS sicher aufbewahrt werden.
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